Si vous lisez ceci, c’est probablement parce que vous êtes une personne pragmatique qui veut savoir si l’Agile est une mode ou si elle peut réellement vous aider dans votre vie quotidienne.

Voici deux considérations :

• Agile n’est PAS une mode, Agile a reçu un nom en 2001. S’il s’agit d’une mode, elle dure depuis longtemps et, en plus, elle est très utile aux entreprises et aux équipes pour s’améliorer.
• Deuxièmement, la méthode « Agile » vous aidera.

« Nous travaillons dans une équipe de service à la clientèle » Peut vous aider

« Je cultive des asperges en hydroponie », peut également vous aider.

Voici comment j’applique le point 3 pour atteindre mes objectifs :

Dans l’article d’aujourd’hui, je vais partager avec vous plusieurs exemples d’applications des méthodologies agiles qui peuvent vous aider dans votre vie. Oui, aussi bien dans votre vie professionnelle que dans votre vie personnelle.

Je pourrais vous donner de nombreux exemples d’applications des méthodologies agiles, mais je vais en partager 3 et appliquer l’une des premières à nous-mêmes : PRIORISER.

Exemples de méthodologies agiles 1 : Établir des priorités

L’établissement de priorités est un outil fondamental dans les méthodologies Agile :

Si tout est urgent, rien n’est urgent

Nous vivons dans un monde « amazon Prime », nous voulons des choses MAINTENANT et nous voulons tout. Et ce n’est PAS toujours possible : nous avons 2 mains et 16 heures par jour (dormir 8 heures, c’est prolonger notre vie).

L’établissement de priorités est notre meilleur allié pour améliorer la productivité. Toutes les tâches que nous avons en attente n’ont pas la même importance, ni le même impact. Il y en a qui seront plus importantes ou dont l’accomplissement aura plus d’impact (ou de bonheur) que d’autres, c’est évident. La difficulté est de les distinguer et le défi est de s’arrêter et de prendre le temps de les classer.

Idéalement, la hiérarchisation devrait être basée sur la valeur, mais qu’est-ce que la valeur ? La valeur est un concept subjectif, car elle dépend du destinataire. Si nous parlons au niveau de l’équipe dans un environnement de travail, la valeur peut être le nombre de nouveaux abonnés par nouvelle fonctionnalité, ou le nombre de clients satisfaits de la qualité des produits, ou ceux qui achèteront à nouveau, ou … Chaque environnement définit ses propres critères de valeur, dans tous les cas, ils doivent être connus par tous les membres de l’équipe qui travailleront à la production du produit.

Au niveau personnel, la valeur est également totalement subjective. Pour certains, la valeur sera le revenu qu’il génère, pour d’autres le degré de satisfaction personnelle, ou encore le niveau de bonheur des autres, etc. Dans ces cas-là, nous devons nous demander ce que nous attendons de notre « travail ».

La productivité consiste à fournir le maximum de valeur avec le minimum d’efforts. Pour ce faire, il est nécessaire d’établir des critères de priorité clairs. Savoir où et quand investir de l’énergie permet d’économiser du temps et de l’argent.

La quantité de demandes qui nous parviennent peut nous submerger, se transformer en une énorme liste de choses à faire, mais notre temps est limité, et la seule option est donc d’établir des priorités. Pour ce faire, il y a deux ou trois étapes à franchir :

• Appliquez la loi de Pareto.
• (facultatif mais recommandé) réappliquez la loi de Pareto au résultat de l’étape 1.
• Classez les résultats ci-dessus par ordre de priorité en fonction de leur valeur/impact.

Il est intéressant de maîtriser des outils qui nous permettent d’établir des priorités de manière significative, outre le « Pareto », il est intéressant de maîtriser la matrice d’Eisenhower.

Je n’ai pas le temps

Nous utilisons parfois l’excuse « je n’ai pas le temps » pour masquer le fait qu’une tâche n’est pas prioritaire pour nous. Pour moi, l’excuse « je n’ai pas le temps » peut faire partie d’une auto-illusion, par exemple « je ne nettoie jamais les stores parce que je n’ai pas le temps ». Par exemple, « Je ne nettoie jamais les stores parce que je n’ai pas le temps ». Et si l’on vous offrait 100 000 euros pour nettoyer les stores, auriez-vous le temps ? Ce n’est pas que vous n’avez pas le temps, c’est que ce n’est pas votre priorité !

Matrice Eisenhower

La matrice d’Eisenhower est une représentation graphique des différents niveaux d’importance et d’urgence d’une tâche spécifique. En fonction de l’urgence et de l’importance, on peut distinguer 4 états, ou 4 niveaux de classification des tâches :

– Important et urgent

– Important et non urgent

– Urgent et pas important

– Non urgent et non important

L' »urgence » est définie comme ce qui requiert une attention immédiate. Et « important » est défini comme contribuant à vos objectifs à moyen et long terme, au but de votre vie.

La matrice d’Eisenhower divise les tâches en 4 quadrants en fonction des deux paramètres ci-dessus :

• Domaine I (Important et urgent): Ce domaine comprend généralement les problèmes urgents ou les crises imminentes. On y trouve également des projets clés pour l’entreprise dont l’échéance est proche. Bien que cela puisse sembler contre-intuitif, ce quadrant est celui auquel nous devrions consacrer le moins de temps, car cela signifierait que nous n’avons pas bien planifié nos efforts ou que nous n’avons pas donné la priorité à nos travaux les plus importants, ou encore que nous nous trouvons dans un environnement où nous devons constamment faire face à des situations d’urgence.
• Domaine II (Important, mais PAS urgent): Dans ce quadrant se trouvent les tâches qui nous aideront à atteindre notre objectif. Les personnes les plus efficaces consacrent la majeure partie de leur temps aux éléments de ce quadrant. Les personnes efficaces ne sont pas axées sur les problèmes/urgences, mais sur les opportunités et agissent de manière proactive. Ce quadrant nous permet de planifier, de préparer et d’établir des relations : c’est là que se produit un travail de qualité.
• Zone III (PAS important et urgent): elle est souvent confondue avec le premier quadrant, car les tâches urgentes sont urgentes dès qu’elles apparaissent. Dans ce quadrant, nous trouvons généralement des interruptions, des appels, des courriels, des réunions… Nous nous précipitons souvent pour résoudre les problèmes sans tenir compte de leur importance. Parfois, la pression pour les résoudre le plus rapidement possible provient des attentes et des intérêts d’autres collègues, mais ils ne correspondent ni à notre agenda ni aux intérêts de l’entreprise. Il est essentiel de savoir dire « non ». Et avec l’accoutumance à l’urgence qui prévaut, ce n’est pas facile.
• Zone IV (ni importante, ni urgente): Comme on peut s’en douter, ce quadrant est le moins intéressant de tous et les tâches qu’il contient ne sont que des tâches qui doivent être traitées lorsque toutes les autres ont été résolues. Dans la plupart des cas, les tâches de ce quadrant devraient être déléguées ou éliminées.

Dans notre gestion quotidienne des tâches, nous avons tendance à nous perdre dans l’urgent sans nous arrêter pour identifier leur importance. La matrice d’Eisenhower peut nous aider à placer/classer les tâches dans chacun des quadrants avant de commencer à travailler dessus.

Exemple de méthodologies agiles 2 : Gagnez en concentration et en productivité avec Pomodoro

Si l’on poursuit avec des exemples de méthodologies agiles, il convient de noter qu’un aspect très intéressant des méthodologies agiles est qu’elles favorisent la concentration.

Nous avons tendance à penser que nous pouvons faire plusieurs choses à la fois, mais ce n’est pas le cas : NOUS NE SOMMES PAS MULTITÂCHES.

Plusieurs études ont montré que le multitâche, ou la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, est en fait un mythe pour la plupart des gens. Au lieu d’effectuer deux ou plusieurs tâches simultanément, le cerveau humain passe rapidement d’une tâche à l’autre, ce qui a un coût en termes de temps et d’énergie mentale. Ce passage constant d’une tâche à l’autre peut entraîner une baisse de la productivité, des erreurs fréquentes et un épuisement mental accru(Asana).

La plupart des gens ne peuvent pas effectuer plusieurs tâches à la fois de manière efficace, et seul un petit pourcentage (environ 2 %) de la population, connu sous le nom de « supertaskers », a la capacité de gérer efficacement plus d’une tâche à la fois en raison de différences dans l’activité cérébrale(UOC). Cependant, pour le reste de la population, le multitâche se traduit souvent par des performances moindres, des problèmes de mémoire et une augmentation du stress, car le cerveau n’est pas conçu pour diviser efficacement son attention entre des tâches simultanées(US News Update).

Il est donc conseillé de se concentrer sur une seule tâche à la fois pour améliorer l’efficacité et réduire les effets négatifs associés au multitâche. Il s’agit notamment de minimiser les distractions et de fixer des priorités claires dans les activités quotidiennes.

Pomodoro

La technique Pomodoro est utilisée pour améliorer la concentration. Elle consiste à utiliser des fenêtres temporelles, c’est-à-dire des périodes de temps limitées dans le temps, pendant lesquelles on ne travaille que sur un seul élément.

Cet outil est très pratique pour les travaux qui nécessitent de la concentration pendant un certain temps.

Nous fixons une période de temps, généralement de 20 à 25 minutes, pendant laquelle les interruptions ou les notifications sont désactivées. Nous nous concentrons sur LA SEULE CHOSE que nous voulons faire. Après ces 20 à 25 minutes, nous disposons de 5 minutes pour nous consacrer à d’autres tâches, qu’il s’agisse de lire et de répondre à des courriels, d’envoyer des messages sur whatsapp, de nous reposer ou de toute autre tâche.

Il ne s’agit pas de faire une seule Pomodoro de 25 minutes de travail plus 5 minutes de déconnexion, mais d’enchaîner les Pomodoros.

D’ailleurs, le nom Pomodoro (tomate en italien), vient précisément des minuteurs de cuisine typiques en forme de tomate utilisés par l’étudiant qui a inventé la méthode pour s’aider à étudier sans se déconcentrer.

L’aspect brutal de cette technique est de la porter au niveau de l’équipe, de faire en sorte que toute l’équipe travaille sur quelque chose sans interruption. Essayez-le et tenez-moi au courant !

Exemple de méthodologies agiles 3 : Visualisation du travail

Si votre patron a déjà été séduit par l’amélioration de votre productivité grâce aux deux exemples précédents de méthodologies agiles, avec celui-ci, il a déjà accroché votre photo au mur. Il s’agit de visualiser le travail à effectuer.

Environ 90 % des informations transmises à l’intérieur du cerveau humain sont visuelles.

Les êtres humains sont des animaux visuels. Il découvre, organise et recrée la réalité, dont il prend conscience par la perception. On dit que 80 % des informations que nous recevons de notre environnement entrent par nos yeux.

Des recherches menées par 3M Corporation ont concluque les informations visuelles sont traitées par le cerveau humain 60 000 fois plus rapidement que le format texte. Les images sont les choses les plus faciles à mémoriser pour notre cerveau et sont fondamentales pour notre apprentissage. En fait, la sagesse populaire dit qu' »une image vaut mille mots ». Pour les êtres humains, ce que nous voyons a un effet profond sur ce que nous faisons, ce que nous ressentons et ce que nous sommes.

Dans ces conditions, il semble absurde de ne pas utiliser d’éléments visuels pour organiser notre travail.

Je le fais dans ma vie, et voici comment : TEDx Talk

La visualisation est un outil formidable pour faire face à la complexité de notre environnement. Les tableaux Kanban sont un outil très utile pour visualiser les charges de travail, les tâches, les tâches en attente ou les différents états d’une tâche.

En outre, ils nous permettent de cartographier et de visualiser le flux de travail.

Il peut être mis en œuvre sur un tableau blanc, un tableau en liège, un mur ou toute surface permettant de gérer visuellement les éléments de travail.

Le tableau est divisé en colonnes et en lignes. Chaque colonne représente une étape du processus et les lignes peuvent représenter différents types d’activités spécifiques. Les plus courantes sont « À faire », « En train de faire » et « Fait ».

Utiliser des cahiers oui, mais NON !

Nombreux sont ceux qui utilisent des carnets pour visualiser le travail en cours, mais pour que cette méthode soit efficace, il faut y consacrer plus de temps et refaire le travail déjà effectué. Permettez-moi de vous donner un exemple :

Nous sommes très stressés parce que nous avons beaucoup de choses en tête que nous devons ou voulons faire, ou que nous avons simplement envie de faire. Nous prenons un carnet, faisons le vide dans notre tête et nous nous sentons détendus. Au fur et à mesure que nous accomplissons des tâches, nous les barrons, mais l’ordre dans lequel nous les accomplissons n’est probablement pas le même que sur le papier. En fait, il se peut que nous trouvions de nouvelles tâches que nous ajoutons à la fin de la liste. C’est ainsi que nous travaillons, en accomplissant des tâches et en en écrivant de nouvelles au fur et à mesure qu’elles se présentent. Le défi survient lorsque nous atteignons la fin de la page. Que faisons-nous ? Nous continuons à écrire sur la page suivante, mais qu’en est-il des tâches qui n’ont pas été rayées ? Deux possibilités s’offrent à nous : soit nous les laissons sur la première page, ce qui nous obligera à faire des allers-retours pour vérifier les tâches à accomplir, soit nous copions les tâches en suspens de la première page sur la deuxième page.

Dans le premier cas, nous perdons la possibilité de voir d’un coup d’œil toutes les tâches que nous devons accomplir. Dans le second cas, le travail de ressaisie n’apporte aucune valeur ajoutée et constitue une perte de temps.

C’est pour ces raisons que je déconseille l’utilisation de carnets pour la gestion des tâches.

Conclusions

Dans cet article, je vais vous donner 3 exemples d’application d’outils dans le cadre des méthodologies Agile qui vous aideront à améliorer votre productivité.

Vous pouvez en utiliser un ou deux, ou même combiner les trois, et si vous vous y prenez bien, les résultats seront deux fois plus importants que vous ne le pensez.

Nous devons visualiser tout le travail, établir des priorités et éviter de travailler sur trop de choses en même temps.