Fonaments dels Fluxos de Treball

Un flux de treball és una eina que, tot i que sempre ha estat utilitzada, de vegades no té el valor que mereix dins dels nostres projectes o activitats.

Però què és exactament?

És plasmar les activitats que requerim per completar un procés o tasca, de manera ordenada, sense ometre detalls i de manera seqüencial.

D’alguna manera és com si fos una recepta, per exemple, per dur a terme el pas A, abans he de complir abans determinats criteris o condicions inicials, i després del pas A, i en complir també amb les especificacions del mateix, puc passar, al B, al C i així successivament.

És important esmentar que hi ha diferents tipus de fluxos de treball, i no hi ha un sol motlle on càpiguen tots. hi ha fluxos lineals i fluxos més complexos que poden involucrar cicles o loops. Depenent del tipus de flux de què es tracti trobarem diferents detonadors de l’inici del procés. I per descomptat diferents característiques dels mateixos.

Importància dels Fluxos de treball a les Empreses Modernes

Avui dia és més important que mai davant la quantitat tan gran d’informació que ens envolta, comptar amb fluxos de treball ben definits. A més de mostrar-nos els passos necessaris, en un flux de treball també podem trobar molta informació de suport.

Al món actual això és cada vegada més important ja que és vital comptar amb especificacions clares de com es fa alguna cosa dins de la nostra empresa, per poder resoldre ambigüitats i crear un ambient de certesa tant dins de la nostra empresa com cap als nostres clients. Doncs comptar amb un bon flux de treball, sempre es reflectirà també cap a l’exterior.

Les regles de negoci definides per nosaltres per garantir que puguem passar al següent pas quan l’anterior estigui complet amb èxit d’acord amb els criteris que el negoci requereixi per això, són una pedra angular dins del nostre flux.

Cada cop que hi ha transferència de dades ja sigui entre sistemes o entre humans, el flux de treball existeix. No és una cosa que puguem evadir, però una vegada entenent els beneficis que ens porten tampoc no ho voldrem fer.

En tenir fluxos de treball ben definits, se’ns obrirà un univers de possibilitats de tota mena, millora contínua, innovació, noves oportunitats, millor posicionament, percepció, fins i tot majors guanys en determinat moment, i per descomptat més qualitat.

Definició i components clau d’un fluix de treball

Si poguéssim definir de manera senzilla els passos d’un flux de treball veuríem que encara que tots són diferents entre si, i hi ha molts canvis depenent del tipus d’indústria, client, condicions, ambient, eines i mida, tots tenen bàsicament 3 components:

• Un component detonador: Què és el que desencadena o inicia el nostre flux. Una cosa que passa i desencadena un procés. Si el nostre procés és lineal, segurament serà un esdeveniment extern, per exemple, una comanda d’un client. Si el nostre procés és un cicle, la fi del cicle anterior desencadena el nou, per exemple els processos de la banca d’inversió. Un detonador pot ser també una sèrie de passos o criteris que han de succeir perquè comenci el procés. Per exemple, per mesurar el diàmetre de les partícules de calamarsa que cauen a la península ha de ploure abans, i pedregar.
• Cos: És a dir la sèrie de passos que cal seguir fins a completar-ho. Més endavant veurem un petit exemple però són totes aquelles activitats o tasques que succeeixen a la línia del temps que va des que el component detonador apareix fins a la fi del nostre procés.
• Fi: Aquest és el moment en què podem donar el nostre procés per acabat, sempre que es compleixin els criteris de validació per això. A l’exemple de la calamarsa, podria establir una sèrie de mesures que en complir-les puc donar per acabat l’estudi.

Exemple de Flux senzill

Un exemple de flux senzill de treball podria ser el següent:

Suposem que estem en un forn on tots els nostres pans tenen el mateix procés, excepte un lleuger canvi al final:

El flux podria veure’s així:

Detonador: El client ens sol·licita 5 pans de llavors, 2 de ceba, i 3 de tomàquet amb olives.

Cos:

• Prendre del prestatge esquerre de la cuina, 200 grams de Farina del costal amb l’etiqueta que diu “Harina”
• Col·locar la farina a la placa central de la cuina, prèvia neteja de la mateixa (Veure flux de treball de Neteja)
• Escampar-la deixant un buit al mig com ho mostra el diagrama i afegir-hi 200 ml d’aigua purificada
• Amassar fins a tenir una massa com la del diagrama.
• Afegir segons sigui el cas el següent:
  • 50 grams del pot de llavors si és pa de llavors
  • 50 grams de ceba del flascó etiquetat com a “cebes per a pa” de la nevera si és pa de ceba
  • 50 grams de barreja de tomàquet i olives de la nevera del flascó etiquetat com a “barreja de tomàquet i olives” si és pa de tomàquet i olives
• Enfornar a 200 graus centígrads al forn.
• Verificar que el pa compleix els criteris de qualitat en aspecte enumerats al document “Criteris de Qualitat Aspecte Pan”
• Empacar el pa

Com podem veure encara que el procés és molt minuciós, aquest flux de treball disminueix la complexitat i fa que els estàndards de qualitat i homogeneïtat del nostre procés sigui alta.

Encara que a simple vista pogués semblar que tenir un procés tan detallat i definit pogués resultar arcaic i burocràtic, comptar amb fluxos de treball en veritat ens ajuda a innovar.

Com que tenim la imatge clara de com fem avui les coses podem tenir més claredat de passos on podríem millorar, o afegir un valor nou així com detecció d’oportunitats infinites.

Sense aquesta visió la nostra innovació pot quedar-se en desitjos intangibles i abstractes, ja que sempre és necessari tenir clar d’on venim per veure on anem.

Una cosa que també és indubtable és que tenir un flux de treball ben definit augmenta la qualitat del nostre producte o servei.

Per això pensem en la gran quantitat dempreses avui en dia que tenen una experiència dusuari igual en qualsevol de les seves sucursals. Aquest és un fenomen que cada dia creix més i on les empreses es preocupen perquè l’experiència que un client tingui en una de les seves sucursals, sigui exactament igual que en una altra. Això no només redueix la complexitat per als empleats, sinó que genera confiança en els clients ja que saben bé que poden esperar de la visita a l’establiment. I aquesta experiència pot anar millorant i millorant cada cop més.

I com? Doncs un flux de treball també ens ajuda a detectar oportunitats de millora contínua ia ser capaços de resoldre problemes i incidències de manera més ràpida. I és clar en tenir-ho així eventualment podríem pensar fins i tot a automatitzar-ho.

Un altre benefici dels fluxos de treball és que ajuden els empleats a autogestionar-se. Com que el procés és tan clar per a tothom, el micromanagement no hi té cabuda. Cada empleat sap bé quin és el propòsit de lempresa i com dur a terme els processos. I això fa també que sigui més fàcil i transparent per a tothom proposar millores.

Automatització i Eines de Fluxos de Treball

Hi ha moltes eines avui dia que ens ajuden a gestionar els nostres fluxos de treball, ajudant-nos a visualitzar i que en comprendre els nostres hàbits ens ajuden mitjançant la predictibilitat.

Moltes daquestes eines utilitzen lautomatització de fluxos de treball, però a què ens ajuda això?

L’automatització de fluxos de treball ens ajuda a ser més eficients reduint els errors humans dins del nostre flux, sobretot quan les feines resulten repetitives. Ens ajuda a dur a terme amb més rapidesa les tasques, augmentant així la qualitat, ajudant-nos a fer certs passos del flux en comptes que nosaltres els fem.

Per dur a terme una automatització exitosa i triar l’eina idònia per a la nostra empresa, hem de fer una feina prèvia important: conèixer el nostre flux, detectar les àrees de millora i fins i tot decidir si volem automatitzar-ho tot o només una part.

Encara que el nostre flux estigui automatitzat, hem de fer que tingui prou flexibilitat per desafiar-se a si mateix, i poder detectar nous passos o oportunitats.

És una decisió i un treball important doncs si no ho fem a consciència, a la llarga ens podria portar més perjudicis que beneficis, posant un cadenat a la nostra creativitat ia nous horitzons.

Implementació de Fluxos de Treball en Entorns Agile

I amb aquesta darrera idea, podem començar a parlar de la implementació de fluxos de treball en entorns Agile.

Els frameworks d’Agile ens ajuden a analitzar els nostres fluxos de treball, les diferents complexitats i opcions per tenir la millor manera de gestionar-los.

Amb Agile podem decidir quina secció del nostre flux pot ser automatitzada, quina requereix potser ser canviada, i què afegeix més valor tant a l’equip com a l’empresa i als clients. Un guanyar-guanyar per a tots.

Un flux de treball Agile normalment no és lineal i ens ajuda a gestionar les diferents dependències, criteris i involucrats dins l´ecosistema del nostre flux.

Ens ajuda també a tenir clares les prioritats i fomenta la col·laboració

Entre aquests frameworks podem trobar el ja conegut Scrum , però també d’altres com podria ser Crystal, XP o DDSM entre d’altres.

Així com cap flux de treball és igual a un altre, el valor que ens pot donar Agile amb els diferents frameworks, ens proveeix solucions, que no són iguals una a l’altra. És important analitzar cada cas situació, entorn, involucrats i perspectives del flux per poder tindre una proposta.

T’interessaria tenir una visió de com podria funcionar això per a tu? Podem ajudar- te!