Vols fer esperar els teus clients, o vols donar-los el que et demanen com més aviat millor ? Si vas triar el 2n, aquest article és per a tu.
Introducció al ‘Lead Time’ i la seva importància en la gestió de projectes
Al món empresarial, l’eficiència en la gestió de projectes és crucial per mantenir-se competitiu. Un dels conceptes clau en aquesta gestió és el ‘Lead Time’. Mesurar i optimitzar aquest temps pot marcar una diferència essencial en la competitivitat de lempresa i en la satisfacció del client. En aquest article explorarem en profunditat què és el ‘Lead Time’, la seva importància, com es calcula i les eines disponibles per millorar-ho.
Què és el ‘Lead Time’ i per què és crucial per al teu negoci?
El ‘Lead Time’ és el temps que transcorre des que el client sol·licita una mica de valor fins que el mateix client rep aquest valor final. Comprèn totes les etapes del procés, des de la sol·licitud de la comanda fins a la producció i la distribució.
Un ‘Lead Time’ més curt significa que els productes o serveis arriben més ràpid al client, cosa que pot augmentar la seva fidelitat i reduir els costos d’emmagatzematge. A més, permet a les empreses adaptar-se ràpidament als canvis a la demanda del mercat.
Diferències i relacions: ‘Lead Time’ vs ‘Cycle Time’
És comú confondre el ‘Lead Time’ amb el ‘Cycle Time’, però aquests conceptes, encara que relacionats, no són el mateix. El ‘Cycle Time’ és el temps que es triga a completar una tasca específica dins del procés de producció, mesurat des que s’hi va començar a treballar; en canvi el ‘Lead Time’ inclou tot el cicle des de la comanda fins al lliurament. La diferència entre tots dos és que el ‘Lead Time’ inclou el temps des que es rep la comanda fins que s’hi comença a treballar, sent aquest un temps no inclòs al ‘Cycle Time’. Per il·lustrar-ho millor:
- Lead Time : Inclou totes les etapes, des que es rep una comanda fins que es lliura.
- Cycle Time : Només considera el temps de producció efectiva, és a dir, des que es comença a treballar a la comanda fins que es completa.
També és comú confondre el ‘Lead Time’ amb el famós ‘Time to Market’. ‘Time to Market’ és el temps que triga a llançar-se un producte al mercat des que es concep la idea fins que el producte està disponible per als consumidors. D’altra banda, ‘Lead Time’ és el temps total necessari per fabricar una unitat de producte des que es rep una comanda. Per tant, el ‘Lead Time’ és una part del procés de producció, mentre que el ‘Time to Market’ inclou tant el desenvolupament del producte com el seu llançament al mercat.
Com calcular el ‘Lead Time’ als teus projectes
Calcular el ‘Lead Time’ de manera objectiva i precisa és fonamental per a l’optimització de processos. Aquí us expliquem com fer-ho pas a pas.
Entenent el cicle del temps: passos per a un càlcul efectiu
- Identificar les fites clau : Defineix clarament els punts d’inici i de final del lead time. Normalment, el punt d’inici és quan es rep la comanda i el final és el lliurament al client.
- Registrar temps de cada etapa : Desglossa el procés en les diferents etapes (recepció de comanda, processament, producció, empaquetat, enviament, etc.) i registra el temps que pren cadascuna.
- Sumar temps : Afegeix els temps de totes les etapes per obtenir el ‘Lead Time’ total.
- Analitzar variacions : Examina les possibles variacions en els temps (temps mitjà, mitjà, màxim, mínim…) de les diferents etapes per identificar colls d’ampolla i àrees de millora.
Eines i programari per mesurar el ‘Lead Time’
Hi ha diverses eines i programari dissenyats per ajudar a mesurar i optimitzar el ‘Lead Time’. Algunes de les més populars inclouen:
- ERP Systems (Enterprise Resource Planning) : Els sistemes ERP integren totes les àrees d’una empresa i proporcionen dades precises sobre el ‘Lead Time’, facilitant la presa de decisions informades. Exemples de sistemes ERP robusts són: Syspro, Holded o Acumatica.
- Programari de gestió de projectes : Hi ha eines visuals i senzilles com Kanban tool, Trello, Asana i Monday.com, que permeten rastrejar el temps de cada tasca i etapa del projecte, oferint una visió clara del ‘Lead Time’.
Estratègies per reduir el ‘Lead Time’ en la producció i el desenvolupament de programari
Reduir el ‘Lead Time’ és essencial per millorar l’eficiència i la competitivitat. A continuació, es presenten algunes estratègies efectives.
Tècniques de Kanban per optimitzar el flux de treball
El sistema Kanban és una eina visual que ajuda a gestionar la feina de manera eficient. Utilitza targetes i taulers per visualitzar el progrés de les tasques i lliurables, cosa que facilita la identificació de colls d’ampolla i àrees de millora.
Aplicació de Sis Sigma i Scrum per minimitzar temps
Sis Sigma i Scrum són metodologies que poden ser molt efectives per reduir el ‘Lead Time’.
Sis Sigma
El terme Six Sigma (Sis Sigma en espanyol) prové de l’àmbit de l’estadística i la gestió de qualitat. Six Sigma és una metodologia de millora de processos que ajuda les organitzacions a mesurar i perfeccionar-ne l’eficiència operativa i els processos. Va ser desenvolupada per Motorola el 1986.
Six Sigma s’enfoca al control de qualitat, busca reduir la variabilitat i els defectes en el lliurament d’un producte o servei al client.
El nom “Six Sigma” es refereix a un concepte estadístic. Sigma (σ) és una lletra grega que representa la desviació estàndard en estadística, una mesura de variabilitat o dispersió en un conjunt de dades. Podeu identificar la maduresa d’un procés per la qualificació “sigma” que indica el percentatge de productes sense defectes. L’objectiu és que els processos operin de manera tan eficient que els defectes es redueixin per sota de 3,4 vegades per milió, o el que és el mateix: un procés Six Sigma és aquell en què s’espera que el 99.99966% dels productes no tingui defectes . Aquest nivell de qualitat s’aconsegueix quan el procés funciona en sis desviacions estàndard (sis sigmes) de la mitjana. En disminuir la variabilitat en els processos, Six Sigma estabilitza i accelera la producció, reduint així el ‘Lead Time’.
Scrum
Scrum és una metodologia àgil que divideix el treball en esprints, cicles curts en què s’acaben lliurables amb valor i aquests es mostren al client per demanar el seu feedback, permetent així ajustaments freqüents i millores contínues. Aquest focus de Scrum a l’alta freqüència de lliurament, implementada amb esprints curts, permet mesurar a cada esprint el nombre de tasques (o històries d’usuari en desenvolupament programari) que l’equip és capaç d’acabar a cada esprint; així podem ajustar millor en cada esprint futur quantes tasques hem de planificar, per ser predictibles, aconseguint que allò acabat s’assembli cada vegada més al planificat, seguint el lema “Stop Starting, Start Finishing”. Scrum facilita així la identificació i resolució ràpida de problemes, fet que contribueix a reduir el ‘Lead Time’.
Impacte del ‘Lead Time’ en diferents metodologies àgils
El ‘Lead Time’ és un factor clau en diverses metodologies àgils, on l’eficiència i la rapidesa són essencials.
El rol del ‘Lead Time’ en el desenvolupament àgil de programari
En el desenvolupament àgil de programari, el ‘Lead Time’ és crucial per mesurar la velocitat amb què un equip pot lliurar valor. Metodologies com Scrum i Kanban utilitzen el ‘Lead Time’ com un indicador per identificar i eliminar colls d’ampolla, permetent entregues més ràpides i contínues.
Com la gestió del ‘Lead Time’ beneficia l’e-learning i l’educació digital
A l’àmbit de l’e-learning i l’educació digital, un ‘Lead Time’ optimitzat permet respondre ràpidament a les demandes educatives en actualitzar els materials educatius amb rapidesa.
Casos d’èxit i estudis de cas
Presentem dos estudis de cas que mostren com l’optimització del ‘Lead Time’ pot transformar les operacions en diferents indústries.
Reducció del ‘Lead Time’ a la indústria del programari: un estudi de cas
Un exemple específic d’una empresa a la indústria del programari que ha aconseguit reduir el seu ‘Lead Time’ és Orthofix, esmentada en un estudi de cas per CyberPlan. Segons el cas, Orthofix va utilitzar programari avançat per aconseguir una reducció significativa dels seus magatzems en un 53%, cosa que va ajudar a anivellar el magatzem, eliminar faltants i reduir els temps de producció.
Innovació en producció: com el control del ‘Lead Time’ porta a l’excel·lència operativa
L’exemple per antonomàsia és Inditex, que ha gestionat el seu ‘Lead Time’ de manera extremadament eficient, permetent mantenir un avantatge competitiu en la indústria de la moda ràpida.
Inditex-Zara ha desenvolupat, basant-se en els principis Kanban , una cadena de subministrament súper reactiva que redueix “l’efecte fuet” (“bullwhip”), minimitza el temps des de la comanda fins al lliurament a les botigues, i assegura un inventari llegeixin i alta disponibilitat de productes.
En conclusió, la gestió efectiva del ‘Lead Time’ és essencial per a qualsevol organització que busqui millorar la seva eficiència operativa i la satisfacció del client. Ja sigui en el desenvolupament de programari, l’educació digital o la manufactura, optimitzar el ‘Lead Time’ pot portar a millores significatives a la productivitat i la competitivitat.
