¿Tu organización está atrapada en una maraña de proyectos y nadie sabe cuándo se les va a poner fin?

¿No paran de entrar proyectos y se asumen de forma sistemática sin que nadie responda si se podrán ejecutar?

¿Da la sensación de que todo el mundo está desbordado?

¿Has probado estableciendo una PMO y el resultado es más trabajo y burocracia para los equipos sin que esto muestre muchos mejores resultados?

¿Conoces el impacto real de tus proyectos?

¿Qué es PMO Ágil?

Tradicionalmente las empresas, según crecen, se han visto en la necesidad de abordar el problema de la escalabilidad. A mayor tamaño, mayores proyectos en paralelo, lo que dota al contexto de una complejidad añadida.

Este problema lo resuelven muchas empresas con dos soluciones que van de la mano:

• La división de la empresa en departamentos por área de especialización, cada uno de ellos responsable de impulsar y liderar proyectos relacionados con su especialidad.
• La creación de una oficina de gestión de proyectos (Project Management Office, en adelante PMO), definida como una estructura de gestión que estandariza los procesos relacionados con la gobernabilidad de los proyectos de una organización.

Esta oficina de PMO, de manera tradicional, se centra en el seguimiento de la ejecución de los proyectos (alcance, tiempo y coste) por los distintos departamentos, delegando en estos últimos tareas de presupuestación y priorización. Para reducir la complejidad, la empresa realiza un ejercicio de presupuestación anual, encargando a cada uno de los departamentos una planificación y presupuestación anual, lo que irán siguiendo de forma periódica.

Este modelo es «fácil» de implementar, únicamente tienes que planificar una vez al año, reduciendo el infierno de la creación de presupuestos, y está delegado en las áreas que lo llevarán a cabo, por lo que únicamente habrá que llevar un control de que la planificación se cumpla. Aunque por otro lado tiene claros inconvenientes:

• No se responde a un objetivo global de compañía, sino a los distintos objetivos departamentales, que pueden no estar alineados entre sí, dando lugar a conflicto de prioridades. Sin objetivos comunes, se descuida la colaboración.
• Se centra en la ejecución de proyectos, dejando de lado el retorno de inversión (ROI).
• Muchos de los proyectos no añaden valor real, y simplemente se ejecutan porque estuvieron en la planificación anual.
• Es muy complicado visualizar el flujo de valor y optimizarlo.

Y una vez que consigas el control sobre los proyectos… ¿sabrás si estás generando con ellos el suficiente impacto? Si eres capaz de saberlo… ¿qué margen de flexibilidad tiene la organización dentro de los presupuestos establecidos para el año en curso?

A un enfoque centrado en la ejecución de proyectos, una Agile PMO responde ligando esta ejecución con la estrategia de la empresa y la evolución del mercado. ¿Y cómo lo hace?:

• El modelo de planificación anual elimina flexibilidad, el enfoque Agile PMO busca una planificación más periódica, basada en probar, medir y adaptar.
• La priorización por departamentos se sustituye por una priorización centralizada, alineada con la estrategia, que permita distribuir dinámicamente el presupuesto e impulse iniciativas o proyectos transversales.
• El foco está en el impacto generado y en la flexibilidad de adaptación, y no en ejecutar el plan sin desviaciones como métrica de éxito de los proyectos.
• Visualización del flujo de trabajo, transparentando el estado de los proyectos en tiempo real, lo que permitirá tomar decisiones importantes en tiempo real y sin invertir demasiado tiempo en recabar información.
• Aparte del rol de PMO de poner orden en los distintos proyectos, y así tener una visión clara de lo que está pasando, una Agile PMO además ofrece soporte a la ejecución de la estrategia, ayudando a los distintos equipos en los retos que se encuentran para llevarla a término.

La Sinergia entre PMO y Metodologías Ágiles

¿PMO y metodologías ágiles son conceptos opuestos? Acostumbrados a PMO tradicionales, podría parecerlo. Control sobre procesos, planificaciones estáticas, información en silos, foco en el delivery… Aunque no nos llevemos a engaño, esto es simplemente uno de los enfoques con el que puedes dotar a tu PMO, y es que un error común es pensar que la PMO sólo sirve para controlar los proyectos.

De hecho, PMO y metodologías ágiles se complementan a la perfección. Aunar ambos conceptos permite definir una gobernanza de proyectos dentro de una organización, poner cierto orden que permita entender qué está ocurriendo y cómo está impactando, y dotarle de un enfoque adaptativo y de colaboración sin perder la visión global.

Una PMO con un enfoque ágil cambia el concepto de control por el de un órgano de apoyo a la gestión y progreso de la estrategia global de la organización a través de sus proyectos. No se trata de controlar todo al detalle, sino de estar presente en el proceso de ideación y priorización, de apoyar a los equipos en la consecución de objetivos, facilitar la comunicación y la colaboración, y de medir el impacto e iterar. Esto dotará a la organización de un poderoso mecanismo que le ayudará a trazar la ruta, tomar decisiones inteligentes, y adaptarse al mercado en cualquier momento.

Los beneficios que se obtienen de enfocar la PMO con un enfoque ágil son:

• Gobernanza de proyectos flexible y adaptable: Define una estrategia global para los proyectos, sin perder de vista la necesidad de ajustarse a las necesidades cambiantes del mercado y del cliente.
• Gestión de proyectos más eficaz: Comunicación y trabajo en equipo fluyen mejor, con foco en entregar valor al cliente de manera continua.
• Mayor éxito en los proyectos: Priorización global, planificación en intervalos cortos, trabajo colaborativo, y sobre todo medir el impacto, factores claves de éxito.
• Espacio para la innovación: Los equipos tienen más autonomía y protagonismo, impulsando la creatividad y el aprendizaje. Potencia las iniciativas transversales que hacen uso de todo el conocimiento de la empresa.

Gobernanza en la PMO Ágil

Ya que la importancia de una PMO Ágil es enlazar la estrategia con el avance de los proyectos llevados por los equipos, la gobernanza aplica en tres niveles, teniendo un rol distinto según el enfoque de cada nivel. Además

Nivel Estratégico: Facilitar la alineación de los proyectos con la estrategia, establecer prioridades y gestionar el portafolio de proyectos.

• Enfoque en la transparencia: La información sobre la estrategia y el portafolio de proyectos debe ser clara, accesible y actualizada para todos los stakeholders.
• Liderazgo visionario: Se debe contar con un líder que inspire y motive a la organización hacia la transformación ágil.

Nivel de Programa: Ofrecer apoyo a los equipos que trabajan en proyectos de un mismo programa en la planificación, ejecución y seguimiento del programa.

• Planificación flexible: Necesidad de otorgar mecanismos de adaptación de la planificación del programa a las necesidades cambiantes del mercado y del negocio.
• Comunicación efectiva: La comunicación los equipos y stakeholders es fundamental para el éxito del programa.

Nivel de Equipo: Facilitar la adopción de prácticas ágiles, apoyar con coaching y mentoring a los equipos.

• Empoderamiento de los equipos: Se debe fomentar la autoorganización y la toma de decisiones autónoma en los equipos ágiles.
• Cultura de aprendizaje continuo: Un aspecto fundamental es promover la mejora continua y la adopción de nuevas prácticas ágiles.

Marco de Trabajo de la PMO Ágil

Una PMO Ágil no tiene un proceso claro definido, lo cual es la gran ventaja, permite adaptarla a tu organización. Lo que sí que deberás tener en cuenta son determinados aspectos que te ayudarán en una implementación exitosa.

Para que el marco funcione, es importante detectar la cadena de valor en la organización, y organizar los equipos alrededor de la misma, y no a través de departamentos, y así facilitar la entrega de valor. En una transformación esto no tendría por qué ser el primer paso, y aún así conseguir resultados increíbles, lo que sí es importante tener en cuenta que la organización en torno a la cadena de valor es el gran potencial de una PMO Ágil y lo que te destacará de la competencia.

Múltiples niveles con distintas cadencias:

• Nivel estratégico: Es importante tener una visión estratégica y manejar un portafolio de proyectos de manera visual. Tanto la estrategia como el portafolio se ha de revisar cada 3 a 6 meses, sin perder de vista evaluar que la estrategia avanza por buen camino al menos cada 15 días o 1 mes, con una visión del portafolio y métricas de impacto. Incluye eventos como la revisión del portafolio, la planificación estratégica y la evaluación de inversiones.
• Nivel programa: Se refiere a la iteración sincronizada de trabajo de un conjunto de equipos colaborando en proyectos relacionados entre sí a través de un programa. Cada 2-3 meses estos equipos planifican conjuntamente, estableciendo objetivos y evaluando el trabajo realizado a nivel de impacto la iteración anterior, así como utilizar mecanismos de mejora continua. Durante la iteración, estos equipos se deben sincronizar al menos una vez a la semana, para detectar riesgos y dependencias y revisar el buen avance de la planificación.
• Nivel equipos: Se refiere la iteración de trabajo regular de un equipo, generalmente utilizando prácticas como Scrum o Kanban. El equipo planifica el trabajo en entregables cada dos semanas, evalúa la iteración anterior, tanto a nivel de impacto como de mejora continua y planifica el trabajo para la siguiente iteración. El equipo se debe sincronizar al menos una vez al día para revisar el avance del plan.

Roles y Responsabilidades en una PMO Ágil

Para llevar a buen término una PMO Ágil, aparte de los roles característicos de una organización ágil, se requiere una perspectiva más amplia. A continuación vamos a explorar los roles esenciales para el éxito de la PMO Ágil:

• Product Owner / Líder de proyecto: Es la persona responsable de cumplir con los objetivos de negocio del producto o proyecto, alineado con la estrategia de la organización, y trabajará en colaboración con stakeholders y equipo de trabajo para la consecución de los mismos.
• Stakeholders:Responsables de negocio, con un interés en los resultados de los proyectos. Aquí entraría todo aquel que vaya a ser impactado de manera directa o indirecta por la ejecución o los resultados de algún proyecto. Colaboran con los líderes de los distintos proyectos mediante colaboración.
• Equipo estratégico:Es el conjunto de personas que define la estrategia y prioriza el portafolio, así como prioriza y desprioriza proyectos si fuera necesario. Normalmente en una compañía este rol lo desempeñan directores o C-Levels, aunque cualquier persona con visión, podría encajar aquí.
• Agile PMO Leader:Las responsabilidades de todos los roles anteriores giran en torno al producto y el mercado. Para apoyar el proceso, este rol se encarga de facilitar el seguimiento de portfolio y proyectos, se encarga de mantener y mejorar junto con el resto de personas el marco de trabajo, ayuda a visualizar impedimentos y gestionarlos hasta su resolución, y sobre todo, se encarga de promover las prácticas ágiles y la mejora continua en la organización.

Scrum como marco de trabajo en una PMO Ágil

Scrum es un marco de trabajo ágil que ayuda a los equipos a gestionar el valor aportado e iterar rápidamente. Se basa en la idea de dividir el trabajo en iteraciones cortas, llamadas sprints, que suelen durar 2 semanas. Dentro de una PMO Ágil, este marco potenciaría el nivel de equipo, dotaría a estos de herramientas de iteración y adaptación, y así permitirles evaluar el impacto del trabajo de manera regular, lo que indicará si los proyectos están causando el impacto deseado, y cómo iterarlos o frenarlos cuando no tengan sentido.

Esto se podría escalar a varios equipos, o cadena de valor, para la gestión a nivel de programa o estratégico, iterando cada 2-3 meses. Existen varios marcos de escalado de Scrum, como pueden ser:

• Scrum at Scale: https://www.scrumatscale.com/
• Large-Scale Scrum (LeSS): https://less.works/
• Scaled Agile Framework® (SAFe®): https://scaledagileframework.com/

Actividades y Herramientas

Existen, para cada uno de los niveles de gobernanza de la PMO, herramientas y actividades que permiten cumplir los retos que se le plantean a una PMO Ágil.

Nivel estratégico:

• Hoshin Kanri: Herramienta que, de una manera bastante eficaz, permite la colaboración de toda la empresa para alcanzar los objetivos estratégicos, y cómo vamos a poder saber en todo momento de qué manera la organización se está acercando a ellos.
• Impact mapping: Método que permite, a partir de necesidades de usuario y el impacto en el mercado, crear roadmaps de producto de manera sencilla.
• Portfolio Canvas: Herramienta que se utiliza para definir la visión del portafolio a través de la propuesta de valor y la solución que se va a implementar, así como el sector del mercado al que va orientado, o el presupuesto para cada una de las cadenas de valor.

Nivel programa:

• Dashboard de proyectos: Visualización del estado de todos los proyectos y sus dependencias, ordenados por programas, lo que permite conocer en cada momento el estado de cada programa en tiempo real.
• Weighted Shortest Job First (WSJF): Técnica muy efectiva de priorización que busca maximizar los beneficios económicos, teniendo en consideración, para cada proyecto, el coste que tiene posponer su puesta en producción, comparado con el coste en tiempo de implementarlo.
• PI Planning: Evento descrito en el marco metodológico SAFe donde todos los equipos involucrados en un programa planifican en conjunto durante dos días para los siguientes 2-3 meses, lo que permite su alineación hacia los objetivos a corto y medio plazo.

Nivel equipo:

• Agile Project Brief: Documento de una o dos páginas que resume el porqué del proyecto, cuál es el impacto perseguido y define las métricas de éxito. Agile Project Briefs: Cómo Crearlos de Forma Exitosa – Smartway
• Design Sprints: Método por el cual los equipos trabajan conjuntamente en la resolución de problemas concretos de los usuarios, proporcionando soluciones innovadoras que serán testadas por los propios usuarios.

Medición y Métricas

Las métricas en una PMO Ágil van más allá de los KPI de seguimiento de proyectos. Ya que lo que se busca es un impacto en el mercado, lo importante no es si los proyectos cumplen con el coste, alcance y tiempo, sino el impacto que están generando, y poder adaptarnos al detectar que no se está generando el impacto deseado. Para ello es muy importante realizar proyectos cortos, o MVPs que nos ayuden a validar nuestra hipótesis de valor, y a partir de ahí iterar. Cuanto antes midamos el impacto, antes tendremos información si lo que estamos realizando tiene sentido o no vamos por el buen camino.

Algunas de las métricas que nos ayudan a comprender lo rápido que estamos llegando al cliente y recibiendo feedback son:

• Time-to-market: También conocido como Lead Time, es el tiempo que empleamos en implementar una solución desde que surge la oportunidad o necesidad en el mercado. Indica nuestra capacidad de reacción y posicionamiento.
• Tasa de entrega (Throughput): Cantidad de elementos que se terminan en un periodo de tiempo. Por ejemplo 2-3 meses, que es nuestra cadencia a nivel de programa, o un sprint de 2 semanas para los equipos. A mayor tasa de entrega, más hipótesis podremos estar validando para las siguientes iteraciones.
• Work-in-progress (WIP): Todo el trabajo que estamos paralelizando. Existe una relación directa, a través de la Ley de Little, que explica que trabajar en más cosas a la vez redunda en una menor tasa de entrega.
• % tiempo resolviendo incidencias: Una baja calidad significa una alta tasa de errores. Cuanto más tiempo nos pasemos resolviendo errores, menos capacidad para llegar con iniciativas nuevas al mercado. Esta métrica nos permite conocer en parte la calidad de nuestras soluciones.

Ejemplo de métricas que necesitaremos para medir el impacto:

• Net Promoter Score (NPS): Medición de la satisfacción de nuestros clientes basándose en el índice de recomendación de nuestro producto o servicio.
• Tasa de conversión: Promedio de visitantes que realizan una acción deseada.
• % retención: Porcentaje de clientes que regresan para seguir realizando negocios con nuestro producto o servicio. Otra manera de comprender la satisfacción del cliente.
• Retorno de inversión (ROI): Relación entre el beneficio obtenido y el dinero invertido, ayudándonos a comprender el impacto económico.

Además de las anteriores, utilizando OKR para entender cómo la compañía está en la dirección correcta hacia sus objetivos, estos son algunos ejemplos de resultados clave:

• Para un objetivo de anticipar el comportamiento de nuestros clientes, resultados claves podrían ser:
  • Conseguir que el 80% de clientes entre a través de la notificación PUSH enviada en su franja de actividad
  • Alcanzar una cifra de 85% de clientes que entren en al menos 1 de las 5 primeras recomendaciones
• Para un objetivo de permitir a la empresa gestionar de manera efectiva la información de los clientes, resultados clave ejemplo que nos indicarían lo cerca que estamos del objetivo:
  • Aumento del 20% en la precisión de la información de los clientes registrada en el sistema de CRM en comparación con los sistemas anteriores.
  • Reducción del 30% en el tiempo dedicado por el equipo de atención al cliente a buscar información de los clientes, gracias a la accesibilidad mejorada.

Certificación y Profesionalización

Mantener la gobernanza y la innovación en una organización no es algo trivial, y la búsqueda de la excelencia requiere de formación continuada. Más que las certificaciones en sí, aquí ofrezco una serie de herramientas que ayudarán a potenciar la gestión de los proyectos en la organización:

• Participar en cursos y talleres Existen distintos cursos o certificaciones, que se van actualizando con las últimas tendencias. Aquí tienes alguno de los cursos que ofrecemos.
• Unirse a comunidades de profesionales. Al igual que con cualquier especialidad, existen comunidades donde compartir las mejores prácticas y experiencias. Además, crear una comunidad en la organización es muy potente para expandir la importancia, el conocimiento y las mejores prácticas compartidas por todos los integrantes.
• Leer libros y artículos sobre gestión ágil de productos. Existen distintos blogs y comunidades online que continuamente están actualizando con las últimas tendencias en la gestión de proyectos ágiles. En nuestro blog ofrecemos distintas visiones y prácticas con un impacto bastante alto.
• Mantenerte actualizado sobre las últimas tendencias en la gestión de proyectos ágiles.

Futuro de la PMO Ágil

El futuro de las PMO Ágiles está marcado por la evolución hacia un enfoque más estratégico, adaptativo e integrado.

Las principales tendencias que impulsarán este cambio son:

• La adopción de la cultura y las prácticas ágiles en las organizaciones.
• La necesidad de una mayor flexibilidad y capacidad de respuesta a los cambios del mercado.
• La importancia de la colaboración y la comunicación entre los equipos.
• El auge de las tecnologías digitales y la automatización.

En este contexto, la PMO Ágil cada vez tendrá un rol más centrado en:

• La creación de una visión estratégica para la gestión de proyectos y programas.
• La definición de un marco de trabajo ágil que se vaya adaptando a las necesidades de la organización.
• El desarrollo de las capacidades de los equipos para trabajar enfocado a la capacidad de respuesta y maximización de valor.
• La gestión del cambio organizacional asociado a dotar de mayor agilidad al negocio.

Aparte de la gestión y seguimiento de proyectos, ¿qué rol debe jugar tu PMO ágil en la organización?:

• PMO Ágil como centro de excelencia: La PMO Ágil puede convertirse en un centro de excelencia para la gestión de proyectos y programas. En este rol, la PMO proporcionaría capacitación, asesoramiento y apoyo a los equipos que están adoptando la agilidad.
• PMO Ágil como plataforma de colaboración: La PMO Ágil puede crear una plataforma de colaboración, o comunidad de prácticas, para que los equipos compartan información y mejores prácticas. Esta plataforma puede ayudar a mejorar la comunicación y la coordinación entre los equipos.
• PMO Ágil como agente de cambio: La PMO Ágil puede ayudar a la organización a gestionar el cambio asociado a la adopción de la agilidad. En este rol, la PMO Ágil ayudaría a los empleados a comprender los beneficios de la agilidad y a superar las resistencias al cambio.