Si solo puedes hacer un evento Agile: que sea una retrospectiva.
Esta frase, así de contundente la habré dicho centenares de veces. Y es que, para mi, el evento más importante si quieres ayudar a un equipo a mejorar es esta: retrospectiva Agile.
Que si Planning, que daily, que si stand-up, que si … todos los eventos que propone Scrum pueden serlos muy útiles si los hacemos bien, pero antes de volvernos locos introduciendo nuevas reuniones al equipo:
¿Por qué no hacemos una retrospectiva para ver si tiene sentido el resto de eventos?
Origen Sprint retrospective
Las retrospectivas NO tiene su origen en el Agile Manifesto!
En la gestión clásica de proyectos existían unas reuniones que se llaman “lessons learnt”. Estas reuniones se llevan a cabo al final de los proyectos y nos sirven para hacer balance de como han ido, identificar los puntos fuertes y ámbitos de mejora para la ejecución de los siguientes proyectos.
Estas reuniones son muy útiles, pero hay un pero y es que la mayoría de las veces se hacían con el siguiente proyecto iniciado y algunas de las acciones de mejora ya no se podían probar pues ya estábamos demasiados avanzados en cierta fase del proyecto.
La primera vez, donde yo oigo las palabras “sprint retrospective” es en la guía Scrum donde se define como:
El propósito de la Sprint Retrospective es planificar formas de aumentar la calidad y la efectividad.
El Scrum Team inspecciona cómo fue el último Sprint con respecto a las personas, las interacciones, los procesos, las herramientas y su Definición de Terminado. Los elementos inspeccionados suelen variar según el ámbito del trabajo. Se identifican los supuestos que los llevaron por mal camino y se exploran sus orígenes. El Scrum Team analiza qué salió bien durante el Sprint, qué problemas encontró y cómo se resolvieron (o no) esos problemas.
El Scrum Team identifica los cambios más útiles para mejorar su efectividad. Las mejoras más impactantes se abordan lo antes posible. Incluso se pueden agregar al Sprint Backlog para el próximo Sprint.
La Sprint Retrospective concluye el Sprint. Tiene un tiempo limitado a máximo tres horas para un Sprint de un mes. Para Sprints más cortos, el evento suele ser de menor duración.
Pero recuerda, la guía Scrum es una guía no un dogma, con lo que las retrospectivas pueden variar en tiempos y formas.
Propósito retrospectiva
Esto es lo principal que tener en cuenta:
¿para qué hacemos la retrospectiva?
La retrospectiva es el principal evento de mejora continua descrito dentro de Scrum.
Aunque si no trabajas con Scrum la Retrospectiva no puede faltar en los eventos de tu equipo.
Volviendo al propósito, la retrospectiva agile persigue que el equipo mejore: mejore su eficiencia, su colaboración, la entrega de valor, o lo que sea que necesiten mejorar.
Retrospectiva o Retrospectiva Agile o Sprint Retrospective
¿Existe diferencia? ¿es lo mismo? Si pero No
Es decir, en esencia no debería haber diferencia, pero entonces ¿por que añadimos Agile? Será por moda, bien, para mi no, el hecho de llamar Agile habla más de la filosofía de la retrospectiva que de la retrospectiva misma. Buscamos que este evento sea colaborativo, todos, TODOS, los asistentes participen libremente en un entorno de confianza y que todas sus opiniones sean escuchadas y consideradas por igual.
¿y por qué?
Pues porque no sería la primera vez que en una retro (a.k.a retrospectiva) viene un manager o líder o PO o Scrum master y le suelta al equipo una lista de lo que hacen mal (si, si les dice que lo hacen mal) y las soluciones a implementar. Y chim pum!
En mi experiencia, esto NO sirve para nada! Y no es Agile!
La idea de la retrospectiva del sprint, es simplemente en el caso que el equipo trabaje según el marco Scrum y al final de la iteración se lleve a cabo una “retrospectiva Agile”.
Las 3 preguntas
Hubo un tiempo, algunos no lo recordaréis porque sois muy jóvenes que se decía que en la retrospectiva se tenía que responder 3 preguntas:
- ¿qué hemos hecho bien?
- ¿Qué se puede mejorar?
- ¿Qué acciones haremos para mejorar?
Obviamente estas preguntas podían ser muy útiles si se tiene claro el propósito, pero se quitaron de la guía Scrum porque se producía un caso claro de Cargo Cult.
Si no sabes lo que es el Cargo Cult y como se manifiesta en la Agile Retrospective, mírate el video:
Plantilla Retrospectiva
Hay libros muy buenos sobre las retrospectivas que te sugiero leer, pero si no tienes tiempo y quieres la “receta” te digo las cinco fases de la retrospectiva:
- Preparar el entorno (Set the Stage): Esta fase inicial se enfoca en crear un ambiente seguro y cómodo para todos los participantes. El objetivo es asegurarse de que todos estén listos para participar de manera abierta y honesta. Puede incluir una breve actividad de icebreaker o un check-in para conectar al equipo y enfocarlos en la sesión.
- Recolección de datos (Gather Data): En esta fase, se recopila información sobre lo que sucedió durante el período que se está revisando. Esto puede incluir hechos, métricas, eventos importantes, y percepciones de los miembros del equipo. Herramientas comunes incluyen timelines, listas de «lo que salió bien» y «lo que no salió tan bien», y análisis de datos cuantitativos si están disponibles.
- Generar ideas (Generate Insights): Una vez que se tienen los datos, el equipo profundiza en ellos para identificar patrones, causas raíz, y oportunidades de mejora. Aquí se buscan entender no solo qué pasó, sino por qué pasó. Técnicas como el “5 por qués” o los diagramas de espina de pescado pueden ser útiles.
- Decidir qué hacer (Decide What to Do): Esta fase se centra en convertir los insights en acciones concretas. El equipo prioriza las ideas y selecciona las acciones que se implementarán en el próximo ciclo. Se busca definir acciones claras, específicas y alcanzables, con responsables asignados para asegurar el seguimiento.
- Cerrar la retrospectiva (Close the Retrospective): En esta última fase, se cierra la retrospectiva con una reflexión sobre la sesión en sí, para mejorar futuras retrospectivas, y se reconocen los esfuerzos del equipo. Puede incluir una evaluación rápida de la retrospectiva (¿qué funcionó bien? ¿qué se podría mejorar?) y un cierre positivo, como una ronda de agradecimientos.
Estas fases ayudan a estructurar la retrospectiva para que sea efectiva y contribuya al crecimiento continuo del equipo.
Como facilitar una retrospectiva
La clave de facilitar es seguir las fases anteriores sin que se note, no hay más.
Son 3 cosas a tener en cuenta:
- Controla los tiempos: a la gente nos gusta hablar y que nos escuchen, y en una retro tenemos un montón de público.
- Todo el mundo participe sinceramente: ojo a los que están callados y dicen que si a todo, posiblemente no tienes a un convencido sino a uno que le da igual lo que ahí pasa.
- No solo habla el Scrum Master: la retro es tu evento estrella y lo conviertes en tu momento. A veces porque te gusta el escenario, y otras, la mayoría, porque el resto del equipo no habla ni que le pagues.
- No se convierta en una llorería o un sitio donde confesar o contar las penas y penurias.
Si tienes en cuenta esto, seguramente acabes teniendo una facilitación exitosa.
#NoRetrospective
Puede ser que sea la primera vez que oigas este termino, pero data de 2019 o antes!
La idea del NoRetrospective, no tiene que ver con no hacer retrospectivas. Sino vaya desastre!
El concepto persigue la idea que para que el equipo piense como mejorar no hace falta esperar a las retrospectivas, que con suerte se darán cada 2 semanas.
Con #NoRetrospective no hace esperar 2 semanas para mejorar.
La idea es que el equipo tenga tan integrado en sus comportamientos la cultura de la mejora contínua que en el momento que se detecta una oportunidad de mejora, si tiene sentido, se aborda. Sin apuntarlo en una libreta y esperar a la sprint retrospective para comentarla.
Final: La clave de una retro
En nuestras formaciones hablamos de retrospectivas (aunque sea en un solo momento) nos gusta destacar lo siguiente:
- La mejora continua es cultural, puedes hacer los eventos que quieras que como no se acompañe de comportamientos de mejora no te va a servir de mucho.
- Es interesante reflexionar sobre ¿cómo tratamos el error?
- Puedes hacer algo muy simple con un esquema parecido a las 3 preguntas pero en modo titulares para la reflexión:
- 1) que hemos/hacemos bien como equipo
- 2) áreas de mejora que identificamos
- 3) acciones de mejora SMART
¿y como sabré si la retrospectiva a sido un éxito?
- Pues porque todo el mundo participa en confianza
- Resultado: acciones SMART
