Alguna vegada us heu trobat bloquejat a l’inici d’un projecte?

La temible pàgina en blanc.

Moltes vegades una idea, un pressupost o una necessitat activen tota una maquinària de treball que involucra diverses persones o fins i tot tota l’organització.

Aquí tens la responsabilitat de fer els primers passos, determinar des de zero objectius, abast, mètriques, capacitats, habilitats que es requeriran i una infinitat d’informació necessaris per garantir l’èxit del projecte.

Tens dubtes de com començar?

Moltes persones opten per un ampli plec de requisits i consideracions, així com pla de treball i fites clau.

Per realitzar aquest document tan detallat, on quedi ben clar el paper que cadascú jugarà durant tot el projecte, cal una forta inversió en temps, cosa que en moltes ocasions pot provocar retards en l’inici del projecte i que quedi desactualitzat tot just començar la seva execució.

L’eina que et presento en aquest article pot ser una gran manera d’establir tot allò necessari, i només allò necessari, per començar a rodar com més aviat millor. El Project Brief. T’animes?

Guia per Escriure un Project Brief

Quan t’involucren en un projecte, o simplement creus que aquest projecte pot afectar una determinada línia de treball, i necessites obtenir-ne informació, moltes vegades comences una aventura, on et pots enfrontar a plecs de nombroses pàgines detallades, manca d’informació, constant recerca de persones amb informació i altres perícies que, en certs casos fins i tot et pot fer desistir. Aquí penses, si ningú no m’ha posat en context, potser no m’afecti, encara que jo juraria que sí.

Però, i si tothom pogués entendre en menys de 10 o 15 minuts de què va el teu projecte? Ja només això sona desitjable, i si aprofundim una mica:

• Ser clar i concís sempre ajuda més que haver de donar mil explicacions, en un món en què segur que no sobra és… temps! Explica clarament el propòsit del projecte i com ajudarà l’empresa i la consecució dels seus objectius estratègics.
• Comprendre l’impacte , no només al mercat sinó també dins de la companyia, d’una sola ullada és un factor fonamental per valorar la importància del projecte i poder prendre decisions clau sobre això.
• Alineació total , no només dels participants del projecte, sinó dels participants de l’organització i fins i tot clients potencials. No tothom ha d’estar-hi implicat a temps complet, i conèixer de manera clara el projecte facilitarà l’actuació d’artistes convidats puntualment.
• Sents que durant els projectes es parla molt de temes intranscendents i això fa perdre interès? Si es té clar el perquè del projecte i els resultats esperats, facilita en gran mesura una comunicació fluida entre tots els interessats , que no dubtaran a unir-se a la conversa en lloc d’estar en un segon pla fins al final. Proporciona diàlegs transcendents per a la consecució dels objectius sense perdre’s en detalls menys importants.
• Els riscos menys desitjats, segons el famós corol·lari a la Llei de Murphy (“Alguna cosa que pugui anar malament, anirà malament en el pitjor moment possible”), solen estar molt amagats, i amb molta probabilitat algú els hauria aixecat si fos conscient de l’abast del projecte. No perdis l’oportunitat, fes-te entendre fàcil i evita riscos innecessaris .
• Entenent bé la hipòtesi i les seves mètriques de validació, qualsevol podrà, en fases primerenques, valorar si aquest projecte serà un èxit total o frenar-lo per invertir el pressupost d’una altra manera.

No ens perdem en detalls i naveguem per aquesta excitant eina.

Creant un Agile Project Brief Efectiu

Però espera, Agile? Quina és la diferència? Sent l’objectiu similar, el món en què es maneja la gestió de projectes està en canvi constant de context. I aquests canvis porten de la mà diferents alternatives en el desenvolupament d’un projecte, i fins i tot pot ser que porti un canvi d’enfocament! Si hi ha canvis, per què no recollir-los de manera periòdica i que ningú no es quedi enrere, o desactualitzat?

No només això, en un Agile Project Brief, el que és interessant no està en què es farà i quin és el pla d’execució, sinó en centrar-se a explicar molt bé el perquè del projecte, quins objectius persegueix, quina hipòtesi valida i amb quines mètriques ho comprovarem.

Elements clau d’un Agile Project Brief

Començo el meu projecte, i ara què? En enfrontar-se a la redacció d’un Project Brief, hi ha certes consideracions que cal tenir en compte, i que d’una manera o altra han d’aparèixer:

• Un document així ha de tenir ben descrit el context . Això és, la necessitat ben clara i com el projecte pretén cobrir-la, o l’avantatge competitiu que s’espera assolir amb l’execució del projecte.
• Per cobrir aquest propòsit descrit anteriorment, cal marcar clarament els objectius que persegueix el projecte , i com aquests s’alineen amb l’estratègia organitzativa, de manera que s’entengui clarament com aquest projecte contribuirà a les metes perseguides per l’organització.
• Com sabrem si aquests objectius s’assoleixen? És essencial definir unes mètriques clau que ens indiquin en tot moment si el projecte contribueix als objectius. Serà la manera que tinguem de validar la nostra hipòtesi de valor. Més endavant parlarem de pràctiques en la gestió de projectes i com aquestes mètriques ens ajudaran a detectar l’èxit d’un projecte a les primeres fases.
• Quin equip liderarà el projecte? Identifica les persones involucrades dels diferents departaments, sponsors principals, representants del client i altres interessats que hi participaran de manera activa. No ens limitem a anomenar cap de projecte i departament, ja que això ens limitarà durant l’evolució del projecte.
• Establir límits definint l’ abast , no es tracta de definir tots els requisits, sí que deixar clar què contemplem, i el que pot resultar més difícil i alhora més aclaridor, què NO valorem fer en aquest projecte. Estableix límits clars.
• La majoria de vegades s’inclou un pla de projecte detallat amb dates, la qual cosa requereix una anàlisi detallada en profunditat, i aniria més alineat a un Project Plan que a un Project Brief. El que sí que és important és tenir un full de ruta, amb els lliurables més destacats del projecte i dates estimades de validació, per alinear tota l’organització i gestionar possibles dependències amb altres projectes. Això també ajudarà a establir prioritats i oferir una visió global… sense invertir gaire temps!

Aplicant Agile al Desenvolupament de Projectes

Ja tenim el Project Brief a la nostra carpeta de xarxa compartit amb tothom, i ara què? Comença la part més interessant, l’execució del projecte! I això d’Agile no només és al nom.

Com Agile Transforma la Planificació i Execució de Projectes

Com hem comentat prèviament, alguns dels aspectes del Project Brief estan orientats a com mesurarem l’èxit del projecte o, per contra, frenar-lo abans d’invertir massa diners en alguna cosa que a la vista no funcionarà. Per això, no només cal tenir un document fàcil d’entendre si no va acompanyat d’una manera d’actuar.

Un Agile Project Brief és un document senzill, no obvi per redactar, que permet iniciar el projecte de manera ràpida sense perdre l’oportunitat del mercat. D’altra banda, si a més a més el projecte està definit per lliurables de valor que es van alliberant a mesura que avança, això no permetrà anar avaluant l’impacte mitjançant les mètriques, i així detectar ràpidament si ens acostem als objectius o, per contra, hem de recalcular. Tal com es pot intuir, un Agile Project Brief és un document viu que caldrà mantenir actualitzat perquè ningú no es quedi enrere i no es perdi l’alineació.

Agile Development In Brief: Procés i Pràctiques

Com qualsevol procés Agile, aquest està enfocat a la inspecció i adaptació. En la gestió de projectes àgils són molt recomanables els cicles OODA:

• Observar : Recopilar informació rellevant de l’entorn i identificar tendències o riscs.
• Orientar : Analitzar la informació anterior i comprendre la situació actual
• Decidir : Avaluar les opcions disponibles i seleccionar la millor estratègia per abordar la situació.
• Actuar : Implementar l’estratègia seleccionada i tornar a observar l’entorn per entendre com els canvis estan afectant.

És un cicle iteratiu que permet anar avaluant limpacte en cada situació. Aquí podria valer qualsevol model basat en el cicle PDCA (Pla-Do-Check-Act) de Deming. Frameworks com Scrum o pràctiques de Kanban afavoreixen aquest tipus de cicles de millora. Per saber més sobre els cicles OODA pots revisar aquest enllaç .

Per acompanyar aquesta estratègia, i obtenir resultats d’èxit del projecte tan aviat com sigui possible, el projecte es pot descompondre utilitzant la tècnica de WBS, recollida al PMBok, dividint el projecte en diferents àmbits, i dins de cadascun dels àmbits en lliurables a usuari. Aquesta tècnica és molt recomanable combinar-la amb processos de priorització (WSJF, MoSCoW, Impact Mapping, Kano…) i roadmapping. Això últim està recollit a l’Agile Project Brief per entendre els temps del projecte. Una tècnica que recomanem és l’User Story Mapping, ja que combina la descomposició del projecte amb el Roadmap.

Per acabar, un dels apartats del Project Brief són les persones involucrades, en molts casos de diferents departaments. És molt important que aquestes persones estiguin en comunicació constant i actuïn com un equip multidisciplinari, amb els seus propis processos.

Eines i Plantilles per al Project Brief Àgil

La bellesa d’Agile rau en la seva flexibilitat, i això s’estén a les eines i les plantilles que utilitza per documentar i gestionar el seu projecte.

Seleccionant l’Eina Adequada pel teu Equip

L’eina perfecta és aquella que l’equip realment fa servir. Sona simple, però trobar una eina que s’adapti a la manera de treballar del teu equip i no al revés, pot ser tan desafiant com dur a terme el projecte amb èxit.

Quina eina utilitza la teva organització per a documentació i seguiment de projectes? Quan còmodes se senten els equips utilitzant-la? És un bon punt de partida per seleccionar-ne l’adequada.

Aquí en van algunes de les que utilitzem: Miro, Canva, JIRA, o la pròpia suite d’Office (Word, Power Point…), utilitzant-lo de manera que la informació sigui accessible per a tots els interessats, per exemple mitjançant el mateix Sharepoint de Microsoft Teams.

Personalitzant Plantilles de Project Brief per a Necessitats Específiques

No hi ha un patró per a tothom. La clau és adaptar i personalitzar aquestes plantilles perquè s’ajustin a les necessitats específiques de cada context. Sigues lliure de modificar o afegir apartats. El més important és no perdre l’essència i l’objectiu.

Pensa en això com a triar el vestit perfecte: prou formal per ser pres de debò, i prou còmode per córrer una marató.

Exemple real d‟un projecte d‟implantació d‟un CRM

Si encara tens dubtes i vols veure’l a la pràctica, a continuació, adaptem un exemple real d’un projecte amb envergadura.

Propòsit :

L’empresa ha experimentat un creixement significatiu a la base de clients en els últims anys, cosa que ha generat la necessitat de millorar la gestió de relacions amb els clients per mantenir la qualitat del servei i la satisfacció del client. Actualment, l’empresa no té un sistema centralitzat per gestionar la informació dels clients, cosa que dificulta la personalització del servei i la identificació d’oportunitats de vendes addicionals. El projecte d‟implementació d‟un Sistema de Gestió de Clients (CRM) té com a objectiu abordar aquesta necessitat en proporcionar una plataforma integral per a la gestió eficient de les interaccions amb els clients i la seva traçabilitat.

Objectius i mètriques:

• Permetre a lempresa gestionar de manera efectiva la informació dels clients.
  • Augment del 20% en la precisió de la informació dels clients registrada al sistema de CRM en comparació amb els sistemes anteriors.
  • Reducció del 30% del temps dedicat per l’equip d’atenció al client a cercar informació dels clients, gràcies a l’accessibilitat millorada.
  • Increment del 15% a la taxa de resposta a consultes de clients a causa de la capacitat millorada d’accedir ràpidament a la informació rellevant del client.
• Millorar la qualitat del servei al client mitjançant la personalització de les interaccions i el seguiment proactiu de les necessitats i preocupacions dels clients.
  • Augment del 25% en la qualificació mitjana de satisfacció del client, basat en enquestes post-interacció que avaluen la personalització i rellevància percebuda de les interaccions.
  • Reducció del 20% en el temps mitjà de resolució de problemes dels clients, gràcies a la capacitat millorada de l’equip d’atenció al client per anticipar i abordar proactivament les necessitats i les preocupacions dels clients.
  • Increment del 10% en la retenció de clients, mesurat per la taxa de retenció de clients en comparació del mateix període de l’any anterior.
• Facilitar el procés de vendes mitjançant la identificació doportunitats de venda creuada i upselling basades en lanàlisi de dades de clients.
  • Augment del 15% en el valor mitjà de les transaccions dels clients a causa d’una major eficàcia en la identificació i l’aprofitament d’oportunitats de venda creuada i upselling.
  • Increment del 20% a la taxa de conversió d’oportunitats de venda creuada i upselling identificades, mesurat pel percentatge d’oportunitats que es converteixen en vendes addicionals.
  • Reducció del 10% en la taxa d’abandonament del carretó de compres en línia, gràcies a recomanacions de productes personalitzades basades en l’anàlisi de dades de clients.

Abast del projecte:

El projecte inclourà:

• Personalització i implementació de la solució seleccionada.
• Migració de dades de clients existents al nou sistema.
• Capacitació del personal en lús del sistema de CRM.

El projecte no inclourà:

• Desenvolupament de funcionalitats personalitzades no relacionades amb la gestió de clients.
• Integració amb sistemes heretats no compatibles amb la solució de CRM seleccionada.

Riscos : Seguiment de riscos:

• Dades Inexactes o Incomplets. Pla dacció: Avaluar taxa derror de la base de dades actual. Estat: In Progress. Data final: 01/04.
• Seguretat de dades: Pla d’acció: Implementar controls d’encriptació a cadascun dels mòduls amb dades sensibles. Estat: To Do. Data final: 15/07.

Roadmap i equip de treball: Una bona pràctica per fer el Roadmap és descompondre el projecte en lliurables, utilitzant l’eina WBS descrita en apartats anteriors. Això permetrà implementar la solució de manera iterativa i avaluant resultats. Per a l’equip de treball aquí es descriuen els integrants de cadascun dels departaments que formaran part del projecte.

Aprenentatges: La manera de treballar iterativa i incremental permet avaluar el procés de treball i trobar oportunitats de millora. Utilitza un espai per recopilar aquestes millores i el seu impacte a la feina de l’equip!

En conclusió, crear un Agile Project Brief efectiu és tant un art com una ciència. Requereix claredat i adaptabilitat per navegar per les aigües sovint turbulentes de la gestió de projectes. Segueix aquestes pautes, i estaràs ben encaminat cap a la creació d’un document que no només guiï el teu equip cap a l’èxit, sinó que també demostri que el viatge, tot i ser ple d’incerteses, pot ser una aventura emocionant i gratificant.

Comencem?