Principes de base du flux de travail

Un flux de travail est un outil qui, bien qu’il ait toujours été utilisé, n’a parfois pas la valeur qu’il mérite au sein de nos projets ou activités.

Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Il s’agit d’exposer les activités nécessaires à la réalisation d’un processus ou d’une tâche, de manière ordonnée, sans omettre de détails et de façon séquentielle.

D’une certaine manière, c’est comme une recette, par exemple, pour réaliser l’étape A, je dois d’abord remplir certains critères ou conditions initiales, et après l’étape A, et en remplissant également les spécifications de l’étape A, je peux passer à l’étape B, à l’étape C et ainsi de suite.

Il est important de mentionner qu’il existe différents types de flux de travail et qu’il n’y a pas de moule unique qui convienne à tous. Il existe des flux linéaires et des flux plus complexes qui peuvent impliquer des cycles ou des boucles. Selon le type de flux, nous trouverons différents déclencheurs pour le démarrage du processus. Et, bien sûr, des caractéristiques différentes.

Importance des flux de travail dans les entreprises modernes

De nos jours, il est plus important que jamais d’avoir des flux de travail bien définis, étant donné la quantité d’informations qui nous entoure. Outre le fait qu’il nous indique les étapes nécessaires, un flux de travail peut également contenir un grand nombre d’informations complémentaires.

Dans le monde d’aujourd’hui, cela devient de plus en plus important car il est vital d’avoir des spécifications claires sur la manière dont les choses sont faites au sein de notre entreprise, de pouvoir résoudre les ambiguïtés et de créer une atmosphère de certitude à la fois au sein de notre entreprise et vis-à-vis de nos clients. Un bon flux de travail se reflète toujours à l’extérieur.

Les règles de gestion que nous définissons pour garantir que nous pouvons passer à l’étape suivante lorsque l’étape précédente a été franchie avec succès selon les critères requis par l’entreprise constituent une pierre angulaire de notre flux.

Chaque fois qu’il y a transfert de données, que ce soit entre systèmes ou entre humains, il y a flux de travail. Nous ne pouvons pas l’éviter, mais une fois que nous avons compris les avantages qu’il apporte, nous ne voulons plus le faire non plus.

Des flux de travail bien définis ouvrent un univers de possibilités de toutes sortes : amélioration continue, innovation, nouvelles opportunités, meilleur positionnement, perception, voire profits plus élevés à un moment donné et, bien sûr, meilleure qualité.

Définition et composantes clés d’un flux de travail

Si nous pouvions simplement définir les étapes d’un flux de travail, nous verrions que, bien qu’elles soient toutes différentes les unes des autres et qu’il y ait de nombreux changements en fonction du type d’industrie, du client, des conditions, de l’environnement, des outils et de la taille, elles ont toutes fondamentalement trois composantes :

• Un élément déclencheur : ce qui déclenche ou initie notre flux. Quelque chose qui se produit et qui déclenche un processus. Si notre processus est linéaire, il s’agira probablement d’un événement externe, par exemple une commande d’un client. Si notre processus est cyclique, la fin du cycle précédent déclenche le nouveau cycle, par exemple les processus des banques d’investissement. Un déclencheur peut également être une série d’étapes ou de critères qui doivent se produire pour que le processus démarre. Par exemple, pour mesurer le diamètre des particules de grêle tombant sur la péninsule, il faut d’abord qu’il pleuve, puis qu’il grêle.
• Corps : il s’agit de la série d’étapes à suivre pour mener à bien le processus. Nous verrons plus loin un petit exemple, mais il s’agit de toutes les activités ou tâches qui se déroulent dans le temps, depuis l’apparition de l’élément déclencheur jusqu’à la fin de notre processus.
• Fin : il s’agit du point auquel nous pouvons mettre fin à notre processus, pour autant que les critères de validation soient remplis. Dans l’exemple de la grêle, je pourrais mettre en place une série de mesures qui, une fois remplies, mettraient fin à l’étude.

Exemple de flux simple

Voici un exemple de flux de travail simple :

Supposons que nous nous trouvions dans une boulangerie où tous nos pains suivent le même processus, à l’exception d’un léger changement à la fin :

Le flux pourrait ressembler à ceci :

Déclencheur : Le client demande 5 pains aux graines, 2 pains aux oignons et 3 pains aux tomates et aux olives.

Le corps :

• Prenez sur l’étagère gauche de la cuisine 200 grammes de farine dans le sac étiqueté « Farine ».
• Placez la farine sur la plaque centrale du cuiseur, après l’avoir nettoyé (voir le déroulement du nettoyage).
• Étalez-la en laissant un espace au milieu comme indiqué dans le diagramme et ajoutez 200 ml d’eau purifiée.
• Pétrissez jusqu’à ce que vous obteniez une pâte comme indiqué dans le diagramme.
• Ajouter, le cas échéant, les éléments suivants :
  • 50 grammes du pot de graines s’il s’agit d’un pain de graines
  • 50 grammes d’oignon provenant du bocal étiqueté « oignons pour pain » dans le réfrigérateur s’il s’agit d’un pain à l’oignon.
  • 50 grammes de mélange tomate-olive du réfrigérateur dans le pot étiqueté « mélange tomate-olive » s’il s’agit d’un pain à la tomate-olive
• Faites cuire au four à 200 degrés Celsius.
• Vérifiez que le pain est conforme aux critères de qualité d’aspect énumérés dans le document « Critères de qualité d’aspect du pain ».
• Emballage du pain

Comme vous pouvez le constater, bien que le processus soit très complet, ce flux de travail réduit la complexité et permet d’atteindre un niveau élevé de qualité et d’homogénéité de notre processus.

Même si, à première vue, l’existence d’un processus aussi détaillé et défini peut sembler archaïque et bureaucratique, le fait d’avoir des flux de travail nous aide en fait à innover.

En ayant une vision claire de la manière dont nous faisons les choses aujourd’hui, nous pouvons mieux cerner les étapes que nous pourrions améliorer, ou ajouter une nouvelle valeur, ainsi que détecter des opportunités sans fin.

Sans cette vision, notre innovation peut rester un désir intangible et abstrait, car il est toujours nécessaire de savoir clairement d’où l’on vient pour voir où l’on va.

Il ne fait également aucun doute que le fait d’avoir un flux de travail bien défini augmente la qualité de notre produit ou service.

Pour cela, pensons au grand nombre d’entreprises qui ont aujourd’hui la même expérience utilisateur dans n’importe laquelle de leurs succursales. Il s’agit d’un phénomène de plus en plus répandu, les entreprises souhaitant que l’expérience client soit exactement la même dans une succursale que dans une autre. Cela permet non seulement de réduire la complexité pour les employés, mais aussi de renforcer la confiance des clients, car ils savent à quoi s’attendre lors de leur visite dans le magasin. Et cette expérience peut être de mieux en mieux vécue.

Et comment ? Un flux de travail nous aide également à détecter les possibilités d’amélioration continue et à résoudre plus rapidement les problèmes et les incidents. Et bien sûr, si nous l’avons ainsi, nous pouvons même envisager de l’automatiser.

Un autre avantage des flux de travail est qu’ils aident les employés à s’autogérer. Le processus étant clair pour tout le monde, la microgestion n’a pas sa place. Chaque employé sait quel est l’objectif de l’entreprise et comment exécuter les processus. Il est donc plus facile et plus transparent pour chacun de suggérer des améliorations.

Outils d’automatisation et de flux de travail

Il existe aujourd’hui de nombreux outils qui nous aident à gérer nos flux de travail, à visualiser et à comprendre nos habitudes et à assurer la prévisibilité.

Beaucoup de ces outils utilisent l’automatisation du flux de travail, mais en quoi cela nous aide-t-il ?

L’automatisation du flux de travail nous aide à être plus efficaces en réduisant les erreurs humaines dans notre flux de travail, en particulier lorsque les tâches deviennent répétitives. Elle nous permet d’exécuter les tâches plus rapidement, et donc d’améliorer la qualité, en nous aidant à exécuter certaines étapes du flux de travail au lieu de les faire nous-mêmes.

Pour mener à bien l’automatisation et choisir l’outil adapté à notre entreprise, nous devons effectuer un important travail préliminaire : connaître notre flux, détecter les points à améliorer et même décider si nous voulons tout automatiser ou seulement une partie.

Même si notre flux est automatisé, nous devons le rendre suffisamment souple pour qu’il puisse se remettre en question et détecter de nouvelles étapes ou opportunités.

Il s’agit d’une décision et d’un travail importants, car si nous ne le faisons pas consciencieusement, à long terme, cela pourrait nous apporter plus de mal que de bien, en bloquant notre créativité et nos nouveaux horizons.

Mise en œuvre de flux de travail dans des environnements agiles

Et avec cette dernière idée, nous pouvons commencer à parler de la mise en œuvre des flux de travail dans les environnements agiles.

Les cadres agiles nous aident à analyser nos flux de travail, leurs différentes complexités et les options pour la meilleure façon de les gérer.

Avec Agile, nous pouvons décider quelle section de notre flux peut être automatisée, laquelle doit peut-être être modifiée, et ce qui ajoute le plus de valeur à l’équipe, à l’entreprise et aux clients. Tout le monde y gagne.

Un flux de travail agile est généralement non linéaire et nous aide à gérer les différentes dépendances, critères et parties prenantes au sein de notre écosystème de flux de travail.

Elle nous aide également à définir des priorités claires et favorise la collaboration.

Parmi ces cadres, on trouve le célèbre Scrum, mais aussi d’autres comme Crystal, XP ou DDSM, entre autres.

De même qu’il n’existe pas deux flux de travail identiques, la valeur qu’Agile peut nous apporter avec ses différents cadres nous fournit des solutions qui ne sont pas les mêmes les unes que les autres. Il est important d’analyser chaque cas, chaque situation, chaque environnement, chaque partie prenante et chaque perspective de flux de travail afin de formuler une proposition.

Si vous souhaitez avoir une idée de la manière dont cela pourrait fonctionner pour vous,nous pouvons vous aider!