Una bona planificació és fonamental per a lèxit.

Molta gent pensa que en agili no es planifica, la qual cosa és rotundament fals: no es planifica en detall a llarg termini (com fan p.ex. els famosos Diagrames de Gantt que gairebé mai no es compleixen), però sí que es planifica en detall a curt i mitjà termini, i alt nivell a llarg termini amb els Roadmaps.

Aquest article desglossa detalladament les funcions, similituds i diferències entre PI Planning i Sprint Planning.

Entenent PI Planning i Sprint Planning

Explorem que són i com funcionen tots dos esdeveniments.

Què és PI Planning?

El PI Planning (traduït, Planificació d’Increment de Programa) és una pedra angular del marc de treball SAFe (Scaled Agile Framework).

És un esdeveniment de planificació que reuneix durant dos dies complets on es reuneixen tots els integrants de tots els equips que componen un tren (Agile Release Train, també conegut per les sigles: ART).

Serveix per alinear objectius i planificar els seus lliurables del següent Program Increment, o sigui per a les properes 8 a 12 setmanes . Aquest esdeveniment és crucial per garantir que tots els equips estiguin alineats i sincronitzats.

Fonaments de l’Sprint Planning

L’Sprint Planning és una de les 4 cerimònies o esdeveniments clau en la metodologia Scrum, la més utilitzada i coneguda amb diferència de les que formen part del mindset Agile. Aquest esdeveniment marca linici de cada esprint, que típicament dura entre dues i quatre setmanes.

Durant l’Sprint Planning, l’equip de desenvolupament, juntament amb el Product Owner i l’Scrum Master(com a “facilitador”), selecciona les històries d’usuari o elements del Product Backlog que es compromet com a equip a completar durant l’esprint.

A l’Sprint Planning l’equip ha de plasmar clarament l’ objectiu de l’esprint i un pla per assolir-lo. Com a bona pràctica, primer es definiria l’Objectiu de l’Sprint i posteriorment se seleccionarien els PBI (Product Backlog Item) que permetran a priori assolir aquest objectiu.

Durada i Cicles a Agile Sprints

L’elecció de la durada dels esprints a Agile té una gran influència com treballarà l’equip.

L’objectiu és triar la durada més curta possible perquè això permet als equips adaptar-se ràpidament als canvis en les necessitats del client, mantenint el focus en la creació freqüent de valor. No obstant això, una durada massa curta obliga l’equip a ser capaç de “trencar” o desglossar les històries d’usuari en històries més petites que tot i ser petites aportin valor per si mateixes i siguin un entregable real que es pugui mostrar per demanar feedback a l’Sprint Review. Aquest desglossament d’històries en altres de més petites no sempre és fàcil o fins i tot no sempre és factible, aquesta és la raó per la qual no sempre s’escull la durada de Sprint més curta. També pot passar que a Sprints “massa curts” l’equip no tingui la capacitat de lliurar res, però això ja ho parlarem en un altre moment.

De quines durades estem parlant, què és una durada curta o llarga?

Segons el Manifest Agile diu al seu tercer principi “Lliurem programari funcional freqüentment, entre dues setmanes i dos mesos, amb preferència al període de temps més curt possible” . Scrum a la guia Scrum l’acota més, ja que prescriu esprints “d’un mes o menys”.

Per tot això, el més comú és que els esprints durin de dues a quatre setmanes . Però el que és comú no ha de ser el millor per a tots els equips.

La naturalesa iterativa dels esprints facilita la millora contínua, l’aprenentatge i l’adaptació, característiques essencials d’Agile.

Diferències Clau entre PI Planning i Sprint Planning

Tots dos són esdeveniments de planificació en marcs Agile, però tenen diferències clau.

No són esdeveniments excloents sinó complementaris:

• si estem en un equip “aïllat”, farem Sprint Planning.
• si aquest equip no està aïllat, sinó que forma part d’un tren, també farem PI Planning, addicionalment.

Enfocament Estratègic vs. Enfocament Tàctic ( veure article )

El PI Planning (Planificació d’Increment de Programa) a SAFe és l’esdeveniment de planificació del tren, aquest és un equip d’equips, per al següent període de 8-12 setmanes.

És una planificació focalitzada a alinear els equips al voltant d’una visió i uns objectius comuns, i és d’alt nivell, no baixa al detall. Té, per tant, un enfocament estratègic.

D’altra banda, l’ Sprint Planning es fa al començament de cada esprint, que sol durar de 2 a 4 setmanes.

En aquest esdeveniment, l’equip detalla l’objectiu d’aquest esprint, i el treball (les històries d’usuari) que s’acabarà durant aquest, basant-se en les estimacions i les prioritats del Product Backlog, i en la capacitat de l’equip. És una planificació de detall, més tàctica que estratègica.

Escala i Abast de la Planificació

L’escala i l’abast de la planificació difereixen considerablement entre PI Planning i Sprint Planning.

PI Planning es realitza a un nivell més alt , involucrant diversos equips (en alguns casos això pot suposar tota l’organització), cosa que facilita una visió global i coordinada del projecte. Aquesta planificació inclou converses sobre dependències entre equips, riscos potencials i estratègies per a la seva mitigació, cosa que requereix una visió àmplia ia llarg termini. Normalment es parla de lliurables.

En contrast, l’ Sprint Planning se centra en un sol equip i el seu treball imminent . El seu abast està limitat al següent esprint, amb l’objectiu de definir lliurables específics. Aquest nivell de detall i enfocament immediat ajuda els equips a respondre ràpidament als canvis. Normalment es parla de PBIs.

Involucrament de l’equip i els rols

L´involucrament de l´equip i els rols també són diferents entre ambdós esdeveniments.

Al PI Planning, la participació és àmplia, incloent tots els membres de l’Agile Release Train (ART), líders de negoci i stakeholders. Aquest enfocament col·laboratiu garanteix que totes les parts interessades tinguin veu a la planificació i estiguin compromeses amb els objectius.

En canvi, l’ Sprint Planning només implica l’equip Scrum : el Product Owner, l’Scrum Master i l’equip de desenvolupament. Si bé és cert, que algunes vegades poden participar persones d’altres equips en qualitat d’experts per donar suport a l’equip. Aquesta reunió se centra en el compromís de l’equip per assolir un objectiu durant l’esprint següent.

Integrant PI Planning i Sprint Planning a Agile

Com hem comentat, tots dos esdeveniments no són excloents, al contrari són complementaris!

Com Complementen PI Planning i Sprint Planning la teva Metodologia Agile

El PI Planning , o Planificació d’Increment de Programa, és una estratègia d’alt nivell que permet a múltiples equips que treballen al mateix producte/solució alinear els seus esforços i objectius per als propers mesos. Se centra a establir una visió i planificació compartida ia identificar riscos i dependències interequips d’hora en el procés. Aquest enfocament estratègic és crucial per a productes grans i complexos, on la cohesió i la col·laboració entre múltiples equips és essencial.

D’altra banda, l’ Sprint Planning ocupa la planificació tàctica a curt termini. Cada esprint, que acostuma a durar de dues a quatre setmanes, comença amb una sessió de planificació on l’equip fixa un objectiu i selecciona del backlog les històries d’usuari que es compromet a completar. Aquest procés garanteix que lʻequip es mantingui enfocat i adaptable, amb metes clares i assolibles que sʻajusten a lʻestratègia més àmplia establerta durant el PI Planning.

Junts, PI Planning i Sprint Planning creen un marc de treball robust que combina visió estratègica a llarg termini amb agilitat operativa a curt termini.

Aquesta dualitat permet perseguir grans objectius estratègics sense perdre la ràpida adaptació als canvis del mercat.

Casos d’ús: Quan utilitzar PI Planning sobre Sprint Planning

Abans de res cal recordar que no són esdeveniments excloents sinó complementaris : si estem en un equip “aïllat”, farem Sprint Planning i no PI Planning. Si aquest equip no està aïllat, sinó que forma part d’un equip d’equips, farem tots dos esdeveniments de planificació.

Un equip Scrum té per definició un màxim de 11 integrants, incloent-hi PO i Scrum Master. Quan el producte/solució és més complex, i calen moltes més persones. SAFe proposa en el marc de treball crear un nivell superior, el tren o equip d’equips, amb els seus propis esdeveniments i rols, i ho proposa per a casos de mínim 50 persones aproximadament.

Lelecció és un tema de la complexitat a gestionar.

Per tant, a Agile, concretament a Scrum, segurament sempre farem Sprint Plannings per planificar cada esprint. No hi afegirem complexitat innecessària. I si el producte/solució és tan gran com per requerir 50 persones o més, escalarem Agile usant el recurs de SAFe , i per tant afegirem nous esdeveniments com el PI Planning.

Maximitzant l’eficàcia en la planificació Agile

T’oferim algunes estratègies clau per optimitzar tots dos esdeveniments de planificació.

Millors Pràctiques per a PI Planning

• Preparació : Abans d’un PI Planning, l’RTE com a facilitador d’aquest ha d’assegurar-se que el PM tingui llestos els 2 inputs: la Visió i l’ART Backlog prioritzat (almenys els elements més prioritaris, aprox. els 10 primers). També ha de preparar i comunicar bé les eines de treball col·laboratiu (p.ex. Miro, Teams, Zoom, etc), posant-se al lloc d’un nou integrant del tren per assegurar-se que no us assaltaran dubtes del procés durant el propi PI Planning, la qual cosa alentiria la resta del tren.
• Objectius clars : Estableix objectius clars i assolibles per al PI.
• Comunicació efectiva : Fomenta un ambient obert on tots els membres comparteixin idees, preocupacions i solucions.
• Revisió i ajustament : Al final del PI Planning, fes un vot de confiança de tots els integrants del tren i ajusta segons calgui per assegurar que els objectius siguin ambiciosos però assolibles.

Consells per a un Sprint Planning Efectiu

• Priorització del backlog : el Product Owner és responsable que el Backlog estigui freqüentment actualitzat i prioritzat; l’ideal és que faci aquest Refinament recolzant-se a l’equip.
• Objectiu de l’esprint : l’equip, després de seleccionar les històries que acabarà a l’esprint, ha de consensuar un objectiu de l’esprint, que escriurà en un lloc molt visible, per tal de transparir i alinear entre els seus integrants.
• Claredat a la feina a realitzar : cada història d’usuari ha de tenir criteris d’acceptació clars i ser entesa per tots els membres de l’equip, per evitar ambigüitats o malentesos sobre quan estarà acabada.

Eines programari per recolzar ambdues planificacions

Algunes eines programari recomanades per facilitar i optimitzar la planificació són:

• Miro: és una pissarra electrònica, un llenç infinit sobre el qual realitzar tot tipus de taules, diagrames, post-its. És la millor pissarra electrònica per funcionalitats i facilitat dús.
• JIRA : un programari de gestió de projectes totalment orientat a agili i totalment personalitzable.
• Confluence és una Wiki, ideal per documentar els resultats del PI Planning; està fortament integrat amb Jira (està desenvolupat per la mateixa empresa, Atlassian).
• Trello : és una eina molt visual i simple per gestionar projectes i tasques. Trello pot ser especialment útil per a equips petits.
• Microsoft Teams o Slack : són plataformes de comunicació integrables amb moltes altres eines; són essencials per mantenir els equips connectats, especialment en entorns de treball remot.