Molt se sent actualment sobre les diferents eines de Lean, però n’hi ha una que sorgeix amb especial freqüència en diverses converses, el Value Stream Mapping, però què és?

T’ho expliquem!

Introducció a Value Stream Mapping

Un Value Stream Mapping és una eina que ens pot ajudar molt quan volem saber la situació actual en què ens trobem en certs processos de la nostra empresa i que ens pot ajudar a saber cap a on volem anar i per què?

El Value Stream Mapping és un mapeig en què plasmem el nostre flux de treball no només identificant els punts més problemàtics, sinó detectant deixalles, oportunitats diverses, i des d’on podem proposar, idear i implementar millores que ens ajudin a arribar d’un estat actual a un de millorat, amb vista a un de idoni.

Per fer això normalment farem 3 coses:

-Detectarem aquelles activitats que clarament afegeixen valor.

-Detectarem aquelles activitats que aparentment no afegeixin valor i les analitzarem.

Dins aquesta darrera categoria, les activitats que no afegeixen valor, veurem que hi ha dos subtipus de tasques: tenim les activitats necessàries i tenim les activitats no necessàries. El nostre objectiu serà eliminar les no necessàries i buscar oportunitats de millora dins les necessàries perquè els nostres processos flueixin millor, evitem colls d’ampolla, tinguem millors indicadors i l’eficiència sigui més gran.

El Value Stream Mapping és dut a terme per un equip multidisciplinari amb poder de decisió i diferents visions que creen una sinergia important per detectar les deixalles: sobreproducció, inventari innecessari, moviment innecessari, temps d’espera, transport i emmagatzematge, sobre processament, defectes i talent infra utilitzat.

Aquestes deixalles els podem trobar en qualsevol entorn i en qualsevol tipus de producte o servei com veurem més endavant.

Aplicació de Value Stream Mapping a Lean Manufacturing

I aleshores com aplico aquesta eina?

Abans d’aplicar-la cal comprendre els tipus d’activitats que intervenen en un Value Stream Mapping que havíem esmentat amb anterioritat .

Les activitats que afegeixen valor són aquelles que volem tenir, aquelles l’existència de les quals defensarem i per a les quals procurarem continuïtat. Depenent del tipus de procés, pot ser més o menys complicat detectar-les.

Per a un producte físic, la detecció és més clara, les activitats que afegeixen valor seran aquelles que canviïn la composició física o química del producte directament.

Per exemple: En una fàbrica d’automòbils, tots aquells processos dins la línia d’acoblament que donin forma al nou vehicle són activitats que afegeixen valor.

En la fabricació d’un raspall de dents, són activitats que afegeixen valor, totes aquelles on es de forma al plàstic del mànec del raspall, i totes les que estiguin directament relacionades amb l’embolic del raspall, l’arrodoniment de les truges, i l’empaquetatge i el transport fins al magatzem final.

Per descomptat, encara que afegeixen valor, això no vol dir que així s’haurien de quedar per sempre doncs podem millorar-les i buscar canvis, millora de costos, innovació en processos o qualsevol altre tipus d’oportunitats, però són activitats molt necessàries, que no podem eliminar o almenys de cop sense afectar el nostre producte.

En el cas de la fàbrica de raspalls de dents, les activitats que no afegeixen valor directament serien aquelles que no modifiquen físicament ni químicament el producte.

Com a exemple podem parlar de les activitats relacionades amb planejament de la producció, màrqueting, comptabilitat, estratègies de vendes, etc. Això per descomptat no vol dir que aquestes activitats hagin de desaparèixer, moltes són molt necessàries. Però és el primer lloc on en fer un Value Stream Mapping buscarem detectar aquelles que no són necessàries, i veurem maneres de reduir-les o millorar-les d’acord amb les mètriques i l’estratègia de l’empresa.

L’estratègia de vendes per exemple és molt important, però potser podem començar buscant les fonts de malbaratament dins dels processos comercials i començar eliminant-ne o millorant-les.

I per què comencem per dur a terme accions de millora o eliminació en les activitats que no afegeixen valor? Perquè són més ràpides i obtenim resultats i millores més ràpides. La millora de les activitats que sí que afegeixen valor, involucren la modificació directa del producte per la qual cosa caldrà fer-les amb més deteniment.

És molt important esmentar que en dur a terme aquestes anàlisis, sempre ens centrarem en millorar processos i eines, i no utilitzarem cap d’aquestes classificacions per avaluar persones o prescindir-ne.

Per descomptat sempre buscarem el millor per a les persones, i totes les relacions tenen arranjament i poden millorar, però no és en això en què el Value Stream Mapping senfocarà.

En altres tipus de productes, serveis, i ambients on no tenim un producte físic, també podem trobar la manera de detectar activitats que afegeixen valor, requerirà més anàlisi i fins i tot debat, però a manera simple, seran aquelles en què el nostre procés estigui directament enfocat en allò que el client vol.

Per exemple: Si som una consultoria experta en Estratègia i el client vol que dissenyem per a la seva nova empresa, una sèrie de valors i propòsits, les activitats directament relacionades amb aquests, seran les que afegeixin valor. La creació de presentacions, dinàmiques i tallers.

El procés de cobrança, comptabilitat i màrqueting de la nostra consultoria pertanyerien a les activitats que no afegeixin valor directe.

Value Stream Mapping i Lean Six Sigma

Six Sigma va néixer per ajudar les organitzacions amb millores quantificables en eficàcia i eficiència en els processos sigui quin sigui el repte en què es trobi actualment l’empresa, amb qualsevol esquema de fortaleses, debilitats, entorn i demandes.

Value Stream Mapping contribueix com a eina auxiliar a la consecució d’aquests objectius. Gràcies al VSM, ens és fàcil visualitzar i tenir més al nostre abast la realitat de la nostra situació actual, pel que fa a activitats, fluxos, punts de dolor, comunicació, materials, proveïdors i molts factors més.

En ajudar-nos a enfocar-nos en allò més valuós, i detectar fonts de malbaratament que poden ser eliminades, automàticament estarem ajudant que l’eficiència i l’eficàcia d’un sistema augmentin els indicadors d’impacte.

Implementació de Value Stream Mapping a Agile

Value Stream Mapping és una eina que com que és fàcil endevinar, ens facilita moltes situacions, en molt diversos entorns.

I actualment Agile i els seus frameworks no són l’excepció. Amb Value Stream Mapping podem com sabem mapejar l’estat actual del nostre procés i idear estats futurs on solucionem una infinitat de temes, realment gairebé per a qualsevol circumstància.

Sabem que amb Agile busquem sempre el que afegeixi més valor al nostre client, per la qual cosa és clar que una eina com Value Stream Mapping resultarà molt benèfica i poderosa en definir estats futurs de manera iterativa incremental. Ens dóna un Agile basat en millores tangibles i ens ajuda a tenir propòsit i focus.

Utilitzar per exemple Scrum, ajudant-nos d’un Value Stream Mapping tant a les planejacions com a les retrospectives, ens pot ajudar a tenir un MVP contínuament millorant.

Suposem que estem desenvolupant noves funcionalitats per a una app. Tenim ja el feedback del client i tenim al Backlog una llista de tasques prioritzades que estarem fent esprint a esprint.

Què passaria si utilitzéssim Value Stream Mapping per incorporar punts de dolor, de millora i una constant cultura de cerca i eliminació de deixalles en els nostres diferents esdeveniments?

Això no vol dir que el Value Stream Mapping substituirà les nostres especificacions de producte o els Canvas que utilitzem amb Stakeholders. Però si ens ajudarà a tenir molt clar on som, cap on anem, i en quin terreny estem en incloure una determinada nova funcionalitat a la nostra app.

Fins i tot ens pot ajudar a veure en quina situació estem en relació amb altres equips i les possibles dependències que tinguem amb ells. Ens ajuda a eliminar colls d’ampolla, bloquejos, mals de cap i sentiments de no estar arribant enlloc, o remar contracorrent.

A l’equip us pot ajudar també a tenir una mica més de certesa, en un ambient que segurament de per si serà complex i abstracte. No és un substitut sinó un complement que podria afegir un gran valor.

I així com aquest exemple amb Scrum, Value Stream Mapping pot ser utilitzat amb altres frameworks i en innombrables punts dels fluxos de procés i de la cadena de valor.

Conclusió: Adoptant Value Stream Mapping per a la Millora Contínua

Una cosa important de recordar és que tot procés i producte, i tot en general, sempre es poden millorar. Value Stream Mapping ens ajuda a fomentar una cultura de millora continua on estiguem sempre buscant això.

L’estat Ideal que avui veiem com a futur, en el futur serà l’estat actual a partir del qual dissenyarem nous estats intermedis per arribar a nous estats ideals, i així contínuament mentre continuïn existint l’aportació de valor i continuï tenint sentit en la nostra visió i propòsit.

Value Stream Mapping és una eina que també ens ajuda a millorar marcant les bases per a un terreny on tota mena de mètriques que tinguin sentit per a nosaltres poden néixer, créixer, i en el camí mutar.

Per descomptat la qualitat, en tenir aquest tipus d’eines treballant per a nosaltres, sempre se’n veurà beneficiada, ja que hi haurà claredat i transparència per a tots els involucrats, tindrem el client com a punt central dels nostres pensaments i accions, i serà més fàcil detectar paràmetres que se surtin dels límits que hem definit.

Si pensem en temps de cicle, Value Stream Mapping també ens ajudarà en el seu maneig, optimitzant-los i incrementant el throughput, valors que en tenir tanta claredat podem estar desafiant contínuament.

Tenir la visió i el treball sinèrgic d’un equip multidisciplinari enfocat en això, també ens porta beneficis de comunicació, sentit de pertinença, autoorganització, transparència i enfortiment d’equips.

T’agradaria començar a fer servir aquesta eina? Podem ajudar-te!