Segurament has sentit alguna vegada alguna cosa sobre els colls d’ampolla , però què són exactament? Potser hi ha un o més en aquests moments a la teva empresa. En aquest article parlarem sobre ells i com comprendre’ls, identificar-los i minimitzar-los
Introducció als colls d’ampolla
Un coll d’ampolla és aquell punt o tros de la nostra cadena de subministrament, o dins del nostre flux de procés, on per un motiu o altre hi ha un o més bloquejos. Depenent del seu origen, mida i circumstàncies específiques aquests bloquejos poden tenir diferents tipus dimpacte, i és important identificar-los i treballar amb ells, abans que tarrigui laigua al coll.
Un coll d’ampolla és de vegades difícil d’identificar i fins i tot de vegades difícil d’entendre les causes que el van originar. Un coll d’ampolla pot ser degut a falles en els equips o sistemes, capacitat insuficient o mal planificada, processos que requereixen millora, i moltes causes més, que caldrà comprendre i analitzar detalladament iniciant un procés de millora contínua, on sempre hi haurà més oportunitats per millorar.
Impacte dels colls d´ampolla en producció
Depenent de l’origen i les causes, un coll d’ampolla pot tenir tot tipus d’impactes, algunes vegades lleus i de fàcil solució i altres vegades complicats o fins i tot complexos i abstractes, i per als quals necessitarem fer ús de diferents eines, segons el cas.
Vegem-ne un exemple:
Tinc un restaurant d’hamburgueses, i el meu proveïdor de pa té els seus colls d’ampolla. Un dia em diu que aquell matí, no em podrà entregar les 100 peces diàries que necessito, així que m’enfronto a un problema imprevist.
En aquest cas, encara que és un coll d’ampolla que em causarà problemes, és relativament possible solucionar-ho el mateix dia amb accions ràpides i senzilles com ara comprar per aquesta ocasió el pa en algun altre lloc. Això potser afectarà la qualitat del meu producte, ja que potser les meves hamburgueses tindran un altre sabor, oa alguns clients pot no agradar-los el canvi, però és la solució que puc tenir en aquell moment, i sigui com sigui, vaig aconseguir tenir pa, i no hauré de tancar aquell dia.
Però imaginem-ne un altre exemple. Tinc una fàbrica on produeixo un xampú molt especialitzat amb una fórmula molt específica per a certs tipus i situacions de cabells. Aquest xampú conté en la seva fórmula l’ingredient XXZ. Un dia em falla el proveïdor d’aquest ingredient. Ara sí que tindré un problema complex de resoldre, ja que no hi ha accions ràpides que pugui prendre. I no puc canviar la fórmula del meu xampou en aquest moment, ja que un canvi requereix proves i reformulacions. No només tindré una disminució en la producció que afectarà els meus lliuraments al client, sinó que tindré costos extra derivats de molts factors, com a utilització de la planta, personal al qual encara que no hi hagi producció pagaré, i molts altres més.
Identificació de colls d’ampolla a la cadena productiva
Pensant en l’exemple del shampoo, és evident la necessitat que cal prevenir aquestes situacions, i tenir una planificació on puguem considerar els diferents tipus de colls d’ampolla que podríem tenir, el seu impacte i com reaccionar en cas que passin.
Hi ha vegades fins i tot que el nostre procés ja és ple de colls d’ampolla amb riscos potencials forts i no ens n’hem adonat.
Com els podem identificar?
Primer de tot cal mapejar el nostre procés, el nostre flux de treball. Comprendre les fases dels nostres cicles productius, i els insums i rols participants a cadascuna, ens ajudarà tant a detectar els colls d’ampolla actuals com a adonar-nos de la probabilitat de tenir-ne de nous.
En analitzar els fluxos cal prestar una atenció especial als temps de procés, ia la seqüenciació d’activitats. Tota aquesta anàlisi, encara que consumeix temps, realment ens portarà molts beneficis. Quina de les parts del nostre flux representa un risc crític o un possible coll d’ampolla? Quins impactes em causaran cada tipus de coll d’ampolla? I quins hauria de resoldre primer? I Com?
En el nostre exemple del shampoo, pot ser que en analitzar el flux de producció vegem que un determinat el nostre ingredient XXZ , és produït només per tres fabricants al nostre país. Nosaltres ho comprem només a un d’ells, i la utilització d’aquest ingredient és un pas crític del nostre procés, ja que fins després d’integrar-lo a la fórmula és quan podem integrar tota la resta. Totes les fases del procés depenen de la integració de XXZ a la fórmula. En fer aquesta anàlisi potser podríem veure la necessitat d’avaluar els altres dos proveïdors per poder resoldre qualsevol contingència.
I això implica una anàlisi de temps de cicle, rutes, temps de lliurament, preus i altres variables a tenir en compte.
És clar, per arribar a aquesta conclusió, cal una anàlisi exhaustiva, i la utilització de diferents eines, però identificar-ho és el primer pas. Estar conscients de l‟existència d‟aquests colls d‟ampolla i plantejar-nos escenaris reals basats en dades per mitigar-los.
Principals causes dels colls d’ampolla a la producció
Hi ha moltes raons per les que podem tenir colls d’ampolla al nostre flux. Realment no hi ha una sola recepta per trobar-los, però, hi ha algunes categories dels mateixos que podem esmentar:
-Factor Humà: ja sigui que necessitem més persones involucrades en el nostre procés, diferents rols, més entrenament, etc.
-Sistemes: utilitzem els sistemes adequats? Hi ha millors opcions? Tenim errors recurrents en aquests?
-Ineficiències al nostre flux, on són les oportunitats de millora? què està fallant? com podem millorar?, hi ha algun framework que ens podria ajudar?
Ineficiències en el flux de treball i la logística
Parlarem de l’última causa, que és la que té a veure amb errors en el nostre flux o cadena de subministrament. La nostra cadena de subministrament és el flux de moviment dels nostres béns i serveis des de la seva creació fins al moment que estan amb el client final. Són tots els passos o anelles necessàries perquè el nostre producte o servei estigui en mans del nostre client.
A la nostra cadena de subministrament poden fallar diverses coses que també requereixen una anàlisi profunda per identificar-les i solucionar-les, però tenim algunes causes freqüents: mal maneig de la informació, factor humà, retreballs, rutes ineficients (ja siguin físiques o virtuals), problemes de priorització i emmagatzematge i comunicació. I moltes vegades tot ve des de la manca de mètriques o indicadors que encara que ens serien d’ajuda no en tenim actualment.
Tornant al nostre exemple de les hamburgueses. Imaginem que jo no tinc una estimació de quantes hamburgueses venc normalment cada dia, vaig sent espontani i tinc càlculs aproximats en la meva ment només perquè porto el meu negoci de manera molt espontània. En aquest cas el meu negoci està en una situació molt vulnerable davant de situacions inesperades i puc d’un moment a l’altre veure’m al mig de molts colls d’ampolla.
És veritat que a la vida hi ha molts canvis, i els plans canvien, però els plans són importants, plans flexibles i adaptables que esmorteeixin els colls d’ampolla.
Manca de sincronització a la cadena de subministrament
Els fluxos no sempre són simples, i cal veure la manera de coordinar i organitzar la nostra cadena per evitar impactes grans.
Hi ha un efecte en la manca de sincronització de la cadena de subministrament anomenat Efecte Bullwhip. En aquest efecte veiem que tot petit canvi a la cadena, es pot exponenciar al llarg i crear caos majors.
Tornem a l’exemple de l’hamburguesa retrocedint alguns passos.
Suposem la cadena següent:
Baula 1: Collita de blat al camp.
Baula 2: Molit del blat i creació de farina a fàbrica de farina.
Baula 3: Fàbrica de Pa reuneix els ingredients de la farina entre ells els de la baula 2 i els envia a producció per produir el pa.
Baula 3 paral·lela: totes les cadenes de subministrament dels altres ingredients de la meva hamburguesa: formatge, pa, verdures, salses, plats)
Baula 4: El meu restaurant rep el pa i els altres ingredients i faig les hamburgueses.
El que l’efecte Bullwhip ens diu és que si a la collita de blat hi ha algun problema, encara que sigui petit, que impedeixi complir amb la demanda, l’afectació que jo puc tenir al meu restaurant serà molt més gran, ja que l’efecte s’exponenciarà.
I això suposant que l’únic problema sigui amb el blat, si hi ha problemes amb els altres ingredients, puc caure en un gran caos.
Estratègies eficaces per gestionar i eliminar colls d’ampolla
Aleshores pensant en tot allò que pot sortir malament tant als colls d’ampolla que depenen de nosaltres com als que depenen dels altres, què podem fer?
- Comprèn la situació actual que té la teva empresa. Quins colls de botella tens? Quins és possible que tinguis? Un diagnòstic del teu procés a temps t’evitarà molts mals de cap futurs. És important tenir la fotografia actual i entendre el més detalladament ia fons possible totes les arestes dels teus processos i dels problemes que podrien sorgir. És millor anticipar-s’hi.
- Mapeja el teu procés i detecta les teves oportunitats de millora. Detecta tots aquells punts on és possible tenir millores que mitiguin els teus riscs. Mapeja fins i tot en la mesura del possible els processos dels teus proveïdors, i fins i tot anticipa’t als possibles canvis dels teus clients.
- Prioritza les teves accions. Comença per allò que t’ajudarà més i allò que et doni més valor.
- Mesura i tingues un pla. Però recorda que els plans canvien i és important deixar buit per als canvis. Cal ser adaptable.
- Tingues clars els objectius que busques, i com els mesuraràs.
I si necessites ajuda per detectar i gestionar tot això, no et preocupis, et pots ajudar!
