Vous est-il déjà arrivé d’être bloqué au début d’un projet ?

La redoutable page blanche.

Souvent, une idée, un budget ou un besoin déclenche toute une machine de travail qui implique plusieurs personnes, voire l’ensemble de l’organisation.

C’est à vous qu’il incombe de prendre les premières mesures, de déterminer à partir de zéro les objectifs, la portée, les mesures, les capacités, les compétences requises et toute une série d’autres informations nécessaires pour garantir la réussite du projet.

Vous ne savez pas par où commencer ?

Nombreux sont ceux qui optent pour un ensemble complet d’exigences et de considérations, ainsi que pour un plan de travail et des étapes clés.

L’élaboration d’un document aussi détaillé, dans lequel le rôle de chacun est clairement défini tout au long du projet, nécessite un investissement important en temps, ce qui peut souvent entraîner des retards au début du projet et le rendre obsolète dès le début de la mise en œuvre.

L’outil que je vous présente dans cet article peut être un excellent moyen d’établir tout ce dont vous avez besoin, et seulement ce dont vous avez besoin, pour commencer à tourner dès que possible. Le dossier de projet, ça vous tente ?

Guide pour la rédaction d’un dossier de projet

Lorsque vous êtes impliqué dans un projet, ou que vous pensez simplement que ce projet peut avoir une incidence sur un certain secteur d’activité, et que vous avez besoin d’informations à ce sujet, vous commencez souvent une aventure, où vous pouvez être confronté à de nombreuses pages détaillées, au manque d’informations, à la recherche constante de personnes disposant d’informations et d’autres compétences qui, dans certains cas, peuvent même vous décourager. Vous vous dites alors que si personne ne m’a mis en contexte, c’est peut-être que cela ne me concerne pas, alors que je jurerais que c’est le cas.

Mais que se passerait-il si tout le monde pouvait comprendre en moins de 10 ou 15 minutes l’objet de votre projet ? En soi, cela semble souhaitable, mais si nous creusons un peu plus.. :

• Être clair et concis est toujours plus utile que de devoir donner mille explications, dans un monde où l’on n’a certainement pas de temps à perdre… le temps ! Expliquez clairement le but du projet et comment il aidera l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques.
• Comprendre d’un coup d’œil l ‘impact, non seulement sur le marché mais aussi au sein de l’entreprise, est un facteur clé pour évaluer l’importance du projet et prendre des décisions clés à son sujet.
• L’alignement total, non seulement des participants au projet, mais aussi des participants de l’organisation et même des clients potentiels. Tout le monde n’a pas besoin d’être impliqué à plein temps, et une compréhension claire du projet facilitera la prestation d’artistes invités en temps voulu.
• Avez-vous l’impression que l’on parle beaucoup de sujets sans importance au cours des projets et que cela fait perdre de l’intérêt aux gens ? Si vous définissez clairement l’objectif du projet et les résultats escomptés, cela facilite grandement la communication entre toutes les parties prenantes, qui n’hésiteront pas à participer à la conversation au lieu de rester en arrière-plan jusqu’à la fin. Cela permet d’engager des dialogues constructifs en vue d’atteindre les objectifs sans se perdre dans des détails moins importants.
• Les risques les moins souhaitables, selon le célèbre corollaire de la loi de Murphy (« Tout ce qui peut mal tourner, tournera mal au pire moment possible »), sont généralement très cachés, et il est fort probable que quelqu’un les aurait soulevés s’il avait eu connaissance de l’ampleur du projet. Ne ratez pas l’occasion, faites-vous comprendre et évitez les risques inutiles.
• En comprenant l’hypothèse et ses paramètres de validation, chacun sera en mesure, à un stade précoce, d’évaluer si ce projet sera un succès complet ou s’il sera ralenti pour investir le budget d’une autre manière.

Ne nous perdons pas dans les détails et naviguons dans cet outil passionnant.

Créer un dossier de projet agile efficace

Mais attendez, Agile – quelle est la différence ? Bien que l’objectif soit similaire, le monde dans lequel la gestion de projet est gérée est en constante évolution. Et ces changements entraînent des alternatives différentes dans le développement d’un projet, voire un changement d’approche ! S’il y a des changements, pourquoi ne pas les prendre en compte régulièrement afin que personne ne soit laissé pour compte ou dépassé ?

En outre, dans un dossier de projet agile, l’intérêt n’est pas de savoir ce qui sera fait et quel est le plan d’exécution, mais de s’attacher à expliquer très clairement le but du projet, les objectifs qu’il poursuit, les hypothèses qu’il valide et les mesures qui vont permettre de le vérifier.

Éléments clés d’un dossier de projet agile

Je commence mon projet, et maintenant ? Lorsque vous êtes confronté à la rédaction d’un dossier de projet, vous devez tenir compte de certaines considérations qui, d’une manière ou d’une autre, doivent apparaître :

• Le contexte doit être bien décrit dans un tel document. C’est-à-dire le besoin manifeste et la manière dont le projet entend y répondre, ou l’avantage concurrentiel qui devrait résulter de la mise en œuvre du projet.
• Pour couvrir le but décrit ci-dessus, les objectifs du projet et la manière dont ils sont alignés sur la stratégie de l’organisation doivent être clairement énoncés, afin que l’on comprenne bien comment ce projet contribuera aux objectifs poursuivis par l’organisation.
• Comment saurons-nous si ces objectifs sont atteints ? Il est essentiel de définir des mesures clés qui nous indiquent à tout moment si le projet contribue à la réalisation des objectifs. Ce sera notre façon de valider notre hypothèse de valeur. Nous parlerons plus tard des pratiques de gestion de projet et de la manière dont ces mesures nous aideront à détecter la réussite d’un projet à ses débuts.
• Quelle équipe dirigera le projet ? Identifiez les personnes impliquées dans les différents services, les sponsors clés, les représentants des clients et les autres parties prenantes qui seront activement impliquées. Ne vous contentez pas de désigner un chef de projet et un service, car cela vous limitera au cours de l’évolution du projet.
• Fixez des limites en définissant le champ d’application– il ne s’agit pas de définir toutes les exigences, mais de préciser ce que nous envisageons et, ce qui peut être plus difficile et en même temps plus clair, ce que nous n’apprécions PAS de faire dans le cadre de ce projet. Fixez des limites claires.
• Dans la plupart des cas, un plan de projet détaillé avec des dates est inclus, ce qui nécessite une analyse approfondie et s’apparente davantage à un plan de projet qu’à un résumé de projet. Ce qui est important, c’est de disposer d’une feuille de route, avec les principaux éléments livrables du projet et les dates de validation estimées, afin d’aligner l’ensemble de l’organisation et de gérer les éventuelles dépendances avec d’autres projets. Cela permettra également d’établir des priorités et d’offrir une vision globale… sans y consacrer trop de temps !

Appliquer la méthode Agile au développement de projets

Nous avons déjà le dossier de projet dans notre dossier réseau partagé avec tout le monde, et maintenant quoi ? La partie la plus intéressante commence : l’exécution du projet ! Et cette notion d’agilité n’est pas seulement dans le nom.

Comment la méthode Agile transforme la planification et l’exécution des projets

Comme nous l’avons déjà mentionné, certains aspects de l’énoncé de projet sont orientés vers la manière dont nous mesurerons le succès du projet ou, au contraire, dont nous l’arrêterons avant d’investir trop d’argent dans quelque chose qui ne fonctionnera pas. Pour cela, il n’est pas seulement nécessaire d’avoir un document facile à comprendre s’il n’est pas accompagné d’une manière d’agir.

Un dossier de projet agile est un document simple, même s’il n’est pas évident à rédiger, qui nous permet de démarrer le projet rapidement sans perdre l’opportunité du marché. D’autre part, si le projet est également défini par des livrables de valeur qui sont publiés au fur et à mesure de son avancement, cela nous permettra d’évaluer l’impact à l’aide de métriques, et donc de détecter rapidement si nous nous approchons des objectifs ou si nous devons recalculer. Comme on peut s’en douter, un cahier des charges de projet agile est un document vivant qui devra être tenu à jour afin que personne ne soit laissé pour compte et que l’alignement ne soit pas perdu.

Le développement agile en bref : processus et pratiques

Comme tout processus agile, celui-ci est axé sur l’inspection et l’adaptation. Dans la gestion de projet agile, les cycles OODA sont fortement recommandés :

• Observer: Recueillir des informations pertinentes sur l’environnement et identifier les tendances ou les risques.
• Orienter: analyser les informations ci-dessus et comprendre la situation actuelle
• Décider: évaluer les options disponibles et choisir la meilleure stratégie pour faire face à la situation.
• Agir: mettre en œuvre la stratégie choisie et réexaminer l’environnement pour comprendre comment les changements l’affectent.

Il s’agit d’un cycle itératif qui permet d’évaluer l’impact dans chaque situation. Tout modèle basé sur le cycle PDCA (Plan-Do-Check-Act) de Deming peut être utilisé ici. Les cadres tels que les pratiques Scrum ou Kanban favorisent ce type de cycle d’amélioration. Pour en savoir plus sur les cycles OODA, vous pouvez consulter ce lien.

Pour accompagner cette stratégie et obtenir des résultats fructueux le plus tôt possible, le projet peut être décomposé à l’aide de la technique WBS, telle que décrite dans le PMBok, en divisant le projet en différents champs d’application et, au sein de chacun de ces champs d’application, en livrables pour les utilisateurs. Il est fortement recommandé de combiner cette technique avec des processus de hiérarchisation (WSJF, MoSCoW, Impact Mapping, Kano…) et de roadmapping. Cette dernière est incluse dans le cahier des charges du projet Agile afin de comprendre les délais du projet. Une technique que nous recommandons est la cartographie des histoires d’utilisateurs, car elle combine la décomposition du projet avec sa feuille de route.

Enfin, l’une des sections de l’exposé du projet concerne les personnes impliquées, souvent issues de différents services. Il est très important que ces personnes soient en communication constante et agissent comme une équipe multidisciplinaire, avec leurs propres processus.

Outils et modèles pour la rédaction d’un dossier de projet agile

La beauté de la méthode Agile réside dans sa flexibilité, qui s’étend aux outils et aux modèles que vous utilisez pour documenter et gérer votre projet.

Choisir le bon outil pour votre équipe

L’outil idéal est celui que l’équipe utilise réellement. Cela semble simple, mais trouver un outil qui s’adapte à la façon dont votre équipe travaille, et non l’inverse, peut s’avérer aussi difficile que de mener à bien le projet.

Quel outil votre organisation utilise-t-elle pour la documentation et le suivi des projets, et dans quelle mesure les équipes se sentent-elles à l’aise en l’utilisant ? C’est un bon point de départ pour choisir le bon outil.

Voici quelques-uns des outils que nous utilisons : Miro, Canva, JIRA, ou la suite Office elle-même (Word, Power Point…), en l’utilisant de manière à rendre l’information accessible à toutes les parties prenantes, par exemple via le Sharepoint de Microsoft Teams.

Personnaliser les modèles de dossier de projet pour répondre à des besoins spécifiques

Il n’existe pas de modèle unique. L’essentiel est d’adapter et de personnaliser ces modèles pour répondre aux besoins spécifiques de chaque contexte. N’hésitez pas à modifier ou à ajouter des sections. L’important est de ne pas perdre l’essence et l’objectif.

Pensez-y comme au choix d’un costume parfait : suffisamment formel pour être pris au sérieux, et suffisamment confortable pour courir un marathon.

Exemple concret d’un projet de mise en œuvre d’un système de gestion de la relation client (CRM)

Si vous avez encore des doutes et que vous voulez voir la pratique, nous avons adapté un exemple réel d’un grand projet ci-dessous.

Objet:

L’entreprise a connu une croissance significative de sa clientèle ces dernières années, ce qui a créé un besoin d’améliorer la gestion des relations avec les clients afin de maintenir la qualité du service et la satisfaction de la clientèle. Actuellement, l’entreprise ne dispose pas d’un système centralisé pour gérer les informations relatives aux clients, ce qui rend difficile la personnalisation du service et l’identification d’opportunités de ventes supplémentaires. Le projet de mise en œuvre du système de gestion des clients (CRM) vise à répondre à ce besoin en fournissant une plateforme complète pour la gestion efficace des interactions avec les clients et leur traçabilité.

Objectifs et mesures :

• Permettre à l’entreprise de gérer efficacement les informations relatives aux clients.
  • Augmentation de 20 % de la précision des informations sur les clients enregistrées dans le système de gestion de la relation client par rapport aux systèmes précédents.
  • Réduction de 30 % du temps passé par l’équipe du service clientèle à rechercher des informations sur les clients, grâce à l’amélioration de l’accessibilité.
  • Augmentation de 15 % du taux de réponse aux demandes de renseignements des clients grâce à l’amélioration de la capacité à accéder rapidement aux informations pertinentes sur les clients.
• Améliorez la qualité du service à la clientèle en personnalisant les interactions et en assurant un suivi proactif des besoins et des préoccupations des clients.
  • Augmentation de 25 % du taux moyen de satisfaction des clients, sur la base d’enquêtes post-interaction qui évaluent la perception de la personnalisation et de la pertinence des interactions.
  • Réduction de 20 % du délai moyen de résolution des problèmes des clients, grâce à l’amélioration de la capacité de l’équipe du service clientèle à anticiper et à répondre de manière proactive aux besoins et aux préoccupations des clients.
  • Augmentation de 10 % de la fidélisation des clients, mesurée par le taux de fidélisation des clients par rapport à la même période de l’année précédente.
• Faciliter le processus de vente en identifiant les opportunités de vente croisée et de vente incitative sur la base de l’analyse des données clients.
  • Augmentation de 15 % de la valeur moyenne des transactions avec les clients grâce à une plus grande efficacité dans l’identification et l’exploitation des opportunités de vente croisée et de vente incitative.
  • Augmentation de 20 % du taux de conversion des opportunités identifiées de vente incitative et de vente croisée, mesurée par le pourcentage d’opportunités qui se transforment en ventes supplémentaires.
  • Réduction de 10 % du taux d’abandon des paniers d’achat en ligne, grâce à des recommandations de produits personnalisées basées sur l’analyse des données des clients.

Portée du projet :

Le projet comprendra

• Personnalisation et mise en œuvre de la solution choisie.
• Migration des données clients existantes vers le nouveau système.
• Formation du personnel à l’utilisation du système CRM.

Le projet ne comprendra pas

• Développement de fonctionnalités personnalisées non liées à la gestion des clients.
• Intégration avec des systèmes existants non compatibles avec la solution de gestion de la relation client sélectionnée.

Risques: Surveillance des risques :

• Données inexactes ou incomplètes. Plan d’action : Évaluer le taux d’erreur actuel de la base de données. État d’ avancement : en cours. Date de clôture : 01/04.
• Sécurité des données : Plan d’action : Mettre en œuvre des contrôles de cryptage dans chacun des modules contenant des données sensibles. État d’avancement : À faire. Date de fin : 15/07.

Feuille de route et équipe de travail : une bonne pratique pour la feuille de route consiste à décomposer le projet en produits livrables, en utilisant l’outil WBS décrit dans les sections précédentes. Cela permettra de mettre en œuvre la solution de manière itérative et d’évaluer les résultats. Pour l’équipe de travail, les membres de chacun des départements qui feront partie du projet sont décrits ici.

Apprentissages : La méthode de travail itérative et incrémentale vous permet d’évaluer le processus de travail et de trouver des opportunités d’amélioration. Utilisez un espace pour collecter ces améliorations et leur impact sur le travail de l’équipe !

En conclusion, la création d’un dossier de projet agile efficace est à la fois un art et une science. Il faut faire preuve de clarté et d’adaptabilité pour naviguer dans les eaux souvent turbulentes de la gestion de projet. Suivez ces lignes directrices et vous serez sur la bonne voie pour créer un document qui non seulement guidera votre équipe vers le succès, mais démontrera également que le voyage, bien qu’entaché d’incertitudes, peut être une aventure passionnante et gratifiante.

Pouvons-nous commencer ?