¿Alguna vez te has encontrado bloqueado al inicio de un proyecto?

La temible página en blanco.

Muchas veces una idea, un presupuesto o una necesidad activan toda una maquinaria de trabajo que involucra a varias personas o incluso a toda la organización.

Aquí tienes la responsabilidad de dar los primeros pasos, determinar desde cero objetivos, alcance, métricas, capacidades, habilidades que se requerirán y un sinfín de información necesarios para garantizar el éxito del proyecto.

¿Tienes dudas de cómo empezar?

Muchas personas optan por un amplio pliego de requisitos y consideraciones, así como plan de trabajo e hitos clave.

Para realizar este tan detallado documento, donde quede bien claro el papel que cada uno jugará durante todo el proyecto, se necesita una fuerte inversión en tiempo, lo que en muchas ocasiones puede provocar retrasos en el inicio del proyecto y que quede desactualizado nada más empezar su ejecución.

La herramienta que te presento en este artículo puede ser una gran manera de establecer todo lo necesario, y sólo lo necesario, para empezar a rodar cuanto antes. El Project Brief. ¿Te animas?

Guía para Escribir un Project Brief

Cuando te involucran en un proyecto, o simplemente crees que este proyecto puede afectar una determinada línea de trabajo, y necesitas obtener información sobre el mismo, en muchas ocasiones comienzas una aventura, donde te puedes enfrentar a pliegos de numerosas páginas detalladas, falta de información, constante búsqueda de personas con información y otras pericias que, en ciertos casos hasta te puede hacer desistir. Aquí piensas, si nadie me ha puesto en contexto, quizá no me afecte, aunque yo juraría que sí.

Pero ¿y si todo el mundo pudiera entender en menos de 10 o 15 minutos de qué va tu proyecto? Ya sólo lo anterior suena deseable, y si profundizamos un poco:

• Ser claro y conciso siempre ayuda más que tener que dar mil explicaciones, en un mundo en lo que seguro que no sobra es… ¡tiempo! Explica claramente el propósito del proyecto, y cómo ayudará a la empresa e la consecución de sus objetivos estratégicos.
• Comprender el impacto, no solo en el mercado sino también dentro de la compañía, de un solo vistazo es un factor fundamental para valorar la importancia del proyecto y poder tomar decisiones claves al respecto.
• Alineación total, no solo de los participantes del proyecto, sino de los participantes de la organización e incluso potenciales clientes. No todo el mundo ha de estar implicado a tiempo completo, y conocer de manera clara el proyecto facilitará la actuación de artistas invitados puntualmente.
• ¿Sientes que durante los proyectos se habla mucho de temas intrascendentes y eso hace perder el interés? Si se tiene claro el para qué del proyecto y los resultados esperados, facilita en gran medida una comunicación fluida entre todos los interesados, que no dudarán en unirse a la conversación en lugar de estar en un segundo plano hasta el final. Proporciona diálogos trascendentes para la consecución de los objetivos sin perderse en detalles menos importantes.
• Los riesgos menos deseados, según el famoso corolario a la Ley de Murphy (“Algo que pueda ir mal, irá mal en el peor momento posible”), suelen estar muy escondidos, y con mucha probabilidad alguien los hubiera levantado si fuera consciente del alcance del proyecto. No pierdas la oportunidad, hazte entender fácil y evita riesgos innecesarios.
• Entendiendo bien la hipótesis y sus métricas de validación, cualquiera podrá, en fases tempranas, valorar si este proyecto será un éxito total, o frenarlo para invertir el presupuesto de otra manera.

No nos perdamos en detalles y naveguemos por esta excitante herramienta.

Creando un Agile Project Brief Efectivo

Pero espera, ¿Agile? ¿Cuál es la diferencia? Siendo el objetivo similar, el mundo en el que se maneja la gestión de proyectos está en constante cambio de contexto. Y esos cambios traen de la mano distintas alternativas en el desarrollo de un proyecto, ¡e incluso puede que traiga un cambio de enfoque! Si hay cambios, ¿por qué no recogerlos de manera periódica y que nadie se quede atrás, o desactualizado?

No solo eso, en un Agile Project Brief, lo interesante no está en qué se hará y cuál es el plan de ejecución, sino en centrarse en explicar muy bien el para qué del proyecto, qué objetivos persigue, qué hipótesis valida y con qué métricas lo vamos a comprobar.

Elementos Clave de un Agile Project Brief

Empiezo mi proyecto, ¿y ahora qué? Al enfrentarse a la redacción de un Project Brief, hay ciertas consideraciones a tener en cuenta, y que de una manera u otra deben aparecer:

• Un documento así ha de tener bien descrito el contexto. Esto es, la necesidad bien clara y cómo el proyecto pretende cubrirla, o la ventaja competitiva que se espera lograr con la ejecución del mismo.
• Para cubrir este propósito anteriormente descrito, han de marcarse claramente los objetivos que persigue el proyecto, y cómo estos se alinean con la estrategia organizativa, de tal manera que se entienda claramente cómo este proyecto contribuirá a las metas perseguidas por la organización.
• ¿Cómo sabremos si estos objetivos se alcanzan? Es esencial definir unas métricas clave que nos indiquen en todo momento si el proyecto está contribuyendo a los objetivos. Será la manera que tengamos de validar nuestra hipótesis de valor. Más adelante hablaremos de prácticas en la gestión de proyectos y cómo estas métricas nos ayudarán a detectar el éxito de un proyecto en sus primeras fases.
• ¿Qué equipo liderará el proyecto? Identifica las personas involucradas de los distintos departamentos, sponsors principales, representantes del cliente y demás interesados que participarán de manera activa. No nos limitemos a nombrar un jefe de proyecto y un departamento, ya que esto nos limitará durante la evolución del proyecto.
• Establecer límites definiendo el alcance, no se trata de definir todos los requisitos, sí de dejar claro qué contemplamos, y lo que puede resultar más difícil y a la vez más aclarador, qué NO valoramos hacer en este proyecto. Establece límites claros.
• En la mayoría de las ocasiones se incluye un plan de proyecto detallado con fechas, lo cual requiere de un análisis detallado en profundidad, e iría más alineado a un Project Plan que a un Project Brief. Lo que sí es importante es tener una hoja de ruta, con los entregables más destacados del proyecto y fechas estimadas de validación, para alinear a toda la organización y gestionar posibles dependencias con otros proyectos. Esto también ayudará a establecer prioridades y ofrecer una visión global… ¡sin invertir excesivo tiempo!

Aplicando Agile en el Desarrollo de Proyectos

Ya tenemos el Project Brief en nuestra carpeta de red compartido con todo el mundo, ¿y ahora qué? Comienza la parte más interesante, ¡la ejecución del proyecto! Y esto de Agile no sólo está en el nombre.

Cómo Agile Transforma la Planificación y Ejecución de Proyectos

Como comentamos previamente, algunos de los aspectos del Project Brief están orientados a cómo mediremos el éxito del proyecto o, por el contrario, frenarlo antes de invertir demasiado dinero en algo que a la vista no va a funcionar. Para ello no sólo es necesario tener un documento fácil de entender si no va acompañado de una manera de actuar.

Un Agile Project Brief es un documento sencillo, no por ello obvio de redactar, que permite iniciar el proyecto de manera rápida sin perder la oportunidad del mercado. Por otra parte, si además el proyecto está definido por entregables de valor que se van liberando a medida que avanza, esto no permitirá ir evaluando el impacto mediante las métricas, y así detectar rápidamente si nos acercamos a los objetivos o por el contrario tenemos que recalcular. Tal como se puede intuir, un Agile Project Brief es un documento vivo que habrá que mantener actualizado para que nadie se quede atrás y no se pierda la alineación.

Agile Development In Brief: Proceso y Prácticas

Como cualquier proceso Agile, este está enfocado a la inspección y adaptación. En la gestión de proyectos ágiles son muy recomendables los ciclos OODA:

• Observar: Recopilar información relevante del entorno e identificar tendencias o riesgos.
• Orientar: Analizar la información anterior y comprender la situación actual
• Decidir: Evaluar las opciones disponibles y seleccionar la mejor estrategia para abordar la situación.
• Actuar: Implementar la estrategia seleccionada y volver a observar el entorno para entender cómo están afectando los cambios.

Es un ciclo iterativo que permite ir evaluando el impacto en cada situación. Aquí podría valer cualquier modelo basado en el ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) de Deming. Frameworks como Scrum o prácticas de Kanban favorecen este tipo de ciclos de mejora. Para saber más sobre los ciclos OODA puedes revisar este enlace.

Para acompañar esta estrategia, y obtener resultados de éxito del proyecto lo más temprano posible, el proyecto se puede descomponer utilizando la técnica de WBS, recogida en el PMBok, dividiendo el proyecto en distintos ámbitos, y dentro de cada uno de los ámbitos en entregables a usuario. Esta técnica es muy recomendable combinarla con procesos de priorización (WSJF, MoSCoW, Impact Mapping, Kano…) y roadmapping. Esto último está recogido en el Agile Project Brief para entender los tiempos del proyecto. Una técnica que recomendamos es el User Story Mapping, pues combina la descomposición del proyecto con su Roadmap.

Por último, uno de los apartados del Project Brief son las personas involucradas, en muchos casos de distintos departamentos. Es muy importante que estas personas estén en constante comunicación y actúen como un equipo multidisciplinar, con sus propios procesos.

Herramientas y Plantillas para el Project Brief Ágil

La belleza de Agile radica en su flexibilidad, y eso se extiende a las herramientas y plantillas que utiliza para documentar y gestionar su proyecto.

Seleccionando la Herramienta Adecuada para tu Equipo

La herramienta perfecta es aquella que el equipo realmente usa. Suena simple, pero encontrar una herramienta que se adapte a la forma de trabajar de tu equipo y no al revés, puede ser tan desafiante como llevar a cabo el proyecto con éxito.

¿Qué herramienta utiliza tu organización para documentación y seguimiento de proyectos? ¿Cuán cómodos se sienten los equipos utilizándola? Es un buen punto de partida para seleccionar la adecuada.

Aquí van algunas de las que utilizamos: Miro, Canva, JIRA, o la propia suite de Office (Word, Power Point…), utilizándolo de manera que la información sea accesible para todos los interesados, por ejemplo mediante el propio Sharepoint de Microsoft Teams.

Personalizando Plantillas de Project Brief para Necesidades Específicas

No hay un patrón para todos. La clave está en adaptar y personalizar estas plantillas para que se ajusten a las necesidades específicas de cada contexto. Siéntete libre de modificar o añadir apartados. Lo importante es no perder la esencia y el objetivo.

Piensa en ello como en elegir el traje perfecto: lo suficientemente formal para ser tomado en serio, y lo suficientemente cómodo para correr una maratón.

Ejemplo real de un proyecto de implantación de un CRM

Si aún tienes dudas y quieres verlo en la práctica, a continuación, adaptamos un ejemplo real de un proyecto con envergadura.

Propósito:

La empresa ha experimentado un crecimiento significativo en su base de clientes en los últimos años, lo que ha generado la necesidad de mejorar la gestión de relaciones con los clientes para mantener la calidad del servicio y la satisfacción del cliente. Actualmente, la empresa carece de un sistema centralizado para gestionar la información de los clientes, lo que dificulta la personalización del servicio y la identificación de oportunidades de ventas adicionales. El proyecto de implementación de un Sistema de Gestión de Clientes (CRM) tiene como objetivo abordar esta necesidad al proporcionar una plataforma integral para la gestión eficiente de las interacciones con los clientes y su trazabilidad.

Objetivos y métricas:

• Permitir a la empresa gestionar de manera efectiva la información de los clientes.
  • Aumento del 20% en la precisión de la información de los clientes registrada en el sistema de CRM en comparación con los sistemas anteriores.
  • Reducción del 30% en el tiempo dedicado por el equipo de atención al cliente a buscar información de los clientes, gracias a la accesibilidad mejorada.
  • Incremento del 15% en la tasa de respuesta a consultas de clientes debido a la capacidad mejorada de acceder rápidamente a la información relevante del cliente.
• Mejorar la calidad del servicio al cliente mediante la personalización de las interacciones y el seguimiento proactivo de las necesidades y preocupaciones de los clientes.
  • Aumento del 25% en la calificación promedio de satisfacción del cliente, basado en encuestas post-interacción que evalúan la personalización y relevancia percibida de las interacciones.
  • Reducción del 20% en el tiempo medio de resolución de problemas de los clientes, gracias a la capacidad mejorada del equipo de atención al cliente para anticipar y abordar proactivamente las necesidades y preocupaciones de los clientes.
  • Incremento del 10% en la retención de clientes, medido por la tasa de retención de clientes en comparación con el mismo período del año anterior.
• Facilitar el proceso de ventas mediante la identificación de oportunidades de venta cruzada y upselling basadas en el análisis de datos de clientes.
  • Aumento del 15% en el valor medio de las transacciones de los clientes debido a una mayor eficacia en la identificación y aprovechamiento de oportunidades de venta cruzada y upselling.
  • Incremento del 20% en la tasa de conversión de oportunidades de venta cruzada y upselling identificadas, medido por el porcentaje de oportunidades que se convierten en ventas adicionales.
  • Reducción del 10% en la tasa de abandono del carrito de compras en línea, gracias a recomendaciones de productos personalizadas basadas en el análisis de datos de clientes.

Alcance del proyecto:

El proyecto incluirá:

• Personalización e implementación de la solución seleccionada.
• Migración de datos de clientes existentes al nuevo sistema.
• Capacitación del personal en el uso del sistema de CRM.

El proyecto no incluirá:

• Desarrollo de funcionalidades personalizadas no relacionadas con la gestión de clientes.
• Integración con sistemas heredados no compatibles con la solución de CRM seleccionada.

Riesgos: Seguimiento de riesgos:

• Datos Inexactos o Incompletos. Plan de acción: Evaluar tasa de error de la base de datos actual. Estado: In Progress. Fecha final: 01/04.
• Seguridad de Datos: Plan de acción: Implementar controles de encriptación en cada uno de los módulos con datos sensibles. Estado: To Do. Fecha final: 15/07.

Roadmap y equipo de trabajo: Una buena práctica para realizar el Roadmap es descomponer el proyecto en entregables, utilizando la herramienta WBS descrita en apartados anteriores. Esto permitirá implementar la solución de manera iterativa y evaluando resultados. Para el equipo de trabajo, aquí se describen los integrantes de cada uno de los departamentos que formarán parte del proyecto.

Aprendizajes: La manera de trabajo iterativa e incremental permite evaluar el proceso de trabajo y encontrar oportunidades de mejora. ¡Utiliza un espacio para recopilar estas mejoras y su impacto en el trabajo del equipo!

En conclusión, crear un Agile Project Brief efectivo es tanto un arte como una ciencia. Requiere claridad y adaptabilidad para navegar por las aguas a menudo turbulentas de la gestión de proyectos. Sige estas pautas, y estarás bien encaminado hacia la creación de un documento que no solo guíe a tu equipo hacia el éxito, sino que también demuestre que el viaje, aunque lleno de incertidumbres, puede ser una aventura emocionante y gratificante.

¿Empezamos?