Estàs en un projecte i… sents que tot és prioritari i que les tasques s’acumulen? Si és així, és hora de definir prioritats i gestionar el teu backlog.

En el desenvolupament àgil, el producte backlog management o gestió del backlog és clau per mantenir, de manera continuada l’enfocament en els objectius, ajustant prioritats del producte o projecte de manera dinàmica i eficaç. I així, aprofitar al màxim els recursos a cada esprint. Aconseguir això és gairebé un art.

Queda’t amb nosaltres i t’explicarem què és el product backlog, com s’organitza i es prioritza, la gestió i els responsables en cada pas. I tot això, sense perdre el cap.

Comencem!

Què és un Product Backlog?

Un product backlog és una llista prioritzada i dinàmica (canvia cada esprint) de les funcionalitats , millores i requisits necessaris per al producte o projecte que es duu a terme. Funciona com a única font de treball per a l’equip. Ni més ni menys. Senzill, oi?

I el més important: cada equip té un únic producte backlog. No podeu tenir múltiples fonts de treball. Tots els orígens de la demanda han d’estar integrats per prioritzar i visibilitzar els objectius de manera adequada. Aquesta acció, a més, millora el flux de treball dels equips.

Què vol dir ‘backlog’ en la gestió de projectes?

A project management un backlog és una llista de totes les tasques encara per realitzar dins del projecte, prioritzades per ajudar a portar el projecte a bon terme de la manera més eficient possible.

En entorns agili, el backlog pren un paper diferent: no és només una llista de tasques, sinó totes les idees, funcionalitats i millores potencials del producte. Aquí, cada element es prioritza amb l’objectiu de proporcionar valor incremental, assegurant lliuraments continus i alineats amb les necessitats de l’usuari. Aquest enfocament no només millora l’organització, sinó que permet que els equips tinguin un lliurament continu de valor, especialment en equips que treballen sota metodologies com Scrum o Kanban .

Gestió i organització del Product Backlog

Gestionar el P roduct Backlog NO és fer una llista interminable de tasques pendents. Es tracta d’organitzar, prioritzar i avaluar cada tasca per entendre el seu veritable valor al projecte.

A través del P roduct Backlog management, els equips identifiquen les tasques que realment importen i aporten valor, afegint només els elements necessaris per avançar en la direcció correcta. I així optimitzen el temps i els recursos utilitzats.

Aconseguir això… és tot un art.

Qui és responsable d’ordenar el producte backlog?

El Product Owner (PO) és el responsable directe d’ordenar els elements del backlog. Aquesta responsabilitat implica prioritzar segons la visió del producte, tenint en compte les necessitats del negoci, la viabilitat tècnica i el feedback dels stakeholders.

Tanmateix, prioritzar no vol dir decidir de manera aïllada. La priorització es duu a terme al costat de S takeholders així com amb la resta de les persones que estan involucrades a l’equip. Tots els àmbits (negoci, tecnologia, màrqueting…) han d’anar alineats i entendre bé les prioritats per evitar el malbaratament i maximitzar el valor.

La definició de prioritats i ordenar cada ítem és un exercici de total transparència .

Com organitzar els elements al backlog?

Per organitzar i prioritzar un backlog, hi ha diverses tècniques que permeten maximitzar el valor de cada tasca per a l’usuari i el negoci. No tot es pot desenvolupar alhora, per tant, la priorització és essencial per assegurar-se que l’equip estigui centrat en allò que realment marca la diferència. A més, aquestes tècniques ajuden a eliminar tasques que no aporten tant i que podrien ser només una pèrdua de temps i recursos.

Aquestes són algunes de les tècniques més utilitzades:

• RICE : Aquesta tècnica té en compte quatre factors: Reach (abast), Impact (impacte), Confidence (confiança) i Effort (esforç). Bàsicament, doneu una puntuació a cada tasca segons quants usuaris seran afectats, el nivell d’impacte, com de segur esteu de les estimacions i l’esforç que implica. Així, aconsegueixes prioritzar de forma objectiva, posant l’equip a treballar en allò que realment importa.
• WSJF (Weighted Shortest Job First): Aquesta tècnica es basa a prioritzar aquelles tasques que aporten més valor en relació amb l’esforç necessari. S’analitza el valor per al negoci, el valor per a l’usuari, i la mida o l’esforç requerit, i es calcula una puntuació per a cada tasca. Amb aquesta puntuació, us assegureu que l’equip s’enfoca en el que té més retorn a curt termini, minimitzant el cost d’oportunitat.
• Business Value: Aquí ens enfoquem en el valor que cada tasca aporta directament al negoci. Avaluem cada ítem segons el potencial per augmentar ingressos, reduir costos o millorar la satisfacció del client. És una tècnica senzilla i fàcil d’entendre, però té el repte de ser una cosa subjectiva, ja que allò que es considera “valor per al negoci” pot variar segons qui ho miri.

Amb aquestes tècniques, la gestió del Product Backlog es converteix en una eina estratègica que et permet mantenir l’equip enfocat en allò més important, maximitzant el valor lliurat a l’usuari i optimitzant l’ús de recursos per arribar al mercat com més aviat millor.

Descobreix els elements i els atributs del Product Backlog amb exemples

Per gestionar eficaçment el product backlog , cada element —conegut com a product backlog item (PBI)— ha de tenir atributs clars i senzills d’entendre, que en facilitin la priorització i l’execució. Aquests atributs permeten a lequip avaluar el valor, lesforç necessari i la prioritat de cada tasca, assegurant que el backlog es mantingui alineat amb els objectius del producte. I així també, facilitar-ne la transparència.

Tot PBI hauria de tenir:

• Descripció del treball: Què cal fer? Per exemple, “desenvolupar funcionalitat de restabliment de contrasenyes”. Descripció precisa perquè qualsevol membre de l’equip pugui entendre la tasca sense ambigüitats.
  
• Valor esperat: Què ens aporta? Què guanyem? Pot ser una funcionalitat nova, una solució a un error, o una millora de rendiment. Per exemple, “incrementar la taxa de conversió”.
  
• Acceptance criteria (o criteri d’acceptació): Què ha de complir per donar-ho per OK? Defineix les condicions que ha de complir perquè l’ítem sigui funcional i es pugui donar per acabat.
  
• Esforç estimat: Quant ens costa fer-ho? Es pot mesurar en estimació d’hores o punts d’història. Atribuir un esforç estimat ajuda a gestionar el temps i els recursos de l’equip, evitant sobrecarregar l’esprint.
  
• Prioritat: Quant urgent és fer-ho? La prioritat ha d’anar alineada amb l’impacte de l’element. Una alta prioritat sol anar de la mà d’un alt valor/impacte (i viceversa).
  
• Informació addicional : Qualsevol detall addicional com el disseny gràfic necessari, feedbacks dels usuaris d’ítems anteriors, dependències… Tot el que ajudi a realitzar l’ítem ia assegurar que cada tasca estigui a punt per ser treballada sense retards.

Quan es considera complet un Product Backlog ítem?

Un backlog ítem o PBI es considera complet quan compleix els criteris d’acceptació definits per l’equip i està llest per ser desplegat, lliurat al client o per integrar-se al producte. És a dir, l’equip és qui dóna per finalitzat un ítem.

Aquest estat s’assoleix després de la validació i el feedback dels Stakeholders (al llarg de l’esprint oa les sessions de Sprint Review), garantint que l’element compleix els estàndards de qualitat i funcionalitat requerits. La transparència i retroalimentació entre els diferents actors que intervenen (equip, Stakeholders …) és clau per establir aquests criteris.

Qui és responsable de la mida dels ítems del Product Backlog

La responsabilitat de definir la mida dels backlog ítems recau a l’equip de desenvolupament en col·laboració amb el Product Owner. A través de pràctiques com Planning Poker o tècnica d’estimació d’esforços (quant ens va costar una cosa semblant la darrera vegada?), l’equip estima la mida de cada tasca.

Aquesta estimació és clau per determinar l’abast de cada esprint i evitar l’acumulació d’un backlog massa gran. La capacitat a cada esprint és finita, per la qual cosa és important invertir el temps suficient en definir la mida de cada ítem.

Eines i pràctiques per al backlog management

Al mercat hi ha múltiples eines que simplifiquen l’administració del backlog en un ambient col·laboratiu i transparent per a l’equip de treball. Aquestes eines permeten registrar i classificar les tasques de manera àgil i en línia, mantenint tots els implicats alineats amb els propòsits del projecte.

Actualment, les plataformes més populars per al desenvolupament àgil de programari i altres tipus de projectes són Jira i Trello; aquestes eines d’Atlassian faciliten la gestió i optimització col·laborativa en línia del backlog de manera transparent.

Refinement del backlog i retroalimentació de stakeholders

El procés de refinament del backlog és una reunió important que els equips utilitzen per mantenir actualitzat i organitzat el backlog de tasques pendents. Durant aquestes sessions recurrents (per exemple setmanalment), es revisen i prioritzen els elements del backlog tenint en compte el feedback de les parts interessades i adaptant-se així a les necessitats canviants del projecte. En general, aquestes sessions duren al voltant de 2 hores i involucren tots els membres de l’equip.

Conclusió

La gestió de backlog és clau per assegurar el focus i mantenir la direcció en els projectes agili . Un backlog organitzat per prioritats clares i en col·laboració amb tots els rols clau, permet als equips avançar més ràpid i sent més eficients cap al lliurament dun producte de qualitat.