Transformer tout en continuant à fournir de la valeur : qui a dit qu’on ne pouvait pas danser et changer de chaussures en même temps ?

Je suppose que vous vous êtes imaginé en train de danser et de changer de chaussures – personne n’a dit que c’était facile, mais c’est possible, même avec un peu de grâce.

Nous vivons une époque passionnante. Elle est aussi exigeante, très exigeante.

La transformation organisationnelle grâce à l’intelligence artificielle a cessé d’être une « bonne chose » et est devenue presque une condition de survie. Et dans cette grande vague de changement, il y a une question qui m’est posée presque quotidiennement lors d’ateliers et de sessions avec des managers :

« Comment repenser le modèle opérationnel de l’entreprise ou du département pour y intégrer l’IA, sans arrêter l’activité ? ».

Spoiler : c’est possible. Ce n’est pas facile, mais c’est possible. Dans cet article, je vous propose un guide pratique, conçu pour les responsables du changement qui cherchent à faire évoluer leur organisation sans freiner la valeur qu’ils génèrent déjà.

Pourquoi revoir le modèle opérationnel ?

La refonte de votre modèle opérationnel va au-delà de la mise à jour des processus ou de la mise en œuvre d’outils. Il s’agit de repenser le fonctionnement de votre entreprise de bout en bout: comment la valeur est créée, comment les décisions sont prises, comment l’information circule et comment votre organisation s’adapte au changement.

Et dans un monde où l ‘IA d’entreprise change la donne, ne pas repenser votre modèle opérationnel, c’est vous condamner à participer à un match de basket les mains liées.

Si vous ne revoyez pas votre modèle d’exploitation, vous participez à un match de basket… les mains liées.

Mais bien sûr, pour y parvenir sans perturber l’entreprise, il faut une stratégie solide et adaptable. Chez SmartWay, nous vous aidons à trouver cet équilibre grâce à nos conseils en organisation.

Il est impératif de repenser notre modèle de fonctionnement pour pouvoir évoluer efficacement au fur et à mesure que l’organisation produit de la valeur. Parfois, de petits ajustements sont nécessaires, parfois… un changement radical accompagné d’une adoption itérative progressive est préférable.

Les principaux défis

Le réaménagement sans arrêt de l’opération présente plusieurs obstacles courants :

1. L’inertie organisationnelle: « Nous avons déjà essayé ici », « Nous avons toujours fait comme ça… » (une phrase dangereuse s’il en est).
2. Peur du changement: perte de contrôle, de statut ou de sécurité. L’inconnu nous fait vraiment « peur », c’est pourquoi une bonne gestion du changement est essentielle pour accompagner les personnes sur la voie du nouveau modèle de fonctionnement.
3. Surcharge opérationnelle: les personnes clés sont déjà à la limite de leurs capacités. Le quotidien absorbe le temps que nous pourrions consacrer à la transformation.
4. Manque d’alignement: domaines aux priorités contradictoires. Il est essentiel de comprendre que la transformation ou le modèle de travail doit être complet et que la sous-optimisation ne fonctionne pas, car nous devrons nous occuper de différents domaines aux priorités contradictoires.
5. Ignorance du potentiel réel de l’IA: soit elle est sous-estimée, soit elle est redoutée.

L’un d’entre eux vous rappelle-t-il quelque chose ? Normal. L’important est de savoir que vous pouvez les surmonter en adoptant la bonne stratégie.

Principes d’une refonte sans arrêt de l’activité

Voici 5 principes pour repenser votre modèle opérationnel avec l’IA sans tuer l’opération.

1. La stratégie d’abord, la technologie ensuite

Définissez d’abord vos objectifs. L’IA est un levier, pas une fin.

Ne tombez pas dans le piège de commencer par l’outil d’IA à la mode. Définissez d’abord ce que vous voulez réaliser en tant qu’entreprise. Comme le souligne à juste titre le modèle de Porter, votre stratégie dictera la manière dont le modèle opérationnel doit être repensé :

• En quête d’efficacité ? Utilisez l’IA pour optimiser les processus.

• Vous cherchez à vous différencier ? Appliquez l’IA pour personnaliser l’expérience.

• Vous cherchez à vous concentrer ? Utilisez l’IA pour segmenter et établir des priorités.

Découvrez comment nous travaillons sur ce sujet à partir de nos conseils en intelligence artificielle appliqués aux organisations.

2. Commencez petit, voyez grand

Appliquez une approche itérative et incrémentale (comme dans le conseil Agile). Redéfinissez une partie du modèle et passez à l’échelle suivante. Par exemple, l’accueil des clients. De cette manière, vous obtiendrez :

• Apprentissage rapide.
• Minimiser les risques.
• Maintenir une impulsion opérationnelle.

Permettez-moi de vous donner l’exemple d’une grande compagnie d’assurance avec laquelle j’ai travaillé. Elle a commencé par repenser le processus d’accueil des clients avec l’IA. Un seul flux. Une équipe. Des résultats visibles en 8 semaines. Ensuite, elle s’est mise à l’échelle.

3. Leadership agile, changement réel

C’est là que le leadership agile entre en jeu. Dans ce type de transformation, le leader n’est pas celui qui commande, mais celui qui.. :

• Il inspire un objectif clair.
• Facilite la collaboration entre les équipes.
• Il favorise l’ amélioration continue.
• Modèles d’ adaptabilité (le premier à s’adapter est le leader).

Et attention : la gestion du changement n’est pas facultative. Si vous ne vous occupez pas de l’aspect humain, vous aurez des outils sans adoption.

4. Apprendre en cycles courts

La refonte d’un modèle opérationnel est un processus d’exploration continue (encore une fois : itératif incrémental). Ici, la combinaison des rétrospectives(rétrospectives Agile) et des analyses avancées est très puissante :

• Les rétrospectives vous permettent de savoir ce qui se passe chez les gens.
• Les données vous indiquent ce qui se passe dans les processus.

Ensemble, ils vous permettent d’adapter continuellement la transformation sans ralentir les opérations.

5. Transparence et communication continue

Dans de telles transformations, le manque de communication est un « tueur silencieux ».

Comment éviter cela ?

• Communication continue: pas seulement au début du projet.
• Communication à double sens: écoutez autant que vous parlez.
• Communication visuelle: utilisez des tableaux de bord, des kanbans, des organigrammes.

Si les gens ne comprennent pas le « pourquoi » et le « pour quoi », ils résisteront au « comment ».

Les leviers de la refonte de votre modèle opérationnel avec l’IA

Passons aux détails pratiques. Voici quelques actions clés :

1. l’automatisation intelligente des processus (IPA)

Au-delà de la RPA, l’IA permet :

• Lire des documents non structurés.

• Comprendre le retour d’information des utilisateurs.

• Automatisez les services à la clientèle complexes.

L’impact peut être énorme, car vous libérez de la capacité pour des tâches à forte valeur ajoutée.

2. Optimiser la prise de décision

Attention, il ne s’agit pas de déléguer toutes les décisions à l’IA, mais de comprendre qu’avec l’IA, vous pouvez le faire :

• Vous détectez des motifs invisibles pour les humains.
• Vous anticipez les demandes.
• Vous simulez des scénarios futurs.

Cela permettra d’améliorer et d’ accélérer la prise de décision .

Je vais vous donner un exemple que vous avez sûrement lu puisqu’il s’agit d’une marque connue d’une chaîne de magasins qui ajuste chaque semaine son mix produit par magasin grâce à des modèles d’IA prédictive. Résultat : +15% de ventes par m2.

3. Reconfiguration des équipes et des rôles

La refonte du modèle opérationnel implique de repenser la façon dont les gens travaillent:

• Nouveaux rôles : ingénieurs prompts, conservateurs de l’IA, responsables de la transformation.
• Plus d’équipes transversales et autonomes.
• Développement de nouvelles compétences (l’apprentissage continu est essentiel !).

Transformation organisationnelle avec l’IA = transformation culturelle.

Nous intégrons cela dans nos propositions de conseil en matière d’OKR afin de cibler et de responsabiliser les acteurs.

4. Poursuivre l’innovation fondée sur les données

Avec l’IA, vous pouvez :

• Détecter les nouveaux besoins des clients.
• Validez plus rapidement les hypothèses commerciales.
• Co-créer avec les utilisateurs.

Cela pourrait alimenter un portefeuille d’innovation solide qui rendrait votre modèle opérationnel plus résilient et plus adaptable.

5 phases pour une refonte réussie

Je vous propose une feuille de route en cinq étapes :
 

Phase 1 : Comprendre le modèle actuel (AS-IS)

• Cartographie de la chaîne de valeur : identifiez et documentez les processus actuels et la manière dont la valeur y circule.
• Identifier les goulets d’étranglement : analyser les points critiques qui limitent l’efficacité des processus existants.
• Analyser la maturité numérique et culturelle : évaluer le niveau de préparation numérique et la culture organisationnelle pour adopter le changement technologique.

Phase 2 : Conception du modèle cible (TO-BE)

• S’aligner sur la stratégie : veillez à ce que le modèle cible soit conforme à la vision et aux objectifs stratégiques de l’organisation.
• Concevoir comment l’intelligence artificielle permet de nouveaux processus/capacités : Explorez comment l’intelligence artificielle peut transformer et améliorer les processus existants.
• Redéfinir les structures, les rôles et la gouvernance : établir de nouvelles structures organisationnelles et de nouveaux rôles qui facilitent la mise en œuvre du modèle cible.

Phase 3 : Hiérarchisation des MVP

• Sélectionnez les gains rapides : identifiez les initiatives qui peuvent être mises en œuvre rapidement et qui ont un impact immédiat.
• Former des équipes pilotes : créez des équipes spécialisées pour diriger la mise en œuvre des MVP sélectionnés.
• Planifiez un déploiement itératif : mettez en place une approche agile du déploiement de la solution, permettant des ajustements sur la base d’un retour d’information continu.

Phase 4 : Mise en œuvre et extension

• Cycles d’apprentissage courts : encouragez l’expérimentation et l’apprentissage par le biais de cycles courts d’essais et d’erreurs.
• Contrôler les paramètres clés : établir des indicateurs de performance pour évaluer le succès des initiatives mises en œuvre.
• Gérer activement le changement : veillez à ce que la résistance au changement soit correctement gérée et que les employés soient soutenus pendant la transition.

Phase 5 : Optimiser et évoluer

• Établir des cycles de rétrospective et d’amélioration : mettre en œuvre des examens réguliers pour évaluer les progrès et procéder aux ajustements nécessaires.
• Favoriser une culture d’innovation permanente : promouvoir un environnement où l’innovation fait partie intégrante de la culture organisationnelle, en encourageant les employés à proposer de nouvelles idées et améliorations.

Conduire le changement sans perdre la main

Transformer sans s’arrêter est difficile, mais possible. Les clés :

• Agile et leadership humain.

• L’accent est mis sur la stratégie, pas sur la mode technologique.

• Apprentissage continu.

• Valeur réelle à chaque itération.

La transformation n’est pas un projet. Il s’agit d’un nouveau mode de fonctionnement.

Et si vous avez besoin de conseils pour démarrer, comptez sur nous à SmartWay. Prenons un café virtuel.

Réflexion finale

L’avenir appartient aux organisations qui savent allier adaptabilité, technologie et humanité.

La refonte de votre modèle opérationnel avec l’IA n’est pas seulement une opportunité… c’est un impératif.

Je vous pose donc la question suivante : quelle première mesure allez-vous prendre cette semaine pour commencer à redéfinir votre modèle de fonctionnement ?

Si vous avez besoin d’inspiration ou d’une feuille de route plus personnalisée… vous savez où nous trouver, dites-nous comment nous pouvons vous aider.