Si estàs llegint això segurament és perquè ets una persona pragmàtica que vol saber si això de l’Agile és una moda o realment pot ajudar-te en el teu dia a dia.

Aquí 2 consideracions:

• Agile NO és una moda , això de l’ Agile se li va posar nom el 2001. Si és una moda està durant força ia sobre està sent molt útil a les empreses i equips a millorar
• Segon, “Agile” SI t’ajudarà.

“treballem en un equip d´atenció al client” Et pot ajudar

“És que jo em dedico al cultiu d’espàrrecs en hidroponia”, també us pot ajudar

Aquí com aplico el punt 3 per assolir els meus objectius:

A l’article d’avui et compartiré diversos exemples sobre aplicacions de metodologies Agile que et poden ajudar a la teva vida. Sí, tant a la teva vida laboral com a la personal.

Podria donar-te molts exemples d’aplicacions de metodologies Agile, però te’n compartiré 3 i ens aplicarem un dels primers a nosaltres mateixos: PRIORITZAR.

Exemple Metodologies Agile 1: Prioritzar

Prioritzar és una eina fonamental en les metodologies Agile:

Si tot és urgent, res no és urgent

Vivim en un món “amazon Prime”, volem les coses per a JA i ho volem tot. I això NO sempre és possible: tenim 2 mans i 16 hores al dia (dormir 8 hores és allargar la nostra vida).

La priorització és el nostre millor aliat per millorar la productivitat. No totes les tasques que tenim pendents tenen la mateixa importància o el mateix impacte. N’hi haurà algunes que seran més importants o que la seva realització produirà més impacte (o felicitat) que altres, això és evident. La dificultat és distingir-les i el repte a aturar-se i dedicar un temps a classificar-les.

L’ideal és prioritzar en funció del valor. però què és valor? El valor és un concepte subjectiu, ja que depèn de cada receptor. Si parlem a nivell equip en un entorn laboral, el valor pot ser el nombre de nous subscriptors per nova funcionalitat, o el nombre de clients satisfets de la qualitat dels productes, o els que tornaran a comprar, o… Cada entorn defineix el seu propi criteri de valor; en qualsevol cas, aquest ha de ser conegut per tots els membres de l’equip que treballaran a produir-lo.

A nivell personal, el valor també és totalment subjectiu. Per a unes persones valor seran els ingressos que genera, per a altres el grau d’autosatisfacció, també el nivell de felicitat als altres, etc. En aquests casos ens hauríem de preguntar Què és el que esperem que produeixi el nostre “treball”?

La productivitat consisteix a aportar el màxim valor amb la menor quantitat d’esforç. Per això és imprescindible tenir uns criteris de priorització clars. L’aprenentatge sobre on i quan invertir energia té com a resultat l’estalvi de temps i diners.

La quantitat de peticions que ens poden arribar pot aclaparar-nos, es pot convertir en una llista enorme de coses a fer però el nostre temps és finit, de manera que l’única opció és prioritzar. Per això tenim 2 o 3 passos a realitzar:

• Aplicar la llei de Pareto .
• (opcional però recomanable) tornar aplicar la llei de Pareto al resultat el pas 1
• Prioritzar el resultat anterior basant-nos en el valor/impacte.

És interessant dominar eines que ens permetin prioritzar amb sentit, a banda de “Pareto”, és interessant dominar la matriu d’Eisenhower.

No tinc temps

De vegades fem servir l’excusa de “No tinc temps” per emmascarar que una tasca té baixa prioritat per a nosaltres. Per mi, l’excusa “no tinc temps” pot ser part d’un autoengany. Per exemple, “no netejo mai les persianes perquè no tinc temps” i si t’oferissin 100.000€ per netejar les persianes? tindries temps aleshores? Possiblement sí… No és que no tinguis temps, és que no és la teva prioritat!

Matriu Eisenhower

La matriu d’Eisenhower és una representació gràfica dels diferents nivells d’importància i d’urgència d’una tasca específica. Segons la urgència i la importància podem distingir entre 4 estats, o 4 nivells de classificació de les tasques:

– Important i Urgent

– Important i No urgent

– Urgent i No important

– No urgent i No important

Es defineix “Urgència” com allò que requereix una atenció immediata. I s’entén per “Important” quan contribueix als teus objectius a mitjà i llarg termini, al teu propòsit de vida.

La matriu d’Eisenhower ens divideix les tasques en 4 quadrants segons els dos paràmetres anteriors:

• Àrea I (Importants i Urgents) En aquesta àrea se solen situar els problemes urgents o crisis imminents. També projectes clau per a l’empresa la data límit de la qual és a prop d’assolir-se. Encara que sembli contraintuïtiu, aquest quadrant és al que hauríem de dedicar menys temps, ja que significaria que no hem planificat bé els nostres esforços o no prioritzat els nostres treballs més importants, o ens trobem en un entorn on estem atenent urgències contínuament.
• Àrea II (Importants, però NO urgents) : En aquest quadrant tenim les tasques que ens ajudaran a assolir el nostre objectiu. Les persones més efectives passen gran part del temps treballant en elements d’aquest quadrant. Les persones efectives no s’orienten cap als problemes/urgències sinó cap a les oportunitats i actuen de manera previsora. En aquest quadrant se’ns permet planificar, preparar i crear relacions: és on es produeixen les feines de qualitat.
• Àrea III (NO Importants i Urgents) : Sol confondre’s amb el primer quadrant ja que les tasques urgents són urgents quan apareixen. En aquest quadrant solen trobar-se les interrupcions, trucades, e-mails, reunions… Moltes vegades ens afanyem a resoldre problemes sense considerar-ne la importància. De vegades, aquesta pressió per resoldre’ls com més aviat millor, ve de les expectatives i interessos d’altres companys, però no es corresponen ni amb la nostra agenda ni amb els interessos de la companyia. És fonamental saber dir “no”. I amb la imperant addicció a allò urgent no resulta gens fàcil.
• Àrea IV (NI importants NI urgents) : Com resulta obvi, aquest quadrant és el menys interessant de tots i les tasques que s’hi troben només les tasques que han de ser abordades quan totes les altres hagin estat resoltes. La majoria de vegades, les tasques en aquest quadrant s’haurien de delegar o eliminar.

En la gestió de les tasques en el nostre dia a dia, tendim a perdre’ns en allò que és urgent sense parar a identificar-ne la importància. La matriu d’Eisenhower ens pot servir per col·locar/classificar les tasques a cadascun dels quadrants abans de començar a treballar-hi.

Exemple Metodologies Agile 2: Guanya focus i productivitat amb Pomodoro

Seguint amb exemples de metodologies Agile, cal tenir en compte que un aspecte molt interessant de les metodologies Agile és que promouen el focus.

Tendem a pensar que podem fer moltes coses alhora, però no és així: NO SOM MULTITASKING.

Diversos estudis han demostrat que el multitasking, o la capacitat de fer múltiples tasques alhora, és en realitat un mite per a la majoria de les persones. En lloc de fer dues o més tasques simultàniament, el cervell humà canvia ràpidament d’una tasca a una altra, cosa que implica un cost en termes de temps i energia mental. Aquest canvi constant entre tasques pot portar a una menor productivitat, errors freqüents i més esgotament mental( Asana ).

La majoria de les persones no poden realitzar múltiples tasques de manera efectiva, i només un petit percentatge (al voltant del 2%) de la població, coneguts com a supertaskers, tenen la capacitat de manejar eficientment més d’una tasca alhora a causa de diferències en la seva activitat cerebral( UOC ). No obstant això, per a la resta de la població, la multitasca sol resultar en un rendiment inferior, problemes de memòria i més estrès, ja que el cervell no està dissenyat per dividir la seva atenció de manera efectiva entre tasques simultànies( US News Update ).

Per tant, és recomanable enfocar-se en una sola tasca alhora per millorar l’eficiència i reduir els efectes negatius associats a la multitasca. Això inclou minimitzar les distraccions i establir prioritats clares en les activitats diàries.

Pomodor

La tècnica del Pomodoro serveix per millorar el focus. Consisteix a fer servir finestres temporals, és a dir, períodes de temps de durada limitada, durant les quals només es treballa en un element.

Aquesta eina és molt pràctica quan fem treballs que requereixen concentració durant un període de temps.

S’estableix un període de temps, típicament 20-25 minuts, durant el qual es deshabiliten les interrupcions o notificacions. Ens centrem a fer EIXA ÚNICA COSA que volem fer. Passats aquests 20-25 minuts, tenim 5 minuts per dedicar a altres assumptes, ja sigui llegir i respondre correus, whatsapps, descansar o qualsevol altra tasca.

No es tracta de fer un sol Pomodoro de 25 minuts de feina més 5 minuts de desconnexió, sinó d’encadenar pomodors.

Per cert, el nom de Pomodoro (tomàquet en italià), ve precisament dels típics temporitzadors de cuina en forma de tomàquet que va utilitzar l’estudiant que va inventar el mètode per autoajudar-se a estudiar sense perdre la concentració.

El més brutal d’aquesta tècnica és portar-la a nivell equip, estar tot l’equip treballant sense interrupcions. Prova-ho i em dius!

Exemple Metodologies Agile 3: Visualitzar el treball

Si ja tens el teu cap enamorat amb la millora de la teva productivitat amb els 2 exemples de metodologies Agile previs, amb aquest ja posa la teva foto a la paret. Es tracta de visualitzar la feina a realitzar.

Al voltant del 90% de la informació transmesa internament al cervell humà és visual.

L’ésser humà és un animal visual. Els humans descobrim, organitzem i recreem la realitat, adquirint-ne consciència per mitjà de la percepció. Es diu que el 80% de la informació que rebem de lentorn entra a través dels ulls.

Una investigació realitzada per 3M Corporation va concloure que la informació visual és processada pel cervell humà 60.000 vegades més ràpid que el format de text. Les imatges són les coses més fàcils de recordar pel nostre cervell i són fonamentals pel nostre aprenentatge. De fet, diu la saviesa popular que “una imatge val més que mil paraules”. Per als éssers humans, allò que veiem té un efecte profund en allò que fem, en allò que sentim i en allò que som.

Vistes aquestes dades sembla absurd no fer ús d’elements visuals per organitzar la nostra feina.

Jo ho faig a la meva vida, i aquí t’explico com: Xerrada TEDx

La visualització és una gran eina per bregar amb la complexitat del nostre entorn. Els taulers Kanban són una eina que resulta de molta utilitat per visualitzar les càrregues de treball, comeses o tasques pendents o en els diferents estats que hi ha una tasca.

A més, ens permeten mapejar i visualitzar el flux de treball.

Es pot implementar sobre una pissarra blanca o un tauler de suro o paret o qualsevol superfície que ens permeti gestionar visualment els elements de treball.

El tauler es divideix en columnes i files. Cada columna representa un pas del procés i les files poden representar diferents tipus dactivitats específiques. Les més comunes són “To Do (per fer), Doing (fent/en curs) i Done (Fet).

Utilitza llibretes si, però NO!

Hi ha molta gent que utilitza les llibretes per visualitzar la feina pendent, però perquè aquest mètode sigui efectiu requereix més temps i de tornar fer feines ja fetes. Permeteu-me un exemple:

Estem molt estressats perquè tenim un munt de coses al cap que tenim o volem, o senzillament ens ve de gust fer. Agafem una llibreta i buidem el nostre cap i ens sentim relaxats. Conforme anem completant tasques les titllem, segurament l’ordre de realització d’aquestes no és el mateix que al paper. De fet, podria ser que se’ns acudeixin noves tasques que afegim al final de la llista. Així anem treballant, completant tasques i apuntant-ne de noves que ens van sorgint. El repte arriba quan aconseguim el final de la pàgina. Què fem? Continuem escrivint a la següent, i amb les tasques no ratllades? Tenim dues opcions, les deixem a la primera pàgina, de manera que caldrà anar passant pàgines endavant i enrere per revisar les tasques a fer, o bé copiem a la segona pàgina les tasques pendents de la primera.

En el primer cas, estem perdent la capacitat de veure totes les tasques que hem de fer d’una sola ullada. En el segon cas, el treball de tornar a escriure-les no aporta cap valor i és una pèrdua de temps.

És per aquests motius pels quals desaconsello l’ús de llibretes per a la gestió de tasques a fer.

Conclusions

En aquest article us explico 3 exemples d’aplicació d’eines dins de les metodologies Agile que us ajudaran a millorar la productivitat.

Pots fer servir una o dues, o fins i tot combinar les 3 que si ho fas bé amplificarà els resultats el doble del que creus.

Hem de visualitzar tota la feina, prioritzar el que treballarem i evitar treballar en moltes coses alhora.