¿Te ha pasado alguna vez que estás en una empresa y desconoces con quién tienes que tratar determinados temas cuando surge una necesidad?

¿Tienes claro tu rol aunque no te queda claro qué rol tiene el resto, y parece que nadie se hace responsable de determinadas acciones?

¿Sabes cómo está afectando la forma en que tu empresa se organiza a la manera de comunicarse, y cómo está repercutiendo en vuestro producto o servicio?

¿Qué es un Organigrama? ¿Cuál es su Importancia en la Organización?

El organigrama empresarial es una herramienta fundamental que ofrece una representación visual de la estructura organizacional de una empresa. A través de un diseño gráfico, el organigrama muestra la jerarquía de autoridad, los diferentes departamentos, equipos y la interacción entre ellos. Esta herramienta es esencial para comprender la estructura interna de una empresa, las responsabilidades de cada puesto y cómo fluye la comunicación y toma de decisiones en la organización.

Será una herramienta que permitirá, entre otras cosas:

• Desvelar las relaciones de poder y autoridad: Esencial para comprender la toma de decisiones y la fluidez de la comunicación.
• Definir los roles y responsabilidades: Permite identificar duplicidades, cuellos de botella y áreas de oportunidad para mejorar el proceso de comunicación.
• Visualizar la estructura organizacional: Facilita la comprensión de la empresa en su conjunto, tanto para colaboradores como para stakeholder.

Como comento anteriormente, este diagrama te permite comprender los flujos de comunicación. ¿Y por qué es importante comprenderlos? La Ley de Conway establece que “Cualquier organización que diseñe un sistema producirá un diseño que copia la estructura de comunicación de dicha organización”, o lo que es lo mismo, uno de los aspectos clave para orientar tu negocio, es crear una estructura de comunicación acorde al mismo.

Muchas veces se piensa que un organigrama está más relacionado con empresas más tradicionales, mientras que, en empresas flexibles más actuales, no es tan importante y contraproducente. Y, sin embargo, el no dotar a la empresa de un marco organizacional es el motivo por lo que muchas empresas llegan a tener una desconexión entre las distintas áreas de negocio. El dotar de un organigrama a la empresa facilita la información clave para esta coordinación, además de dimensionar mejor la organización y prepararla para un crecimiento natural.

Tipos de Organigramas: Explorando las Diferentes Estructuras

Los organigramas son herramientas esenciales para comprender y visualizar la estructura de una organización. Cada tipo de diagrama presenta características únicas que lo hacen adecuado para diferentes escenarios y necesidades. Dependiendo de las necesidades, la cultura y la estrategia de la empresa, puedes llegar a identificarte con uno de estos 5 modelos a continuación, aunque existen innumerables opciones.

Organigrama Vertical: La Tradicional Jerarquía de Poder

El organigrama vertical, también conocido como modelo jerárquico, es la configuración más tradicional, que sigue una estructura piramidal con líneas de autoridad claras y definidas. En este tipo de diagramas, la autoridad y la responsabilidad fluyen de arriba hacia abajo, y los empleados reportan a un solo supervisor directo.

• Se establece una clara jerarquía de autoridad y responsabilidad.
• Las decisiones se toman centralizadas desde la cima de la jerarquía y se comunican hacia abajo.
• Los roles y responsabilidades de cada empleado están claramente definidos.

Modelo de negocio: Empresas con estructuras jerárquicas bien definidas, como instituciones gubernamentales o fuerzas armadas.

Organigrama Horizontal: Fomentando la Comunicación y Colaboración

Al contrario que la configuración vertical, el organigrama horizontal o sin jerarquías promueve la colaboración, la comunicación y la participación activa de los empleados en la toma de decisiones. En este tipo de diagramas, se eliminan las capas jerárquicas y se fomenta la autonomía y la responsabilidad compartida entre los equipos y departamentos.

• Promueve la colaboración y comunicación directa entre los empleados, lo que facilita la toma de decisiones y la implementación de proyectos.
• Fomenta la autonomía y la responsabilidad compartida entre los distintos equipos y departamentos, lo que aumentará la motivación y el compromiso de los empleados.
• Promueve la adaptabilidad y respuesta rápida a los cambios y desafíos, facilitando la innovación y la mejora continua.

Modelo de negocio: Empresas que buscan fomentar la innovación y la agilidad, como startups o empresas del sector tecnológico.

Organigrama Funcional: Especialización por Departamentos

El organigrama funcional se centra en la especialización por funciones específicas, agrupando a los empleados según sus habilidades y competencias técnicas. En este tipo de organigrama, cada departamento se encarga de una actividad específica, de la que maximiza la especialización de sus integrantes.

• Facilita la especialización y enfoque en áreas específicas, lo que puede aumentar la eficiencia y calidad en la realización de tareas y proyectos relacionados con dicho área de conocimiento.
• Bastante útil para organizaciones con tareas complejas y especializadas, lo que ayuda a reducir la carga cognitiva de los equipos de trabajo.
• Facilita la identificación de expertos en cada área.

Modelo de negocio: Empresas con departamentos especializados, como hospitales, universidades o empresas de consultoría.

Organigrama Matricial: Flexibilidad y Respuesta Dinámica

El organigrama matricial combina aspectos de las composiciones vertical y funcional, ofreciendo una estructura dual con líneas de autoridad tanto transversales como funcionales. Es un modelo pensado para cubrir la carencia de los organigramas funcionales, e impulsar las iniciativas transversales. En este tipo de diagramas, los equipos se configuran para cubrir todas las necesidades de un proyecto, que impactará en distintas áreas de especialización, por lo que cada uno de los miembros también dependerán del área funcional correspondiente a su especialización.

• Ofrece mayor flexibilidad para responder a desafíos estratégicos, facilitando la implementación de proyectos transversales sin perder de vista la especialización de determinadas tareas.
• Promueve la colaboración y comunicación entre los diferentes departamentos, facilitando la integración de los distintos módulos del sistema.
• Hace uso de la ventaja de la especialización del conocimiento sin perder de vista la visión global.

Modelo de negocio: Empresas que gestionan proyectos complejos que involucran a diferentes departamentos, como empresas aeroespaciales o farmacéuticas.

Organigrama Mixto: Combinando Elementos para la Eficacia Organizativa

Este modelo combina diferentes elementos de todos los anteriores, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa. Este tipo de composiciones es especialmente útil cuando se trata de empresas que trabajan en distintos ámbitos de innovación, donde según qué áreas necesitas más flexibilidad o más estabilidad. Para entender esto, recomiendo profundizar en los mapas de Wardley, para representar los entornos en los que opera una empresa.

• Combina elementos de las anteriores configuraciones para adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.
• Facilita la implementación de estrategias al amoldarse el modelo según la línea estratégica específica.
• Ofrece una flexibilidad muy alta, ya que las empresas que utilizan este modelo son propensas a adaptarlo según los desafíos del contexto.

Diseñando un Organigrama Efectivo

Un organigrama bien diseñado es una herramienta fundamental para visualizar la estructura, los roles y las relaciones de poder dentro de una organización. No solo sirve como representación gráfica, sino que también puede ser una guía valiosa para la comunicación interna, la toma de decisiones y la planificación estratégica.

Cómo Hacer un Organigrama: Pasos Clave para la Construcción

El primer paso para crear tu diagrama organizacional es, sin duda, conocer el punto de partida. Para ello has de saber dibujar la composición actual de la empresa. Y ojo, que muchas empresas ya se atascan en este punto. Para llevar a tu organización hacia una estructura alineada con su modelo de negocio, hay que conocer el estado actual y cómo este afecta al negocio.

¿Qué organigrama es el ideal parar mi modelo de negocio? No existe una receta, lo que sí podrás seguir estos sencillos pasos:

1. Visualiza y analiza tu estrategia de negocio: Esto se puede realizar con los anteriormente mencionados Mapas de Wardley. Esta visualización permite tener discusiones sobre la situación actual del negocio y hacia dónde debería ser la evolución natural de cada una de sus aristas.
2. Segmenta el negocio en componentes: Sin perder de vista la estrategia global, este paso te ayudará a elegir que estructura jerárquica se acomoda mejor a cada uno de los componentes funcionales. Por ejemplo, dentro de una empresa, no tiene por qué organizarse igual un componente que cubre los servicios básicos (cuyo foco está en su evolución), que aquellos componentes que tratan de hacerse un hueco en el mercado (donde el foco está en la innovación).
3. Define las funciones necesarias: Partir de las funciones para dar forma a tu organigrama es mucho más potente y más fácil que comenzar por la estructura jerárquica, puesto que esta última se ha de diseñar para dar apoyo a las funciones que articularán la estrategia de negocio.
4. Define la jerarquía de trabajo: Dentro de cualquier organización existen estructuras jerárquicas, ya sean estas más horizontales o verticales, basadas en personas o en grupos de decisiones. Elige bien la jerarquía para dar apoyo a los grupos funcionales.
5. Prepárate a cambiar: Un buen organigrama es aquel que está preparado para adaptarse de manera veloz, según las necesidades estratégicas. A menudo hemos visto composiciones que articulan cambios en no menos de un año, y terminan perdiendo competitividad y posición en el mercado.

Herramientas y Software para Crear Organigramas Empresariales

Aunque mi recomendación es que cualquier herramienta de visualización es buena, siempre que sea fácil y accesible, a mí me funcionan muy bien las que muestro a continuación:

Herramientas online:

• Lucidchart: Ofrece plantillas personalizables, colaboración en tiempo real y funciones avanzadas para diagramas complejos.
• Canva: Herramienta fácil de usar con una amplia variedad de plantillas y elementos gráficos para crear diagramas atractivos.
• Miro: Pizarra virtual ideal para la colaboración en equipo y la creación de diagramas dinámicos e interactivos.
• chart: Software especializado en la creación de diagramas con funciones avanzadas para la gestión de estructuras organizacionales complejas.
• Creately: Herramienta en línea con una amplia gama de plantillas y funciones para crear diagramas organizacionales, de flujo y otros tipos de diagramas.

El Organigrama Agile: Adaptabilidad en la Gestión de Proyectos

La distribución de roles y relaciones en Agile no es más que la representación de una organización para que la estrategia de tu empresa sea lo más dinámica y adaptable a los constantes cambios en el mercado. Para ello, una de las principales claves del éxito es diseñar cada uno de los componentes alineado con las cadenas de valor que aporta tu organización, creando así Centros de Valor. Distintas claves para moverte hacia un paradigma Agile ayudado por tu estructura jerárquica:

• Identificar áreas de mejora en la comunicación y colaboración: Un diagrama rígido puede dificultar el flujo de información y la colaboración entre equipos.
• Promover estructuras más horizontales y flexibles: La agilidad requiere estructuras que se adapten rápidamente a los cambios y fomenten la autonomía de los equipos.
• Implementar prácticas ágiles en diferentes niveles de la organización: El diagrama permite comprender dónde encajan mejor las metodologías ágiles y cómo integrarlas en la estructura existente.

En un organigrama Agile, es muy importante contar con distintas áreas de negocio, aunque, sobre todo, con el área de Personas de la organización. Descubre cómo puede ayudar HR en tu organización: Agile HR: HR como pieza clave en la transformación Agile – Smartway.

Organigrama Empresarial: Ejemplos y Casos Reales

Manu Cornet, caricaturista, dibujó en 2011 el organigrama de 6 grandes empresas en aquel momento, como lo son Apple, Oracle, Amazon, Facebook, Google, y Microsoft. El mayor impacto de aquellos dibujos resultó que reflejaban perfectamente el diseño de los productos de cada una de las organizaciones, así como su cultura empresarial.

• Amazon: Las relaciones en Amazon muestran como, al menos en 2011, Amazon se estructuraba verticalmente, como viene siendo habitual en múltiples empresas. Todos los miembros responden a un líder de departamento, que son los que interactúan con el CEO.
• Apple: Por el 2011, Apple estaba dirigida por Steve Jobs. Aquí se muestra como todo circulaba alrededor de su figura. Cualquier lanzamiento o idea debía pasar por su supervisión, además de todos y cada uno de los pasos del diseño de los productos. Esta estructura quedó atrás cuando Tim Cook cogió el mando, moldeando los equipos para darle un enfoque más colaborativo y menos centrado en una única persona.
• Microsoft: El diseño jerárquico de Microsoft pone en relieve la enorme competitividad interna, y cómo esta reduce la colaboración. El punto de competitividad es tal que los distintos departamentos compiten entre sí para imponerse sobre otro.
• Oracle: Este diseño resalta que, fuera de lo común, la estructura legal es mucho mayor que la de tecnología. Para cuando se realizó el dibujo, Oracle se dedicaba a crecer adquiriendo empresas, por lo que su mayor desarrollo de producto es en el aspecto legal.