T’imagines poder fer que els processos de la teva empresa funcionin millor, siguin més ràpids i amb menys errors? Això és justament el que Lean pot fer per tu. No és una metodologia, sinó una manera de pensar i treballar que busca eliminar deixalles, optimitzar recursos i aconseguir resultats més eficients en tot el que fas.
En aquest article, explorarem algunes de les eines més útils dins de Lean, aquelles que t’ajudaran a fer que tot funcioni de manera més àgil i efectiva. Des del famós mètode 5S fins al mapatge del flux de valor (VSM), aquí trobaràs el “kit de supervivència” que la teva empresa necessita per seguir sent competitiva i eficient.
Què és el Lean Management?
El Lean Management és una filosofia de gestió que s’enfoca a maximitzar el valor per al client mentre es minimitzen activitats que no afegeixen valor. El seu origen es troba al sistema de producció de Toyota, on es va dissenyar per optimitzar la producció en un context d’escassetat després de la Segona Guerra Mundial. Avui dia, Lean Management s’aplica a tot tipus de sectors, amb empreses com General Electric, Nike o Amazon.
Reducció de mudes: clau per a l’eficiència
L’enfocament principal de Lean Management és reduir allò que s’anomena Mudas , terme japonès que es refereix a totes aquelles activitats que no aporten valor al producte o servei des de la perspectiva del client. Aquestes activitats generen desaprofitaments que no només afecten l’eficiència operativa, sinó que també augmenten els costos i redueixen la competitivitat de l’empresa.
Hi ha set tipus de mudes que poden estar impactant negativament en els resultats de la seva organització:
- Sobreproducció: Produir més del que es necessita, cosa que consumeix recursos sense aportar valor immediat al client, incrementant costos i riscos d’obsolescència.
- Inventari excessiu: Emmagatzemar materials o productes innecessaris, que no es fan servir immediatament, i immobilitza capital que podria invertir-se en millores que el client valora.
- Temps d’espera: Retards entre processos que alenteixen el lliurament al client, disminuint la velocitat de resposta i creant ineficiències al flux.
- Transport innecessari: Moviments innecessaris de productes o materials, que afegeix temps i risc de danys, sense millorar-ne la qualitat o el valor percebut pel client.
- Excés de processament: Realitzar més feina del necessari o repetir tasques, cosa que òbviament incrementa els costos sense aportar beneficis addicionals.
- Moviment innecessari: Desplaçaments innecessaris de persones o eines, que generen ineficiències que no contribueixen al valor del producte.
- Defectes: Els productes defectuosos requereixen correccions que consumeixen temps i recursos, endarrerint el lliurament i comprometent la qualitat esperada pel client.
Lean Management es basa en cinc principis fonamentals que guien la seva implementació:
- Identificar el valor
- Mapejar el flux de valor
- Crear un flux continu
- Establir un sistema pull
- Cerca de la perfecció (kaizen)
A partir d’aquests principis, es despleguen múltiples eines que ajuden a implementar-los de manera efectiva. A continuació, explorarem algunes de les més utilitzades.
Principi 1: Identificar el valor
El primer pas a Lean és entendre què és el que realment importa al client . Amb aquest coneixement, és possible concentrar els esforços només en aquelles activitats que afegeixen valor. Per aconseguir-ho, hi ha eines clau que permeten capturar el que el client valora, visualitzar el seu recorregut i adaptar el model de negoci per satisfer millor les seves necessitats.
Veu del Client
La Veu del Client (VOC, Voice of the Customer en anglès) és una eina que permet recopilar i comprendre de manera directa les necessitats, expectatives i punts de dolor del client. Això es fa mitjançant enquestes, entrevistes, anàlisis de xarxes socials o grups focals. En escoltar el client de manera sistemàtica, les empreses poden alinear els seus productes i serveis amb el que realment valoren els seus clients.
Customer Journey
Customer Journey és una representació visual de totes les interaccions entre el client i l’empresa. En mapejar aquest recorregut, es poden identificar moments on el client percep valor i punts de fricció que cal millorar. El procés comença documentant cada punt de contacte des que el client descobreix el producte fins al servei postvenda, i permet a l’empresa ajustar el procés per millorar l’experiència del client.
Lean Canvas
El Lean Canvas és una eina de planificació estratègica que permet visualitzar tots els elements clau d’un model de negoci en una pàgina, enfocant-se al client. El procés comença identificant el problema central del client, després es defineix la proposta de valor i s’analitzen aspectes com els segments de clients, els canals, les mètriques clau i l’estructura de costos. Això permet a les empreses avaluar ràpidament la viabilitat del model de negoci i ajustar els elements que no aporten valor al client.
Principi 2: Mapejar del flux de valor
Un cop definit el valor, el pas següent és visualitzar tot el procés que condueix al lliurament d’aquest valor al client. El mapatge del flux de valor ajuda a identificar tant les activitats que afegeixen valor com aquelles que no. Les eines que veurem a continuació són essencials per mapejar aquest flux de manera efectiva.
Value Stream Mapping
El Value Stream Mapping (VSM) és una eina visual que permet mapejar cada pas i activitat involucrada en la producció o el lliurament d’un servei o producte. En traçar totes les activitats des de l’inici fins al lliurament final, s’identifiquen les que afegeixen valor i les que no, juntament amb els temps d’execució. Aquest mapa proporciona una visió clara de les oportunitats per millorar el flux de treball i reduir les mudes .
Anàlisi SIPOC
SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) és una eina que ofereix una visió global del procés. Es comença identificant els proveïdors ( Suppliers ) i les entrades ( Inputs ) que s’utilitzen en el procés ( Process ), fins arribar als resultats finals ( Outputs ) i als clients que reben el valor ( Customers ). SIPOC ajuda a comprendre tots els elements que participen a la creació de valor, facilitant la identificació de millores en cada etapa.
Principi 3: Crear un flux continu
Després d’analitzar el flux de valor, el repte és aconseguir que aquest es mogui de manera fluida sense interrupcions ni colls d’ampolla. Un flux continu garanteix que el valor arribi al client més ràpidament i amb menys esforç. Tot seguit, revisarem algunes eines que faciliten aquesta optimització del flux, promovent processos més àgils i eficients.
SMED (Single-Minute Exchange of Die)
SMED (Single-Minute Exchange of Die) és una tècnica dissenyada per reduir el temps necessari per canviar d’una tasca o un procés a un altre, idealment en menys de 10 minuts. Funciona separant les tasques en internes (que requereixen aturar el procés) i externes (que es poden fer mentre el procés segueix actiu). Després, s’optimitzen i estandarditzen les operacions internes, convertint tantes tasques com sigui possible en externes. Això redueix els temps d’inactivitat i millora l’eficiència en qualsevol entorn.
Diagrama de Spaghetti
El Diagrama de Spaghetti és una eina visual que traça el flux de treball dins un procés, mostrant el recorregut de persones, materials o informació. Es dibuixen línies per representar cada moviment, cosa que ajuda a identificar rutes ineficients, redundàncies i colls d’ampolla. Aquesta anàlisi visual permet simplificar els moviments, reduint les mudes de temps i esforç i optimitzant el flux del procés.
Principi 4: Establir un sistema pull
El pas següent és assegurar -se que només es produeixi el que es necessita, quan es necessita. Això redueix inventaris innecessaris i evita sobreproducció. Les eines que presentem a continuació ajuden a implementar aquest enfocament pull , assegurant una producció ajustada a la demanda del client i millorant l’eficiència general.
Kanban
Kanban és un sistema visual que organitza el flux de treball, que permet produir només el que es necessita, quan es necessita. A través de targetes visuals en un tauler, les tasques es mouen per les diferents fases del procés, limitant el treball en progrés ( WIP ) per evitar colls d’ampolla. Kanban ajuda a mantenir un flux de treball constant i eficient, vinculat a la demanda del client, i prevé la sobreproducció o acumulació innecessària de tasques.
Caixa de Heijunka
La Caixa de Heijunka és una eina visual que ajuda a anivellar la càrrega de treball en el temps, evitant pics i caigudes a la producció. Funciona com una quadrícula on es col·loquen targetes que representen els productes o tasques que cal completar en intervals específics. En distribuir uniformement la producció al llarg del temps, s’eviten sobrecàrregues de treball i temps morts, millorant la fluïdesa i l’eficiència.
Principi 5: Cerca de la perfecció (Kaizen)
La millora contínua és el darrer principi i el que uneix tots els anteriors. El procés Lean mai no s’atura, sempre hi ha espai per a l’ optimització i l’eliminació de mudes . Les eines que veurem a continuació estan dissenyades per fomentar la millora contínua, involucrant l’equip en la cerca constant de la perfecció.
Retrospectives
Les retrospectives són reunions regulars on l’equip reflexiona sobre el treball recent, identificant àrees de millora i planificant accions per a futures iteracions. Durant aquestes reunions, l’equip discuteix tant els èxits com els problemes, cercant oportunitats de millorar els processos. Les retrospectives fomenten la millora contínua i reforcen la cultura de col·laboració i de perfeccionament dins de l’equip. 
Si només pots fer una reunió: que sigui una Retrospectiva Agile (i no l’arruïnes) – Smartway
Els 5 per què
Els 5 Per què és una tècnica que aprofundeix la causa arrel d’un problema mitjançant preguntes repetides. Es comença amb la pregunta Per què va passar això? i la resposta porta a la pregunta següent. Aquest procés es repeteix fins a trobar la causa arrel del problema, generalment després de cinc preguntes. En arribar a la causa principal, l’equip pot dissenyar solucions duradores que tractin el problema des del seu origen, en lloc de tractar només els símptomes.
Diagrama d’Ishikawa
El Diagrama d’Ishikawa , o diagrama d’espina de peix , és una eina utilitzada per identificar les causes arrel d’un problema. Es dibuixa una espina principal amb branques que representen diferents categories de causes, com ara Persones, Mètodes o Materials. Després, a cada branca, s’identifiquen causes més específiques. Aquest diagrama visual permet a l’equip centrar-se en les causes crítiques i dissenyar solucions que eliminin el problema des de l’origen. Aquesta eina combinada amb l’anterior és una de les més potents per descobrir causes des de l’arrel.
