Avez-vous déjà passé 80 % de votre journée à répondre à des courriels sans avoir l’impression de progresser sur le travail vraiment important ? Si c’est le cas, vous avez déjà expérimenté la fameuse loi de Pareto. Aussi absurde que ce qui précède, cette loi peut être utilisée à l’envers pour la rendre profitable. Par exemple, dans votre entreprise, ce principe pourrait être utilisé pour détecter les quelques tâches qui maximisent vos résultats, quitte à admettre que 80 % des réunions ne génèrent que 20 % des décisions utiles (et c’est généreux !).

La loi de Pareto

La loi de Pareto est ce principe que nous appliquons tous sans le savoir. Avez-vous déjà entendu dire que les petites choses peuvent faire la différence ? Ces petites choses représentent avec cette loi les 20 % qui généreront 80 % des résultats. Et même si la proportion n’est pas toujours exacte, le déséquilibre est aussi réel que votre interminable liste de choses à faire.

La loi de Pareto est étroitement liée au principe de rareté des facteurs, qui stipule que les ressources, qu’il s’agisse de temps, d’argent ou d’efforts, sont limitées. Comme toutes les ressources ne sont pas distribuées de manière égale, seul un petit pourcentage génère la majorité des résultats. Ce déséquilibre est à la base du 80/20, et nous pouvons l’observer dans des exemples aussi disparates que les performances professionnelles ou même la fréquence avec laquelle nous utilisons certains mots dans une langue.

Dès lors, il semble évident de se concentrer sur ce qui compte vraiment, ce pourcentage de tâches qui maximisera vos résultats, plutôt que de se perdre dans l’accessoire. Car, soyons honnêtes, personne ne dispose d’un temps illimité et personne ne veut investir des ressources dans des choses qui ne produisent guère de résultats.

Le message clé ? Tout ne mérite pas la même attention. Identifiez les 20 % qui comptent vraiment et voyez comment cela change la donne.

Histoire de Vilfredo Pareto

La loi de Pareto a une histoire assez particulière. Un économiste italien du XIXe siècle, Vilfredo Pareto, étudiait la répartition des richesses dans son pays lorsqu’il a remarqué qu’une petite partie de la population possédait la quasi-totalité des terres. Cette petite partie de la population représentait environ 20 %, tandis que la quasi-totalité des terres s’étendait sur 80 % de l’Italie. Les 80 % restants de la population ont été appelés masses par Pareto, et c’est ainsi qu’il a mis en scène la distribution des biens naturels et des richesses du monde.

C’est Joseph Juran qui a démontré ce principe universel, en montrant son application dans des domaines autres que l’économie. Par exemple, il l’a appliqué à la qualité, où 20 % des problèmes déterminent 80 % des causes, ce qui montre clairement qu’il ne faut pas non plus ignorer 80 % des problèmes.

Applications de la loi de Pareto dans le monde des affaires

Comme nous l’avons vu, ce principe est universel et s’applique à d’innombrables domaines. Dans le monde des affaires, par exemple, il s’applique à tous les domaines, de la productivité aux ventes et au marketing. Bien qu’il s’agisse d’un concept simple, son application n’est pas si triviale, et son impact peut être énorme lorsqu’il est utilisé pour hiérarchiser les efforts. La loi de Pareto suggère que la clé pour être plus efficace n’est pas d’effectuer plus de tâches, mais d’identifier celles qui génèrent réellement de la valeur et de les classer par ordre de priorité.

Le marketing est l’un des domaines où la loi de Pareto trouve les applications les plus claires. De nombreuses campagnes ont tendance à être généralistes et à toucher le plus grand nombre de clients, mais il existe des milliers d’exemples montrant que les campagnes les plus efficaces sont celles qui se concentrent sur la niche de clients qui sont sûrs d’acheter votre produit, de sorte que l’effort n’est pas dilué dans des secteurs moins rentables. Cette niche de clients génère 80 % du chiffre d’affaires et le fait de concentrer les campagnes sur elle facilite la gestion des ressources pour maximiser les profits. En identifiant ces clients clés, les entreprises peuvent se concentrer sur la fidélisation et l’offre de produits ou de services supplémentaires, plutôt que de gaspiller des ressources et des efforts sur des clients de moindre valeur.

Même si nous parlons du produit, ils pourraient axer leur stratégie commerciale sur ce segment de marché. Les produits riches en fonctionnalités sont souvent déroutants et difficiles à utiliser, alors que probablement même pas 20 % des clients finiront par utiliser ces 80 % de fonctionnalités supplémentaires. Cela rend non seulement le produit difficile à utiliser et à adopter, mais le rend également plus cher pour un utilisateur qui n’utilisera qu’un cinquième de ses fonctionnalités. Une stratégie trop agressive pourrait entraîner des investissements importants pour une marge bénéficiaire relativement faible.

Par exemple, une analyse du portefeuille de projets d’une entreprise peut révéler que 20 % des projets sont responsables de 80 % du retour sur investissement. Au lieu de répartir les investissements entre plusieurs initiatives, les responsables peuvent prendre la décision stratégique de se concentrer sur les projets clés qui généreront les meilleurs rendements.

Le graphique suivant montre que dans le service clientèle, deux types de plaintes représentent 80 % des appels : les temps d’attente et les retards dans les expéditions. Chercher la cause première de ces deux plaintes permettrait de résoudre 80 % du service, au lieu d’examiner un à un les problèmes tels que les retours, qui ne résolvent que 5 % des appels :

Exemples curieux de la loi de Pareto au bureau

Bien que ce principe soit généralement utilisé pour optimiser la productivité, certains exemples confirment qu’il peut se manifester dans des situations inattendues.

L’un des exemples que vous avez probablement rencontré dans votre entreprise est le fait que 20 % des participants à une réunion en ligne parlent 80 % du temps. Les autres employés, quant à eux, restent silencieux, soit parce qu’ils sont distraits, soit parce qu’ils n’ont rien à ajouter, soit parce qu’ils font simplement semblant d’être attentifs. Ce petit groupe de personnes domine les réunions, tandis que la majorité vaque tranquillement à ses autres tâches.

Si vous êtes au bureau et que celui-ci dispose d’un nombre limité de salles de réunion, il y a de fortes chances qu’elles soient difficiles à réserver et, dans 80 % des cas, c’est parce qu’elles ne sont réservées que par 20 % des employés du bureau, tandis que le reste du personnel est contraint d’improviser des réunions dans les couloirs, voire dans le bureau. Ce qui est curieux, c’est que beaucoup de ces salles restent vides la plupart du temps, mais sont bloquées dans les calendriers, ce qui crée une pénurie « artificielle » de salles de réunion.

Ce qui est curieux, c’est que dans la plupart des entreprises, on a tendance à tout résoudre par des réunions. Or, sur l’ensemble de la journée de travail, 20 % du temps est généralement consacré aux pauses café, qui génèrent 80 % des interactions sociales et des discussions cruciales pour l’entreprise. Bien que cela puisse paraître absurde, ce petit pourcentage de temps hors écran est à l’origine de la majorité des décisions stratégiques informelles.

Pourquoi la loi de Pareto est-elle si importante dans les environnements agiles ?

Les approches agiles favorisent la livraison rapide et continue de valeur en donnant la priorité aux tâches ou aux histoires d’utilisateurs qui ont le plus grand impact sur l’entreprise, soit en maximisant la valeur, soit en minimisant les problèmes. L’application de la loi de Pareto dans ce contexte permet d’identifier les fonctionnalités qui génèrent le plus de valeur commerciale avec le moins d’efforts, optimisant ainsi le temps et les efforts, et permettant à l’équipe de se concentrer.
La loi de Pareto, comme la loi de Parkinson, est une loi très puissante pour comprendre comment gérer le temps et les ressources lorsque l’on travaille dans des environnements agiles.

Hiérarchisation de l’arriéré avec la loi de Pareto

Dans Scrum, le carnet de commandes est souvent rempli de tâches, d’histoires d’utilisateurs, de défauts et d’autres éléments que les équipes doivent traiter. Cependant, ces éléments n’ont pas tous la même valeur ou la même urgence. En appliquant la loi de Pareto, l’équipe peut constater qu’en général, seuls 20 % du carnet de commandes apportent 80 % de la valeur à l’entreprise. Qui plus est, de nombreux éléments ne seront probablement jamais réalisés. L’essentiel est donc de se concentrer sur les éléments les plus importants afin de maximiser l’impact de chaque sprint.

Avez-vous envisagé d’éliminer le reste ? Nous entrons ici dans un paradoxe, à savoir que si vous éliminez les fonctionnalités qui génèrent le reste des 20 % de valeur et que vous conservez celles qui produisent le plus de valeur, le principe de Pareto s’appliquera également à ces dernières. La recommandation est, en utilisant le principe de Pareto, d’identifier les fonctionnalités qui génèrent le plus de valeur, et parmi les autres, d’éliminer celles dont vous ne prévoyez pas qu’elles seront réalisées dans un délai raisonnable, par exemple dans les 3 à 6 mois à venir, et de faire ainsi de la place pour des fonctionnalités émergentes qui peuvent apporter une plus grande valeur.

Utilisation de métriques et du diagramme de Pareto

Le diagramme de Pareto peut être utilisé pour visualiser les goulets d’étranglement qui affectent la production de valeur, qu’il s’agisse de défauts, de blocages ou d’inefficacités. Ce diagramme permet aux équipes de concentrer leurs efforts sur la résolution des problèmes les plus importants qui, selon le principe 80/20, auront le plus grand impact sur les résultats du sprint.

Ce graphique représenterait un diagramme de Pareto, dans lequel 80 % des résultats sont obtenus en effectuant les tâches A et B :

D’autres diagrammes peuvent également être utiles pour disposer d’indicateurs clés de performance indiquant si et comment l’équipe ou le produit peut s’améliorer, mais n’oubliez pas de vous concentrer uniquement sur les diagrammes ou les données qui faciliteront 80 % des décisions. Le reste des indicateurs ne sont pas des KPI et ne feront que générer du bruit. Connaissez-vous la différence entre les indicateurs et les KPI ? Vous la trouverez dans cet article : https://smartway.es/kpi-que-son/

Études de cas réels

Le principe de Pareto a été utilisé par de grandes entreprises pour améliorer l’efficacité et maximiser les résultats. Des études de cas ont montré comment la règle des 80/20 peut transformer l’approche stratégique d’une organisation :

• Microsoft et la réduction des bogues : lors d’une analyse interne, Microsoft a découvert que 80 % des bogues de ses logiciels provenaient de seulement 20 % du code. En appliquant la loi de Pareto, l’équipe de développement a donné la priorité à l’examen de ces 20 % de code problématique, ce qui a permis d’améliorer sensiblement la qualité du logiciel et de réduire considérablement les plaintes des utilisateurs.
• General Motors et l’optimisation de la production : L’un des géants de l’automobile a découvert que seulement 20 % de ses usines produisaient 80 % de ses véhicules. En mettant en œuvre une stratégie basée sur la loi de Pareto, GM a décidé d’optimiser et d’automatiser ces usines clés, ce qui a permis non seulement d’augmenter la production, mais aussi de réduire les coûts d’exploitation de 15 % au cours des deux premières années.
• Apple et l’accent mis sur les produits emblématiques : Apple a réduit de façon spectaculaire son portefeuille de produits lorsque Steve Jobs est revenu à la tête de l’entreprise. En appliquant le principe de Pareto, Apple s’est rendu compte que 20 % de ses produits généraient 80 % de son chiffre d’affaires. Au lieu de continuer à développer une large gamme d’appareils, l’entreprise s’est concentrée sur des produits phares tels que l’iPhone et le MacBook, qui ont catapulté sa rentabilité et son positionnement mondial.
• Pareto chez Starbucks et l’emplacement des magasins : Starbucks a appliqué la loi de Pareto pour analyser la fréquentation de ses magasins. Ils ont constaté que 20 % des emplacements généraient 80 % des ventes. Cela lui a permis d’optimiser l’emplacement de ses nouvelles boutiques, en fermant les emplacements non rentables et en se concentrant sur l’ouverture de nouvelles boutiques dans les zones à forte fréquentation. Cette approche a permis de maximiser les bénéfices sans augmenter les coûts fixes.
• Google et l’optimisation des revenus publicitaires : Google a appliqué la loi de Pareto à sa plateforme publicitaire, Google Ads. Il s’est rendu compte que 20 % de ses clients publicitaires (annonceurs) généraient 80 % de ses revenus. Cette information a permis à Google d’adapter son service à ces annonceurs clés, en offrant des solutions haut de gamme qui ont amélioré à la fois les résultats publicitaires et les revenus de l’entreprise.