La loi de Parkinson, formulée par Cyril Northcote Parkinson dans les années 1950, reste un principe fondamental pour comprendre la productivité et la gestion du temps dans le monde professionnel.

Ce principe veut que

« le travail s’étend pour remplir le temps disponible pour sa réalisation ».

La loi de Parkinson offre un point de vue critique sur la manière dont la gestion du temps peut directement influencer l’efficacité du travail. Dans ce billet, nous allons explorer la loi de Parkinson en détail, son origine, ses principes fondamentaux et son application pratique dans l’environnement professionnel, en particulier dans le cadre des méthodologies agiles.

Introduction à la loi de Parkinson

Définition et origine par Cyril Northcote Parkinson

Cyril Northcote Parkinson, historien naval britannique, a formulé cette observation pour la première fois dans un article satirique publié dans le magazine « The Economist » en 1955, puis dans son livre « Parkinson’s Law : The Pursuit of Progress » (La loi de Parkinson : la poursuite du progrès). Parkinson a remarqué que lorsque le personnel d’une organisation augmente, son efficacité ne s’améliore pas nécessairement de manière proportionnelle. De cette observation, il a tiré sa célèbre maxime, qui a été appliquée non seulement à la bureaucratie, mais aussi à d’autres aspects de la vie professionnelle et personnelle.

Principes fondamentaux de la loi de Parkinson

Le cœur de la loi de Parkinson se concentre sur la gestion du temps et sur la manière dont les êtres humains ont tendance à utiliser les ressources temporelles disponibles de manière inefficace. Ce principe peut être subdivisé en plusieurs points clés :

• Expansion du travail: le volume de travail augmente au point d’occuper le temps disponible pour sa réalisation, que le travail soit trop ou pas assez important.

• Complexité: lorsque les travailleurs disposent de plus de temps, ils ont tendance à compliquer les tâches simples, ce qui accroît inutilement la complexité et la bureaucratie.
• Inefficacité administrative: dans les organisations, l’expansion de l’administration entraîne souvent une augmentation de l’inefficacité et une diminution de la productivité.

La loi de Parkinson et son application dans le domaine professionnel

Exemples pratiques dans le domaine des affaires et de l’entreprise

Dans le contexte professionnel, la loi de Parkinson se manifeste de plusieurs manières. Par exemple, si une équipe se voit confier un projet dont le délai est long, il est probable qu’elle utilisera tout ce temps et qu’elle rendra le projet plus complexe que nécessaire. Ce phénomène est souvent observé dans la manière dont les réunions sont planifiées et exécutées, et même dans les tâches administratives quotidiennes.

Impact sur la productivité et la gestion du temps

L’impact de la loi de Parkinson sur la productivité est significatif. Les organisations qui ne parviennent pas à reconnaître et à gérer cette inertie peuvent constater que leurs équipes travaillent moins efficacement, gaspillant ainsi des ressources précieuses. La mise en œuvre de délais plus courts et plus précis et la clarification des objectifs peuvent contribuer à contrecarrer les effets de cette loi, en poussant les équipes à travailler de manière plus ciblée et plus efficace.

Les 3 lois de Parkinson : une vision élargie

Parkinson a non seulement formulé la loi principale qui porte son nom, mais aussi trois lois connexes qui prolongent sa théorie :

1. Loi de la trivialité: « le temps consacré à un point de l’ordre du jour est inversement proportionnel à son importance ». Parkinson a observé et illustré qu’un comité chargé d’approuver les plans d’une centrale nucléaire passait la majeure partie de son temps à discuter de questions inutiles mais faciles à comprendre (telles que les matériaux à utiliser pour le support à bicyclettes), laissant de côté des questions cruciales telles que la conception de la centrale nucléaire elle-même, qui est non seulement beaucoup plus importante, mais aussi beaucoup plus complexe à critiquer de manière constructive.
2. L’expansion du personnel: elle affirme que les fonctionnaires se créent mutuellement des tâches inutiles et qu’ils veulent multiplier leurs subordonnés, et non leurs rivaux.
3. Inflation des dépenses: lorsque les revenus augmentent, les dépenses augmentent proportionnellement, même si elles ne sont pas nécessaires. En d’autres termes, si vous disposez d’un budget, il aura tendance à être dépensé en totalité, même s’il n’est pas nécessaire.

Ces trois lois, ainsi que d’autres que Parkinson a formulées, comme la loi de la procrastination ou l’art de perdre son temps et la loi de l’occupation de l’espace vide (quel que soit l’espace disponible dans un bureau, il en faut toujours plus), sont des lois tirées de l’expérience quotidienne, qui mettent en évidence le manque d’efficacité et de productivité dans le travail administratif.

Ces lois supplémentaires permettent de mieux comprendre comment l’inefficacité peut être intrinsèque aux structures organisationnelles et comment elle peut être gérée efficacement.

La loi de Parkinson à l’ère numérique

Stratégies pour lutter contre la procrastination au travail

La lutte contre la procrastination est essentielle pour mettre la loi de Parkinson au service de la productivité.

Fixer des délais plus courts et segmenter les grands projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer peut aider les équipes à rester concentrées et à minimiser le temps passé inutilement sur les tâches.

Intégrer la loi de Parkinson dans les méthodologies agiles

Le principe de Parkinson dans la méthode Agile : l’optimisation des processus

La loi de Parkinson est inhérente à l’état d’esprit Agile, puisque l’essence de l’Agile est le développement itératif et incrémental.

Au lieu de livrer de la valeur à moyen et long terme (waterfall), l’équipe doit décomposer cette livraison de valeur en parties plus petites qui continuent à livrer de la valeur mais qui sont réalisables dans des périodes de temps courtes, les sprints. Cela limite autant que possible la tendance naturelle à l’expansion du travail que Parkinson nous fait voir, puisque dans chaque sprint l’équipe s’engage à terminer le travail que l’équipe elle-même estime être capable de terminer.

Innovation et stratégie militaire : Leçons pour la gestion de projet

La stratégie militaire utilise souvent des principes similaires à la loi de Parkinson, où la vitesse et l’efficacité sont cruciales pour le succès. Les leçons tirées de ces approches peuvent être appliquées à la gestion de projet, où la rapidité de la prise de décision et de l’exécution peut faire la différence entre la réussite et l’échec d’un projet. L’application de contraintes de temps inspirées des tactiques militaires peut inciter les équipes à agir avec plus de décision et de clarté.

Surmonter les défis : meilleures pratiques et conseils

Techniques pour améliorer la gestion du temps suite à la loi de Parkinson

Voici quelques techniques de gestion du temps, au niveau personnel et au niveau de l’équipe, qui vous aideront à minimiser l’impact de la loi de Parkinson :

1. Fixer des délais plus courts

• Le fait de diviser les grands projets ou tâches en parties plus petites, avec des délais plus courts, encourage les équipes à se concentrer et à accroître leur efficacité, tout en maintenant la concentration, l’élan et la clarté. Il est toutefois essentiel de veiller à ce que ces délais soient réalistes, afin de maintenir la motivation et d’éviter l’épuisement professionnel.

2. Le timeboxing

• Cette technique consiste à allouer un temps fixe à une activité spécifique et à s’engager à la réaliser dans ce laps de temps.

3. Hiérarchisation des tâches

• Une hiérarchisation claire des tâches en suspens permet de s’assurer que le temps est d’abord consacré aux activités qui apportent le plus de valeur ajoutée. Il peut être utile d’utiliser la matrice d’Eisenhower pour classer les tâches en fonction de leur caractère urgent/non urgent et important/non important. Cela permet de s’assurer que l’on consacre en priorité le temps nécessaire à ce qui produit vraiment des résultats.

4. Examen régulier des progrès réalisés

• La programmation d’examens réguliers de l’état d’avancement des travaux vous permet d’ajuster les délais en fonction de la réalité des progrès et des capacités de l’équipe, en réalignant les attentes sur la réalité de l’avancement des travaux.

5. Minimisez le multitâche

• Le multitâche peut sembler une méthode de travail efficace, mais il entraîne souvent une baisse de la qualité et un allongement du temps nécessaire à l’accomplissement des tâches en raison d’une perte de concentration. Se concentrer sur une seule tâche à la fois peut améliorer de manière significative l’efficacité et la qualité du travail effectué. Pour minimiser le multitâche, il est très utile d’utiliser le WIP Limit lorsque vous travaillez avec des tableaux Kanban, car il nous aide à optimiser la quantité de travail qui est achevée, par opposition à l’inertie humaine qui consiste à commencer plus de choses que nous n’allons en terminer, améliorant ainsi notre prévisibilité.

Comment les entreprises peuvent-elles appliquer la loi pour accroître leur productivité ?

Pour les entreprises, la mise en œuvre de la loi de Parkinson peut impliquer de revoir la façon dont les tâches et les projets sont structurés. Cela peut inclure

• la formation aux employés sur les techniques efficaces de gestion du temps et sur les effets de la loi de Parkinson sur le travail, ce qui peut les aider à prendre conscience de la manière dont ils gèrent leur temps et à mettre en œuvre des améliorations autonomes en matière d’efficacité.
• la mise en place d’un logiciel de gestion de projet pour un suivi plus rigoureux des délais et des tâches, et surtout une plus grande transparence.
• la création d’une culture qui valorise l’efficacité et qui met l’accent sur les résultats dans des délais bien définis.

La loi de Parkinson offre un aperçu précieux de la manière dont le temps et les tâches peuvent être gérés pour maximiser la productivité. En comprenant et en appliquant ses principes dans les dynamiques de travail modernes, en particulier dans les méthodologies agiles, les organisations peuvent atteindre une plus grande efficacité et une meilleure productivité, ce qui se traduira également par une plus grande satisfaction de l’équipe.