La teva organització està atrapada en un embull de projectes i ningú sap quan se’ls posarà fi?

No paren d’entrar projectes i s’assumeixen de forma sistemàtica sense que ningú no respongui si es podran executar?

Fa la sensació que tothom està desbordat?

Has provat establint una PMO i el resultat és més feina i burocràcia per als equips sense que això mostri molts millors resultats?

Coneixeu l’impacte real dels vostres projectes?

Què és PMO Àgil?

Tradicionalment, segons creixen, les empreses s’han vist en la necessitat d’abordar el problema de l’escalabilitat. A més gran, més projectes en paral·lel, cosa que dota el context d’una complexitat afegida.

Aquest problema el resolen moltes empreses amb dues solucions que van de la mà:

• La divisió de l’empresa en departaments per àrea d’especialització, cadascun responsable d’impulsar i liderar projectes relacionats amb la seva especialitat.
• La creació d’una oficina de gestió de projectes (Project Management Office, PMO), definida com una estructura de gestió que estandarditza els processos relacionats amb la governabilitat dels projectes d’una organització.

Aquesta oficina de PMO, de manera tradicional, se centra en el seguiment de l’execució dels projectes (abast, temps i cost) pels diferents departaments, delegant en aquests darrers tasques de pressupostació i priorització. Per reduir la complexitat, l’empresa fa un exercici de pressupostació anual, encarregant a cadascun dels departaments una planificació i pressupostació anual, cosa que aniran seguint de forma periòdica.

Aquest model és “fàcil” d’implementar, només has de planificar una vegada a l’any, reduint l’infern de la creació de pressupostos, i està delegat a les àrees que el duran a terme, per la qual cosa només caldrà portar un control que la planificació es compleixi. Tot i que per altra banda té clars inconvenients:

• No es respon a un objectiu global de companyia, sinó als diferents objectius departamentals, que poden no estar alineats entre si, donant lloc a conflicte de prioritats. Sense objectius comuns, es descuida la col·laboració.
• Se centra en l’execució de projectes i deixa de banda el retorn d’inversió (ROI).
• Molts dels projectes no afegeixen valor real, i simplement s’executen perquè van estar a la planificació anual.
• És molt complicat visualitzar el flux de valor i optimitzar-lo.

I un cop aconsegueixis el control sobre els projectes… sabràs si estàs generant amb ells el suficient impacte? Si sou capaços de saber-ho… quin marge de flexibilitat té l’organització dins dels pressupostos establerts per a l’any en curs?

A un enfocament centrat en l‟execució de projectes, una Agile PMO respon lligant aquesta execució amb l‟estratègia de l‟empresa il‟evolució del mercat. I com ho fa?:

• El model de planificació anual elimina flexibilitat, l’enfocament Agile PMO cerca una planificació més periòdica, basada a provar, mesurar i adaptar.
• La priorització per departaments se substitueix per una priorització centralitzada, alineada amb l’estratègia, que permeti distribuir dinàmicament el pressupost i impulsi iniciatives o projectes transversals.
• El focus està en l‟impacte generat i en la flexibilitat d‟adaptació, i no en executar el pla sense desviacions com a mètrica d‟èxit dels projectes.
• Visualització del flux de treball, transparentant l’estat dels projectes en temps real, cosa que permetrà prendre decisions importants en temps real i sense invertir gaire temps a demanar informació.
• A banda del rol de PMO de posar ordre als diferents projectes, i així tenir una visió clara del que està passant, una Agile PMO a més ofereix suport a l’execució de l’estratègia, ajudant els diferents equips en els reptes que es troben per dur-la a terme.

La Sinergia entre PMO i Metodologies Àgils

PMO i metodologies àgils són conceptes oposats? Acostumats a PMO tradicionals, podria semblar-ho. Control sobre processos, planificacions estàtiques, informació en sitges, focus en el delivery… Encara que no ens portem a engany, això és simplement un dels enfocaments amb què pots dotar el teu PMO, i és que un error comú és pensar que la PMO només serveix per controlar els projectes.

De fet, PMO i metodologies àgils es complementen a la perfecció . Unir ambdós conceptes permet definir una governança de projectes dins una organització, posar cert ordre que permeti entendre què està passant i com està impactant, i dotar-lo d’un enfocament adaptatiu i de col·laboració sense perdre la visió global.

Una PMO amb un enfocament àgil canvia el concepte de control per un òrgan de suport a la gestió i el progrés de l’estratègia global de l’organització a través dels seus projectes. No es tracta de controlar-ho tot al detall, sinó de ser present en el procés d’ideació i priorització, de donar suport als equips en la consecució d’objectius, facilitar la comunicació i la col·laboració, i de mesurar l’impacte i iterar. Això dotarà l’organització d’un poderós mecanisme que us ajudarà a traçar la ruta, prendre decisions intel·ligents, i adaptar-vos al mercat en qualsevol moment.

Els beneficis que s’obtenen d’enfocar la PMO amb un enfocament àgil són:

• Governança de projectes flexible i adaptable : Defineix una estratègia global per als projectes, sense perdre de vista la necessitat d’ajustar-se a les necessitats canviants del mercat i del client.
• Gestió de projectes més eficaç : Comunicació i treball en equip flueixen millor, amb focus en lliurar valor al client de manera contínua.
• Major èxit en els projectes : Priorització global, planificació a intervals curts, treball col·laboratiu, i sobretot mesurar l’impacte, factors claus d’èxit.
• Espai per a la innovació : Els equips tenen més autonomia i protagonisme, impulsant la creativitat i l’aprenentatge. Potencia les iniciatives transversals que fan ús de tot el coneixement de lempresa.

Governança a la PMO Àgil

Ja que la importància d’una PMO Àgil és enllaçar l’estratègia amb l’avenç dels projectes portats pels equips, la governança s’aplica a tres nivells, tenint un rol diferent segons l’enfocament de cada nivell. A més

Nivell Estratègic: Facilitar l’alineació dels projectes amb l’estratègia, establir prioritats i gestionar el dossier de projectes.

• Enfocament a la transparència: La informació sobre l’estratègia i el dossier de projectes ha de ser clara, accessible i actualitzada per a tots els stakeholders.
• Lideratge visionari: Cal comptar amb un líder que inspiri i motivi l’organització cap a la transformació àgil.

Nivell de Programa: Oferir suport als equips que treballen en projectes d’un mateix programa a la planificació, execució i seguiment del programa.

• Planificació flexible: Necessitat datorgar mecanismes dadaptació de la planificació del programa a les necessitats canviants del mercat i del negoci.
• Comunicació efectiva: La comunicació dels equips i els stakeholders és fonamental per a l’èxit del programa.

Nivell d’equip: facilitar l’adopció de pràctiques àgils, recolzar amb coaching i mentoring els equips.

• Empoderament dels equips: S’ha de fomentar l’autoorganització i la presa de decisions autònomes als equips àgils.
• Cultura d’aprenentatge continu: Un aspecte fonamental és promoure la millora continuada i l’adopció de noves pràctiques àgils.

Marc de Treball de la PMO Àgil

Una PMO Àgil no té un procés clar definit, cosa que és el gran avantatge, permet adaptar-la a la teva organització. El que sí que hauràs de tenir en compte són determinats aspectes que us ajudaran en una implementació reeixida.

Perquè el marc funcioni, és important detectar la cadena de valor a l’organització, i organitzar els equips al voltant de la mateixa, i no a través de departaments, i així facilitar el lliurament de valor. En una transformació això no hauria de ser el primer pas, i tot i així aconseguir resultats increïbles, el que sí que és important tenir en compte que l’organització al voltant de la cadena de valor és el gran potencial d’una PMO Àgil i el que et destacarà de la competència.

Múltiples nivells amb diferents cadències:

• Nivell estratègic: És important tenir una visió estratègica i manejar un dossier de projectes de manera visual. Tant l’estratègia com el portafoli s’han de revisar cada 3 a 6 mesos, sense perdre de vista avaluar que l’estratègia avança per bon camí almenys cada 15 dies o 1 mes, amb una visió del portafoli i mètriques d’impacte. Inclou esdeveniments com la revisió del dossier, la planificació estratègica i l’avaluació d’inversions.
• Nivell programa: fa referència a la iteració sincronitzada de treball d’un conjunt d’equips col·laborant en projectes relacionats entre si a través d’un programa. Cada 2-3 mesos aquests equips planifiquen conjuntament, establint objectius i avaluant el treball realitzat a nivell dimpacte la iteració anterior, així com utilitzar mecanismes de millora contínua. Durant la iteració, aquests equips s’han de sincronitzar almenys un cop per setmana, per detectar riscos i dependències i revisar el bon avenç de la planificació.
• Nivell equips: Es refereix la iteració de treball regular dun equip, generalment utilitzant pràctiques com Scrum o Kanban. L’equip planifica la feina en lliurables cada dues setmanes, avalua la iteració anterior, tant a nivell d’impacte com de millora contínua i planifica la feina per a la següent iteració. L’equip s’ha de sincronitzar com a mínim una vegada al dia per revisar l’avenç del pla.

Rols i Responsabilitats en una PMO Àgil

Per dur a terme una PMO Àgil, a banda dels rols característics d’una organització àgil, cal una perspectiva més àmplia. A continuació explorarem els rols essencials per a l’èxit de la PMO Àgil:

• Product Owner / Líder de projecte: És la persona responsable de complir els objectius de negoci del producte o projecte, alineat amb l’estratègia de l’organització, i treballarà en col·laboració amb stakeholders i equip de treball per aconseguir-los.
• Stakeholders: Responsables de negoci, amb un interès pels resultats dels projectes. Aquí entraria tot aquell que hagi de ser impactat directament o indirectament per l’execució o els resultats d’algun projecte. Col·laboren amb els líders dels diferents projectes mitjançant col·laboració.
• Equip estratègic: És el conjunt de persones que defineix l’estratègia i prioritza el portafoli, així com prioritza i desprioritza projectes si cal. Normalment en una companyia aquest rol l’exerceixen directors o C-Levels, encara que qualsevol persona amb visió podria encaixar aquí.
• Agile PMO Leader: Les responsabilitats de tots els rols anteriors giren al voltant del producte i el mercat. Per donar suport al procés, aquest rol s’encarrega de facilitar el seguiment de portfoli i projectes, s’encarrega de mantenir i millorar juntament amb la resta de persones el marc de treball, ajuda a visualitzar impediments i gestionar-los fins a la seva resolució, i sobretot s’encarrega de promoure les pràctiques àgils i la millora contínua a l’organització.

Scrum com a marc de treball en una PMO Àgil

Scrum és un marc de treball àgil que ajuda els equips a gestionar el valor aportat i iterar ràpidament. Es basa en la idea de dividir el treball en iteracions curtes, anomenades esprints, que solen durar 2 setmanes. Dins d’una PMO Àgil, aquest marc potenciaria el nivell d’equip , dotaria aquests eines d’iteració i adaptació, i així permetre’ls avaluar l’impacte del treball de manera regular, cosa que indicarà si els projectes estan causant l’impacte desitjat, i com iterar-los o frenar-los quan no tinguin sentit.

Això es podria escalar a diversos equips, o cadena de valor, per a la gestió a nivell de programa o estratègic , iterant cada 2-3 mesos. Hi ha diversos marcs d’escalat de Scrum, com poden ser:

• Scrum at Scale: https://www.scrumatscale.com/
• Large-Scale Scrum (LeSS): https://less.works/
• Scaled Agile Framework® (SAFe®): https://scaledagileframework.com/

Activitats i Eines

Hi ha, per a cadascun dels nivells de governança de la PMO, eines i activitats que permeten complir els reptes que es plantegen a una PMO Àgil.

Nivell estratègic:

• Hoshin Kanri: Eina que, d’una manera força eficaç, permet la col·laboració de tota l’empresa per assolir els objectius estratègics, i com podrem saber en tot moment de quina manera l’organització s’hi està acostant.
• Impact mapping: Mètode que permet, a partir de necessitats d’usuari i l’impacte al mercat, crear roadmaps de producte de manera senzilla.
• Portfolio Canvas: Eina que s’utilitza per definir la visió del portafoli a través de la proposta de valor i la solució que s’implementarà, així com el sector del mercat al qual va orientat, o el pressupost per a cadascuna de les cadenes de valor.

Nivell programa:

• Dashboard de projectes: Visualització de l’estat de tots els projectes i les seves dependències, ordenats per programes, cosa que permet conèixer a cada moment l’estat de cada programa en temps real.
• Weighted Shortest Job First (WSJF): Tècnica molt efectiva de priorització que cerca maximitzar els beneficis econòmics, tenint en consideració, per a cada projecte, el cost que té posposar la posada en producció, comparat amb el cost en temps d’implementar-lo.
• PI Planning: Esdeveniment descrit en el marc metodològic SAFe on tots els equips involucrats en un programa planifiquen en conjunt durant dos dies per als següents 2-3 mesos, cosa que permet la seva alineació cap als objectius a curt i mitjà termini.

Nivell equip:

• Agile Project Brief: Document d’una o dues pàgines que resumeix el perquè del projecte, quin és l’impacte perseguit i defineix les mètriques d’èxit. Agile Project Briefs: Com crear-los de forma exitosa – Smartway
• Design Sprints: Mètode pel qual els equips treballen conjuntament en la resolució de problemes concrets dels usuaris, proporcionant solucions innovadores que seran testades pels mateixos usuaris.

Mesurament i Mètriques

Les mètriques en una PMO Àgil van més enllà dels KPI de seguiment de projectes. Ja que el que es busca és un impacte al mercat, l’important no és si els projectes compleixen el cost, l’abast i el temps, sinó l’impacte que estan generant, i poder adaptar-nos en detectar que no s’està generant l’impacte desitjat. Per això és molt important realitzar projectes curts, o MVP que ens ajudin a validar la nostra hipòtesi de valor, ia partir d’aquí iterar. Com més aviat mesurem l’impacte, abans tindrem informació si el que estem realitzant té sentit o no anem pel bon camí.

Algunes de les mètriques que ens ajuden a comprendre la rapidesa amb què estem arribant al client i rebent feedback són:

• Time-to-market: També conegut com Lead Time, és el temps que emprem a implementar una solució des que sorgeix l’oportunitat o necessitat al mercat. Indica la nostra capacitat de reacció i de posicionament.
• Taxa de lliurament (Throughput): Quantitat d’elements que s’acaben en un període de temps. Per exemple 2-3 mesos, que és la nostra cadència a nivell de programa, o un esprint de 2 setmanes per als equips. Com més taxa de lliurament, més hipòtesis podrem estar validant per a les següents iteracions.
• Work -in-progress (WIP): Tota la feina que estem paral·lelitzant. Hi ha una relació directa, a través de la Llei de Little, que explica que treballar en més coses alhora redunda en una taxa de lliurament més baixa.
• % temps resolent incidències: Una baixa qualitat significa una alta taxa derrors. Com més temps ens passem resolent errors, menys capacitat per arribar amb iniciatives noves al mercat. Aquesta mètrica ens permet conèixer en part la qualitat de les nostres solucions.

Exemple de mètriques que necessitarem per mesurar limpacte:

• Net Promoter Score (NPS): Mesurament de la satisfacció dels nostres clients basant-se en l’índex de recomanació del nostre producte o servei.
• Taxa de conversió: Mitjana de visitants que fan una acció desitjada.
• % retenció: Percentatge de clients que tornen per continuar fent negocis amb el nostre producte o servei. Una altra manera de comprendre la satisfacció del client.
• Retorn d’inversió (ROI): relació entre el benefici obtingut i els diners invertits, ajudant-nos a comprendre l’impacte econòmic.

A més de les anteriors, utilitzant OKR per entendre com la companyia està en la direcció correcta cap als seus objectius, aquests són alguns exemples de resultats clau:

• Per a un objectiu d’anticipar el comportament dels nostres clients, resultats claus podrien ser:
  • Aconseguir que el 80% de clients entri a través de la notificació PUSH enviada a la seva franja d’activitat
  • Assolir una xifra de 85% de clients que entrin en almenys 1 de les 5 primeres recomanacions
• Per a un objectiu de permetre a l’empresa gestionar de manera efectiva la informació dels clients, resultats clau exemple que ens indicarien com estem a prop de l’objectiu:
  • Augment del 20% en la precisió de la informació dels clients registrada al sistema de CRM en comparació amb els sistemes anteriors.
  • Reducció del 30% del temps dedicat per l’equip d’atenció al client a cercar informació dels clients, gràcies a l’accessibilitat millorada.

Certificació i Professionalització

Mantenir la governança i la innovació en una organització no és trivial, i la recerca de l’excel·lència requereix formació continuada. Més que les certificacions en si, aquí ofereixo una sèrie d’ eines que ajudaran a potenciar la gestió dels projectes a l’organització:

• Participar en cursos i tallers Hi ha diferents cursos o certificacions, que es van actualitzant amb les darreres tendències. Aquí tens algun dels cursos que oferim .
• Unir – se a comunitats de professionals . Igual que amb qualsevol especialitat, hi ha comunitats on compartir les millors pràctiques i experiències. A més, crear una comunitat a l’organització és molt potent per expandir la importància, el coneixement i les millors pràctiques compartides per tots els integrants.
• Llegir llibres i articles sobre gestió àgil de productes. Hi ha diferents blocs i comunitats en línia que contínuament estan actualitzant amb les últimes tendències en la gestió de projectes àgils. Al nostre blog oferim diferents visions i pràctiques amb un impacte força alt.
• Mantenir-te actualitzat sobre les darreres tendències en la gestió de projectes àgils.

Futur de la PMO Àgil

El futur de les PMO Àgils està marcat per levolució cap a un enfocament més estratègic, adaptatiu i integrat.

Les principals tendències que impulsaran aquest canvi són:

• L’adopció de la cultura i les pràctiques àgils a les organitzacions.
• La necessitat de més flexibilitat i capacitat de resposta als canvis del mercat.
• La importància de la col·laboració i la comunicació entre els equips.
• L’auge de les tecnologies digitals i l’automatització .

En aquest context, la PMO Àgil cada cop tindrà un rol més centrat en:

• Crear una visió estratègica per a la gestió de projectes i programes.
• La definició dun marc de treball àgil que es vagi adaptant a les necessitats de lorganització.
• El desenvolupament de les capacitats dels equips per treballar enfocat a la capacitat de resposta i maximització de valor.
• La gestió del canvi organitzacional associat a dotar de més agilitat el negoci.

A banda de la gestió i seguiment de projectes, quin rol ha de jugar el teu PMO àgil a l’organització?:

• PMO Àgil com a centre d’excel·lència La PMO Àgil es pot convertir en un centre d’excel·lència per a la gestió de projectes i programes. En aquest rol, la PMO proporcionaria capacitació, assessorament i suport als equips que adopten l’agilitat.
• PMO Àgil com a plataforma de col·laboració La PMO Àgil pot crear una plataforma de col·laboració, o comunitat de pràctiques, perquè els equips comparteixin informació i millors pràctiques. Aquesta plataforma pot ajudar a millorar la comunicació i coordinació entre els equips.
• PMO Àgil com a agent de canvi: La PMO Àgil pot ajudar l’organització a gestionar el canvi associat a l’adopció de l’agilitat. En aquest rol, la PMO Àgil ajudaria els empleats a comprendre els beneficis de l’agilitat ia superar les resistències al canvi.