T’ha passat mai que ets en una empresa i desconeixes amb qui has de tractar determinats temes quan sorgeix una necessitat?

Tens clar el teu rol encara que no et queda clar quin rol té la resta, i sembla que ningú no es fa responsable de determinades accions?

Saps com està afectant la manera com la teva empresa s’organitza a la manera de comunicar-se, i com està repercutint en el vostre producte o servei?

Què és un Organigrama? Quina és la seva importància a l’organització?

L´organigrama empresarial és una eina fonamental que ofereix una representació visual de l´estructura organitzacional d´una empresa. A través d´un disseny gràfic, l´organigrama mostra la jerarquia d´autoritat, els diferents departaments, equips i la interacció entre ells. Aquesta eina és essencial per comprendre l’estructura interna d’una empresa, les responsabilitats de cada lloc i com flueix la comunicació i la presa de decisions a l’organització.

Serà una eina que permetrà, entre altres coses:

• Desvelar les relacions de poder i autoritat : Essencial per comprendre la presa de decisions i la fluïdesa de la comunicació .
• Definir els rols i les responsabilitats : Permet identificar duplicitats, colls d’ampolla i àrees d’oportunitat per millorar el procés de comunicació .
• Visualitzar l’estructura organitzacional : Facilita la comprensió de l’empresa en conjunt, tant per a col·laboradors com per a stakeholder.

Com he comentat anteriorment, aquest diagrama et permet comprendre els fluxos de comunicació. I per què és important comprendre’ls? La Llei de Conway estableix que “Qualsevol organització que dissenyi un sistema produirà un disseny que copia l’estructura de comunicació de la organització esmentada”, o el que és el mateix, un dels aspectes clau per orientar el teu negoci, és crear una estructura de comunicació d’acord amb aquest.

Moltes vegades es pensa que un organigrama està més relacionat amb empreses més tradicionals, mentre que en empreses flexibles més actuals no és tan important i contraproduent. I, tanmateix, no dotar l’empresa d’un marc organitzacional és el motiu pel qual moltes empreses arriben a tenir una desconnexió entre les diferents àrees de negoci. Dotar d’un organigrama a l’empresa facilita la informació clau per a aquesta coordinació, a més de dimensionar millor l’organització i preparar-la per a un creixement natural.

Tipus d’Organigrames: Explorant les Diferents Estructures

Els organigrames són eines essencials per comprendre i visualitzar lestructura duna organització. Cada tipus de diagrama presenta característiques úniques que el fan adequat per a diferents escenaris i necessitats. Depenent de les necessitats, la cultura i l’estratègia de l’empresa, pots arribar a identificar-te amb un d’aquests 5 models a continuació, encara que hi ha innombrables opcions.

Organigrama Vertical: La Tradicional Jerarquia de Poder

L’organigrama vertical, també conegut com a model jeràrquic, és la configuració més tradicional, que segueix una estructura piramidal amb línies d’autoritat clares i definides. En aquest tipus de diagrames, l’autoritat i la responsabilitat flueixen de dalt a baix, i els empleats reporten un sol supervisor directe.

• S‟estableix una clara jerarquia d‟autoritat i responsabilitat.
• Les decisions es prenen centralitzades des del cim de la jerarquia i es comuniquen cap avall.
• Els rols i responsabilitats de cada empleat estan clarament definits .

Model de negoci: Empreses amb estructures jeràrquiques ben definides, com a institucions governamentals o forces armades.

Organigrama Horitzontal: Fomentant la Comunicació i Col·laboració

Al contrari que la configuració vertical, l’organigrama horitzontal o sense jerarquies promou la col·laboració, la comunicació i la participació activa dels empleats en la presa de decisions. En aquest tipus de diagrames, s’eliminen les capes jeràrquiques i es fomenta l’autonomia i la responsabilitat compartida entre els equips i els departaments.

• Promou la col·laboració i comunicació directa entre els empleats, cosa que facilita la presa de decisions i la implementació de projectes.
• Fomenta l’ autonomia i la responsabilitat compartida entre els diferents equips i departaments, cosa que augmentarà la motivació i el compromís dels empleats.
• Promou l’adaptabilitat i la resposta ràpida als canvis i desafiaments, facilitant la innovació i la millora contínua.

Model de negoci : Empreses que busquen fomentar la innovació i l’agilitat, com ara startups o empreses del sector tecnològic.

Organigrama Funcional: Especialització per Departaments

L’organigrama funcional se centra en l’especialització per funcions específiques, agrupant els empleats segons les seves habilitats i competències tècniques. En aquest tipus d’organigrama, cada departament s’encarrega d’una activitat específica, de la qual maximitza l’especialització dels integrants.

• Facilita l’especialització i l’enfocament en àrees específiques, cosa que pot augmentar l’eficiència i la qualitat en la realització de tasques i projectes relacionats amb aquesta àrea de coneixement.
• Bastant útil per a organitzacions amb tasques complexes i especialitzades , cosa que ajuda a reduir la càrrega cognitiva dels equips de treball.
• Facilita la identificació d’experts a cada àrea.

Model de negoci : Empreses amb departaments especialitzats, com hospitals, universitats o empreses de consultoria.

Organigrama Matricial: Flexibilitat i Resposta Dinàmica

L´organigrama matricial combina aspectes de les composicions vertical i funcional, oferint una estructura dual amb línies d´autoritat tant transversals com funcionals. És un model pensat per cobrir la carència dels organigrames funcionals i impulsar les iniciatives transversals. En aquest tipus de diagrames, els equips es configuren per cobrir totes les necessitats d‟un projecte, que impactarà en diferents àrees d‟especialització, per la qual cosa cadascun dels membres també dependran de l‟àrea funcional corresponent a la seva especialització.

• Ofereix més flexibilitat per respondre a desafiaments estratègics , facilitant la implementació de projectes transversals sense perdre de vista l’especialització de determinades tasques.
• Promou la col·laboració i comunicació entre els diferents departaments, facilitant la integració dels diferents mòduls del sistema.
• Fa ús de l’avantatge de l’especialització del coneixement sense perdre de vista la visió global .

Model de negoci : Empreses que gestionen projectes complexos que involucren diferents departaments, com empreses aeroespacials o farmacèutiques.

Organigrama mixt: combinant elements per a l’eficàcia organitzativa

Aquest model combina diferents elements de tots els anteriors i s’adapta a les necessitats específiques de l’empresa. Aquest tipus de composicions és especialment útil quan es tracta d’empreses que treballen en diferents àmbits d’innovació on segons quines àrees necessites més flexibilitat o més estabilitat. Per entendre això, recomano aprofundir en els mapes de Wardley, per representar els entorns en què opera una empresa.

• Combina elements de les configuracions anteriors per adaptar-se a les necessitats específiques de l’empresa.
• Facilita la implementació d’estratègies en emmotllar-se el model segons la línia estratègica específica.
• Ofereix una flexibilitat molt alta , ja que les empreses que utilitzen aquest model són propenses a adaptar-lo segons els desafiaments del context.

Dissenyant un Organigrama Efectiu

Un organigrama ben dissenyat és una eina fonamental per visualitzar lestructura, els rols i les relacions de poder dins una organització. No només serveix com a representació gràfica, sinó que també pot ser una guia valuosa per a la comunicació interna, la presa de decisions i la planificació estratègica.

Com fer un Organigrama: Passos Clau per a la Construcció

El primer pas per crear el diagrama organitzacional és, sens dubte, conèixer el punt de partida. Per fer-ho, has de saber dibuixar la composició actual de l’empresa. I compte, que moltes empreses ja s’encallen en aquest punt. Per portar la vostra organització cap a una estructura alineada amb el vostre model de negoci, cal conèixer l’estat actual i com aquest afecta el negoci.

Quin organigrama és ideal per aturar el meu model de negoci? No hi ha una recepta, cosa que sí que podràs seguir aquests senzills passos:

1. Visualitza i analitza la teva estratègia de negoci : Això es pot fer amb els anteriorment esmentats Mapes de Wardley. Aquesta visualització permet tenir discussions sobre la situació actual del negoci i cap a on hauria de ser levolució natural de cadascuna de les seves arestes.
2. Segmenta el negoci en components : Sense perdre de vista l’estratègia global, aquest pas us ajudarà a triar quina estructura jeràrquica s’acomoda millor a cadascun dels components funcionals. Per exemple, dins d’una empresa, no té per què organitzar-se igual un component que cobreix els serveis bàsics (el focus dels quals està en la seva evolució), que aquells components que tracten de fer-se un lloc al mercat (on el focus està en la innovació).
3. Defineix les funcions necessàries : Partir de les funcions per donar forma al teu organigrama és molt més potent i més fàcil que començar per l’estructura jeràrquica, ja que aquesta darrera s’ha de dissenyar per donar suport a les funcions que articularan l’estratègia de negoci.
4. Defineix la jerarquia de treball : Dins de qualsevol organització hi ha estructures jeràrquiques, ja siguin aquestes més horitzontals o verticals, basades en persones o en grups de decisions. Tria bé la jerarquia per donar suport als grups funcionals.
5. Prepara’t a canviar : Un bon organigrama és aquell que està preparat per adaptar-se de manera veloç, segons les necessitats estratègiques. Sovint hem vist composicions que articulen canvis en no menys d’un any, i acaben perdent competitivitat i posició al mercat.

Eines i Programari per crear Organigrames Empresarials

Tot i que la meva recomanació és que qualsevol eina de visualització és bona, sempre que sigui fàcil i accessible, a mi em funcionen molt bé les que mostro a continuació:

Eines en línia:

• Lucidchart : Ofereix plantilles personalitzables, col·laboració en temps real i funcions avançades per a diagrames complexos.
• Canva : Eina fàcil d’usar amb una àmplia varietat de plantilles i elements gràfics per crear diagrames atractius.
• Miro : Pissarra virtual ideal per a la col·laboració en equip i la creació de diagrames dinàmics i interactius.
• chart : Programari especialitzat en la creació de diagrames amb funcions avançades per a la gestió d’estructures organitzacionals complexes.
• Creately : Eina en línia amb una àmplia gamma de plantilles i funcions per crear diagrames organitzacionals, de flux i altres tipus de diagrames.

L’Organigrama Agile: Adaptabilitat a la Gestió de Projectes

La distribució de rols i relacions a Agile no és més que la representació d’una organització perquè l’estratègia de la teva empresa sigui el més dinàmica i adaptable als canvis constants en el mercat. Per això, una de les principals claus de l’èxit és dissenyar cadascun dels components alineat amb les cadenes de valor que aporta la teva organització, creant així Centres de Valor. Diferents claus per moure’t cap a un paradigma Agile ajudat per la teva estructura jeràrquica:

• Identificar àrees de millora en la comunicació i la col·laboració : Un diagrama rígid pot dificultar el flux d’informació i la col·laboració entre equips.
• Promoure estructures més horitzontals i flexibles: L’agilitat requereix estructures que s’adaptin ràpidament als canvis i fomentin l’autonomia dels equips.
• Implementar pràctiques àgils a diferents nivells de l’organització : El diagrama permet comprendre on encaixen millor les metodologies àgils i com integrar-les a l’estructura existent.

En un organigrama Agile, és molt important comptar amb diferents àrees de negoci, encara que sobretot amb l’àrea de Persones de l’organització. Descobreix com pot ajudar HR a la teva organització: Agile HR: HR com a peça clau en la transformació Agile – Smartway .

Organigrama Empresarial: Exemples i Casos Reals

Manu Cornet, caricaturista, va dibuixar el 2011 l’organigrama de 6 grans empreses en aquell moment, com ho són Apple, Oracle, Amazon, Facebook, Google i Microsoft. L’impacte més gran d’aquells dibuixos va resultar que reflectien perfectament el disseny dels productes de cadascuna de les organitzacions, així com la seva cultura empresarial.

• Amazon Les relacions en Amazon mostren com, almenys el 2011, Amazon s’estructurava verticalment, com és habitual en múltiples empreses. Tots els membres responen a un líder de departament, que són els que interactuen amb el CEO.
• Apple : Pel 2011, Apple estava dirigida per Steve Jobs. Aquí es mostra com tot circulava al voltant de la figura. Qualsevol llançament o idea havia de passar per la supervisió, a més de tots i cadascun dels passos del disseny dels productes. Aquesta estructura va quedar enrere quan Tim Cook va agafar el comandament, modelant els equips per donar-li un enfocament més col·laboratiu i menys centrat en una única persona.
• Microsoft : El disseny jeràrquic de Microsoft posa en relleu l’enorme competitivitat interna, i com aquesta redueix la col·laboració. El punt de competitivitat és tan gran que els diferents departaments competeixen entre si per imposar-se sobre un altre.
• Oracle : Aquest disseny ressalta que, fora del comú, l’estructura legal és molt més gran que la de tecnologia. Quan es va realitzar el dibuix, Oracle es dedicava a créixer adquirint empreses, per la qual cosa el seu major desenvolupament de producte és en l’aspecte legal.