Estás en un proyecto y…¿sientes que todo es prioritario y que las tareas se acumulan? Si es así, es hora de definir prioridades y gestionar tu backlog.

En el desarrollo ágil, el product backlog management o gestión del backlog es clave para mantener, de manera contínua el enfoque en los objetivos, ajustando prioridades del producto o proyecto de manera dinámica y eficaz.  Y así, aprovechar al máximo los recursos en cada sprint. Conseguir esto es casi un arte. 

Quédate con nosotros y te explicaremos qué es el product backlog, cómo se organiza y se prioriza, su gestión y quiénes son los responsables en cada paso. Y todo esto, sin perder la cabeza. 

¡Empezamos!

¿Qué es un Product Backlog?

Un product backlog es una lista priorizada y dinámica (cambia cada sprint) de las funcionalidades, mejoras y requisitos necesarios para el producto o proyecto que se está llevando a cabo. Funciona como la única fuente de trabajo para el equipo. Ni más, ni menos. Sencillo, ¿Verdad?

Y lo más importante: cada equipo tiene un único Product Backlog. No puedes tener múltiples fuentes de trabajo. Todos los orígenes de la demanda deben estar integrados para priorizar y visibilizar los objetivos de manera adecuada. Esta acción además, mejora el flujo de trabajo de los equipos.

¿Qué significa ‘backlog’ en la gestión de proyectos?

En project management un backlog es una lista de todas las tareas aún por realizar dentro del proyecto, priorizadas para ayudar a llevar el proyecto a buen término de la manera más eficiente posible. 

En entornos agile, el backlog toma un papel distinto: no es sólo una lista de tareas, sino todas las ideas, funcionalidades y mejoras potenciales del producto. Aquí, cada elemento se prioriza con el objetivo de proporcionar valor incremental, asegurando entregas continuas y alineadas con las necesidades del usuario.Este enfoque no solo mejora la organización, sino que permite que los equipos tengan una entrega continua de valor, especialmente en equipos que trabajan bajo metodologías como Scrum o Kanban.

Gestión y organización del Product Backlog

Gestionar el Product Backlog NO es hacer una lista interminable de tareas pendientes. Se trata de organizar, priorizar y evaluar cada tarea para entender su verdadero valor en el proyecto.

A través del Product Backlog management, los equipos identifican las tareas que realmente importan y aportan valor, añadiendo sólo los elementos necesarios para avanzar en la dirección correcta. Y así, optimizan el tiempo y los recursos utilizados.

Lograr esto… es todo un arte.

¿Quién es responsable de ordenar el product backlog?

El Product Owner (PO) es el responsable directo de ordenar los elementos del backlog. Esta responsabilidad implica priorizar de acuerdo  con la visión del producto, teniendo en cuenta las necesidades del negocio, la viabilidad técnica y el feedback de los stakeholders. 

Sin embargo, priorizar no significa decidir de manera aislada. La priorización se lleva a cabo junto a Stakeholders  así como con el resto de las personas que están involucradas en el equipo. Todas los ámbitos (negocio, tecnología, marketing…) deben ir alineados y entender bien las prioridades para evitar el desperdicio y maximizar el valor.

La definición de prioridades y el ordenar cada ítem es un ejercicio de total transparencia.

¿Cómo organizar los elementos en el backlog?

Para organizar y priorizar un backlog, existen diversas técnicas que permiten maximizar el valor de cada tarea para el usuario y el negocio. No todo se puede desarrollar a la vez, por lo que la priorización es esencial para asegurarse de que el equipo esté centrado en aquello que realmente marca la diferencia. Además, estas técnicas ayudan a eliminar tareas que no aportan tanto y que podrían ser solo una pérdida de tiempo y recursos.

Estas son algunas de las técnicas más utilizadas:

• RICE: Esta técnica tiene en cuenta cuatro factores: Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confianza) y Effort (esfuerzo). Básicamente, le das una puntuación a cada tarea según cuántos usuarios serán afectados, el nivel de impacto, cuán seguro estás de las estimaciones y el esfuerzo que implica. Así, consigues priorizar de forma objetiva, poniendo al equipo a trabajar en lo que realmente importa.
• WSJF (Weighted Shortest Job First): Esta técnica se basa en priorizar aquellas tareas que aportan más valor en relación al esfuerzo necesario. Se analiza el valor para el negocio, el valor para el usuario, y el tamaño o esfuerzo requerido, y se calcula una puntuación para cada tarea. Con esta puntuación, te aseguras de que el equipo se enfoque en lo que tiene mayor retorno a corto plazo, minimizando el costo de oportunidad.
• Business Value: Aquí nos enfocamos en el valor que cada tarea aporta directamente al negocio. Evaluamos cada ítem según su potencial para aumentar ingresos, reducir costos o mejorar la satisfacción del cliente. Es una técnica sencilla y fácil de entender, pero tiene el reto de ser algo subjetiva, ya que lo que se considera «valor para el negocio» puede variar según quién lo mire.

Con estas técnicas, la gestión del Product Backlog se convierte en una herramienta estratégica que te permite mantener al equipo enfocado en lo más importante, maximizando el valor entregado al usuario y optimizando el uso de recursos para llegar al mercado lo antes posible.

Descubre los elementos y atributos del Product Backlog con ejemplos

Para gestionar eficazmente el product backlog, cada elemento —conocido como product backlog item (PBI)— debe tener atributos claros y sencillos de entender, que faciliten su priorización y ejecución. Estos atributos permiten al equipo evaluar el valor, el esfuerzo necesario y la prioridad de cada tarea, asegurando que el backlog se mantenga alineado con los objetivos del producto. Y así también, facilitar la transparencia.

Todo PBI debería de tener:

• Descripción del trabajo: ¿Que hay que hacer? Por ejemplo, «desarrollar funcionalidad de restablecimiento de contraseñas». Descripción precisa para que cualquier miembro del equipo pueda entender la tarea sin ambigüedades.
  
• Valor esperado: ¿Qué nos aporta? ¿Qué ganamos? Puede ser una nueva funcionalidad, una solución a un error, o una mejora de rendimiento. Por ejemplo, «incrementar la tasa de conversión”.
  
• Acceptance criteria (o criterio de aceptación): ¿Qué debe cumplir para darlo por OK? Define las condiciones que debe cumplir para que el ítem sea funcional y pueda darse por terminado.
  
• Esfuerzo estimado: ¿Cuánto nos cuesta hacerlo? Puede medirse en estimación de horas o en puntos de historia. Atribuir un esfuerzo estimado ayuda a gestionar el tiempo y los recursos del equipo, evitando sobrecargar el sprint.
  
• Prioridad: ¿Cuán urgente es realizarlo? La prioridad debe ir alineada con el impacto del ítem. Una prioridad alta suele ir de la mano de un alto valor/impacto (y viceversa).
  
• Información adicional: Cualquier detalle adicional como el diseño gráfico necesario, feedbacks de los usuarios de anteriores ítems, dependencias… Todo lo que ayude a realizar el ítem y a asegurar que cada tarea esté lista para ser trabajada sin retrasos.

¿Cuándo se considera completo un Product Backlog ítem?

Un backlog ítem o PBI se considera completo cuando cumple con los criterios de aceptación definidos por el equipo y está listo para ser desplegado, entregado al cliente o para integrarse en el producto. Es decir, es el equipo quien da por finalizado un ítem.

Este estado se alcanza tras la validación y el feedback de los Stakeholders (a lo largo del sprint o en las sesiones de Sprint Review), garantizando que el elemento cumple con los estándares de calidad y funcionalidad requeridos. La transparencia y retroalimentación entre los diferentes actores que intervienen (equipo, Stakeholders…) es clave para establecer estos criterios.

Quién es responsable del tamaño de los ítems del Product Backlog

La responsabilidad de definir el tamaño de los backlog ítems recae en el equipo de desarrollo en colaboración con el Product Owner. A través de prácticas como Planning Poker o técnica de estimación de esfuerzos (¿cuánto nos costó algo similar la última vez?), el equipo estima el tamaño de cada tarea.

Esta estimación es clave para determinar el alcance de cada sprint y evitar la acumulación de un backlog demasiado grande. La capacidad en cada sprint es finita, por lo que es importante invertir el tiempo suficiente al definir el tamaño de cada ítem.

Herramientas y prácticas para el backlog management

En el mercado existen múltiples herramientas que simplifican la administración del backlog en un ambiente colaborativo y transparente para el equipo de trabajo. Estas herramientas permiten registrar y clasificar las tareas de manera ágil y en línea, manteniendo a todos los implicados alineados con los propósitos del proyecto.  

En la actualidad, las plataformas más populares para el desarrollo ágil de software y otros tipos de proyectos son Jira y Trello; estas herramientas de Atlassian facilitan la gestión y optimización colaborativa en línea del backlog de forma transparente. 

Refinement del backlog y retroalimentación de stakeholders

El proceso de refinamiento del backlog es una reunión importante que los equipos utilizan para mantener actualizado y organizado el backlog de tareas pendientes. Durante estas sesiones recurrentes (por ejemplo semanalmente), se revisan y priorizan los elementos del backlog teniendo en cuenta el feedback de las partes interesadas y adaptándose así a las necesidades cambiantes del proyecto. Por lo general estas sesiones duran alrededor de 2 horas e involucran a todos los miembros del equipo.

Conclusión

La gestión de backlog es clave para asegurar el foco y mantener la dirección en los proyectos agile. Un backlog organizado por prioridades claras y en colaboración con todos los roles clave, permite a los equipos avanzar más rápido y siendo más eficientes hacia la entrega de un producto de calidad.