Alguna vegada t’has trobat en la situació d’haver d’organitzar un projecte complex , però et sents aclaparat per la quantitat de tasques i terminis que has de gestionar?

És possible que hagis escoltat parlar sobre eines com el diagrama de Gantt , la tècnica PERT i el mètode Kanban .

Però potser no estàs segur de com aplicar-les al teu propi projecte.

En aquest article, explorarem aquestes eines pas a pas i com et poden ajudar a gestionar els teus projectes de manera més eficient i efectiva .

Comencem…

Què és un diagrama de Grant?

Segurament coincidim que les dependències en un projecte són un aspecte fonamental, ja que es refereixen a les tasques que requereixen la realització de diversos passos, és a dir, tot allò que s’ha de completar des del principi fins al final. Per gestionar aquestes dependències de manera eficaç, una opció és utilitzar el diagrama de Gantt o també anomenat diagrama de fites… i ara veurem per què…

Un diagrama de Gantt és una eina gràfica utilitzada en la gestió de projectes per planificar, programar i visualitzar les tasques al llarg del temps . Es representa mitjançant un gràfic de barres horitzontals on cada barra representa una tasca específica o fase del projecte. En aquest cronograma il·lustrat del teu projecte, programa o treball podràs veure ràpidament no només la tasca i la seva durada, sinó també qui ho executarà i quan.

Origen del full de ruta o diagrama Gantt

Sabies que dos sistemes es van fusionar per donar lloc al que avui dia reconeixem com el diagrama de Gantt a l’era moderna.? T’explico una mica més a continuació.

La primera versió del que ara coneixem com a diagrama de Gantt va ser creada per Karol Adamiecki el 1896, qui va inventar el que ell va anomenar “harmonograma”. Adamiecki va compartir els seus descobriments en rus i polonès, cosa que en va limitar l’accés als països de parla anglesa. Posteriorment, el 1910, Henry Gantt va introduir un gràfic similar als Estats Units. El seu propòsit original era representar el temps que els treballadors d’una fàbrica dedicaven a tasques específiques . Amb el temps, ambdues versions es van combinar en una aconseguint un impacte significatiu en la gestió de projectes.

Elements Clau d’un Diagrama de Gantt

Tenint en compte la utilitat d’un diagrama de temps, quins són aquells elements claus que ens ajudaran a maximitzar la planificació, el seguiment i l’execució de les activitats del nostre projecte? Aquí els detallem:

1. Tasques o Activitats : les accions individuals que cal dur a terme per completar el projecte. Cada tasca es representa com una barra horitzontal al diagrama de Gantt, la longitud del qual indica la durada estimada de la tasca.
2. Cronograma de Temps L’eix horitzontal del diagrama de Gantt representa el temps, generalment en dies, setmanes o mesos, depenent de la durada del projecte.
3. Dependències entre Tasques : Les relacions de seqüència en què s’han de completar les activitats del projecte, representades a través de línies o fletxes que connecten les tasques corresponents.
4. Durada de les Tasques : Escala de temps representada a la longitud de la barra corresponent a l’eix horitzontal del diagrama, amb una data d’inici i de fi per a cadascuna.
5. Fites o Esdeveniments Clau (Milestones) : punts de referència al projecte que marquen el seu progrés significatiu.
6. Recursos Assignats : es poden incloure, com a informació addicional, els recursos assignats a cada tasca, com a persones, equips o materials.

Diagrama de Gantt vs. Cronograma: Són el mateix?

Tot i que sovint es fan servir de manera intercanviable, un diagrama de Gantt i un cronograma no són exactament el mateix. Un cronograma és una representació bàsica de les tasques d’un projecte en el temps, és a dir, una llista de tasques amb les dates d’inici i fi. Pot ser tan simple com una taula en un full de càlcul.

D’altra banda, un diagrama de Gantt va més enllà d’un cronograma, ja que no només visualitza les tasques i les seves durades en el temps, sinó que també mostra les dependències entre tasques , fites i recursos assignats, tot en una vista gràfica. El cronograma és una part del diagrama de Gantt, però el diagrama ofereix una visió més detallada i completa del progrés del projecte.

Aquesta distinció és important perquè mentre un cronograma pot ser suficient per a projectes petits, el diagrama de Gantt és fonamental en projectes més complexos que requereixen una planificació i seguiment exhaustiu.

Diagrama de Gantt vs. Kanban: Diferències i Quan Usar-los

Abans d’abordar la comparativa entre les dues eines, repassem que és el mètode Kaban. El terme “Kanban” prové del japonès i significa “targeta” o “senyal visual” , ja que el mateix es va originar a Toyota a la dècada de 1940 com a part del sistema de producció Lean.

Kanban és un mètode de gestió visual que es fa servir per millorar l’eficiència i la productivitat en la gestió de projectes i processos. Les tasques es representen com a targetes o notes i es col·loquen en un tauler visual que mostra les diferents etapes del procés de treball .

Tant el diagrama de Gantt com el mètode Kanban són eines efectives en la gestió de projectes, però tenen enfocaments i aplicacions diferents. Aquí et presento les diferències més importants entre tots dos:

Mentre Kanban se centra en el flux de treball visual, on les tasques es representen com a targetes o notes en un tauler, el diagrama de Gantt és una representació visual del temps, on les tasques es mostren en un calendari lineal. Aquest darrer és ideal per a projectes que requereixen una planificació detallada i una vista cronològica clara de les tasques amb terminis definits.

D’altra banda, Kanban resulta més adequat per a projectes amb requisits canviants i un enfocament més àgil, ja que permet una gestió flexible de les prioritats i una adaptació ràpida als canvis a l’entorn del projecte.

Si vols aprofundir més en Kanban et recomano el següent article .

El diagrama de PERT: què és i quan utilitzar-lo

El diagrama de PERT és una eina utilitzada en la gestió de projectes per programar, organitzar i planificar detalladament les tasques d’un projecte i les relacions de dependències entre elles.

L’acrònim PERT significa Program Evaluation and Review Technique (Tècnica de revisió i avaluació de programes). Proporciona una representació visual del cronograma de projecte i desglossa les tasques individuals. Aquest diagrama és semblant al diagrama de Gantt, però la seva estructura és diferent; el tipus de diagrama de Pert no requereix definir dates d’inici i finalització de tasques, encara que sí que cal establir les dependències entre tasques.

PERT és especialment útil en situacions on hi ha una gran quantitat d’incertesa en les estimacions de temps i cal un enfocament més detallat per a la planificació i programació del projecte. S’utilitza comunament en projectes de recerca i desenvolupament, projectes de construcció, projectes d’enginyeria i altres projectes complexos on les estimacions de temps poden ser difícils de determinar amb precisió.

Conclusions

En conclusió, lelecció entre el diagrama de Gantt, el mètode Kanban i el diagrama de PERT depèn en gran mesura de les necessitats específiques i les característiques de cada projecte. Repassem els avantatges de cadascú .

Per ser sincers, el diagrama de Gantt és útil en una àmplia varietat de projectes, encara que podràs treure millor profit de les seves funcionalitats en aquells projectes que requereixin una planificació detallada, una gestió eficient del temps i la coordinació de múltiples activitats i equips.

D’altra banda, si el que busques flexibilitat, adaptabilitat i una gestió eficient del flux de treball la millor opció entre aquestes tres alternatives serà el mètode Kanban . Això és per la seva capacitat per visualitzar el treball en curs, identificar colls d’ampolla i fer ajustaments ràpids.

Per acabar, el diagrama de PERT és especialment valuós en projectes complexos on les estimacions de temps poden ser difícils de determinar amb precisió.

El viatge de la gestió de projectes mai acaba, així que no deixis de mantenir-te al corrent sobre noves formes de treballar més eficaçment.