Quan treballes en un projecte, un dels aspectes més crítics per assegurar lèxit és la gestió de Stakeholders. Garantir que totes les parts interessades estiguin alineades i que col·laborin és de tot menys fàcil. Com fer que tots creguin que importen?

En aquest article, t’explicarem què és la gestió de Stakeholders, com desenvolupar un pla efectiu, les habilitats necessàries per gestionar-los i les millors pràctiques per enfrontar desafiaments comuns. I això et serveix en entorns com qualsevol altre.

Què és el Stakeholders management?

El S takeholder management o gestió de Stakeholders és més que un procés: és l’art de conèixer, entendre i gestionar les expectatives de les persones, els grups o les organitzacions que poden influir o veure’s afectades per un projecte. No és només un pas més, sinó una estratègia essencial per minimitzar riscos i guanyar suport. Imagina estar en una reunió de projecte i que de cop i volta un Stakeholders clau expressa que alguna cosa no el convenç: si no estàs preparat, aquesta objecció podria paralitzar-ho tot. Per això, és crucial fer una bona gestió de Stakeholders.

Què és un Stakeholder en la gestió de projectes?

Un S takeholder és qualsevol individu o organització amb un interès al projecte, des del director que aprova els pressupostos fins al client que espera el producte final. Poden ser interns, com a membres de l’equip, o externs, com a reguladors i proveïdors. La clau és recordar que no tothom té el mateix nivell de poder ni les mateixes expectatives, però tothom necessita ser escoltat d’alguna manera.

Desenvolupament d’un Stakeholders management pla

Un pla de gestió de stakeholders és com un mapa que guia com abordaràs les seves necessitats i expectatives durant el projecte. No només es tracta d’escriure una llista, sinó de dissenyar una estratègia que t’ajudi a mantenir la calma i avançar quan les coses es posin difícils.

Un bon pla per a la gestió de Stakeholders ha d’incloure:

• Identificació: Crea una llista que inclogui des dels Stakeholders més obvis fins a aquells que podrien passar desapercebuts però que podrien influir en el projecte. Tingues en compte per això l’organigrama (i el seu tipus).
• Anàlisi d’expectatives i influència: Fes un esquema que et mostri qui té més poder i interès en el projecte. Això us ajudarà a saber on enfocar els vostres esforços.
• Matriu de rols i responsabilitats (Matriu RACI): Defineix clarament qui és responsable de què en el maneig de stakeholders. Això es fa mitjançant una matriu RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), visualitzant qui ha d’estar informat de què, consultat, etc.
• Estratègies de comunicació: Decideix com mantindràs cada stakeholder informat i compromès. Per exemple, un client podria preferir reunions setmanals, mentre que un proveïdor només necessitarà un informe mensual. Vaja, com realitzaràs la comunicació en la gestió de stakeholders.

Com crear un pla efectiu de gestió de Stakeholders

Crear un pla de gestió de Stakeholders efectiu no és un tràmit burocràtic, és un salvavides. Aquí hi ha el per què i el com:

• Alineació d’expectatives: No més sorpreses desagradables a meitat del projecte. Assegura que tots els Stakeholders comprenen els objectius del projecte i saben què esperar a cada etapa.
• Reducció de riscos : Identificar i abordar les preocupacions dels Stakeholders des del principi ajuda a evitar sorpreses i conflictes que podrien endarrerir el projecte.
• Millora de la comunicació : Un pla de gestió de stakeholders estableix com i quan es comunicarà la informació clau, evitant malentesos i millorant la confiança entre totes les parts.
• Facilita la presa de decisions : Saber qui és responsable i qui ha de ser consultat en cada decisió estalvia temps i agilitza el procés.

Per crear un pla efectiu, seguiu aquests passos:

1. Identificació i anàlisi de Stakeholders Comença identificant tots els Stakeholders involucrats en el projecte, tant interns com externs. Realitza una anàlisi de poder/interès per classificar-los segons el nivell d’influència i el grau d’interès en el projecte. Aquesta classificació us ajudarà a prioritzar els esforços de gestió i comunicació.
   
   No et quedis només amb la llista inicial. Pregunta al teu equip i revisa projectes similars per identificar tots els possibles interessats. Després, classifica’ls segons el seu poder i interès en una matriu.
2. Establiment d’objectius i expectatives Documenta allò que cada Stakeholders espera del projecte i defineix els objectius clau que necessites complir per satisfer aquestes expectatives. Això us permetrà gestionar millor les demandes i anticipar possibles conflictes o canvis en l’enfocament del projecte.
3. Desenvolupament d’estratègies de comunicació personalitzades No tots els stakeholders necessiten el mateix nivell dinformació ni de participació. Defineix estratègies de comunicació específiques per a cada grup de stakeholders, determinant-ne la freqüència, el canal de comunicació (per exemple, reunions presencials, correus electrònics, actualitzacions en plataformes col·laboratives) i el nivell de detall que rebran.
4. Implementació de la matriu RACI Fes servir la matriu RACI per aclarir les responsabilitats en la gestió de stakeholders. Això us ajudarà a saber qui és responsable (Responsible), qui té l’autoritat final (Accountable), qui ha de ser consultat (Consulted) i qui ha de ser informat (Informed). Aquesta matriu és essencial per evitar confusions i assegurar que tothom coneix el seu paper en el procés.

Ah! Un pla de gestió de Stakeholders no és estàtic; ho has de revisar i ajustar al llarg del projecte. Utilitza les reunions de revisió periòdiques i demana feedback dels Stakeholders per adaptar les estratègies a les noves circumstàncies o expectatives. Això assegura que el pla segueixi sent rellevant i efectiu.

Habilitats necessàries per a una gestió efectiva de stakeholders

La gestió de stakeholders és un art, i es requereixen habilitats soft i hard per aconseguir una relació sòlida i estable amb aquests. Comunicar amb claredat i negociar de manera efectiva són la base d’una gestió que resolgui problemes i creï un entorn de col·laboració i confiança.

Estratègies per gestionar relacions amb stakeholders

Les estratègies per a una gestió de stakeholders eficaç no només se centren en la comunicació, sinó en l’entesa profunda de les necessitats i la creació d’un entorn col·laboratiu. Aquí tens algunes de les estratègies més efectives:

1. Estableix una comunicació proactiva: No esperis que sorgeixin problemes per comunicar-te. Una comunicació proactiva implica mantenir informats els stakeholders des del principi, compartint actualitzacions rellevants i anticipant-te a possibles inquietuds. Per exemple, fer reunions d’actualització periòdiques (setmanals o mensuals) assegura que els stakeholders se sentin involucrats i alineats amb els objectius del projecte.
2. Escolta activa i empatia: Una de les estratègies més subestimades és practicar l’escolta activa. Això implica no només sentir el que diuen els stakeholders, sinó comprendre les seves preocupacions i perspectives. L’empatia hi juga un paper important: demostrar que entens els seus punts de vista i que les seves opinions importen contribueix a construir relacions de confiança.
   
3. Personalitza la interacció: No tots els stakeholders tenen les mateixes expectatives ni el mateix nivell dinterès en el projecte. Personalitza la manera com interactues amb cada stakeholder, adaptant el teu missatge i el nivell de detall segons el paper i la influència. Per exemple, un client clau podria necessitar informes detallats i reunions freqüents, mentre que un equip de suport intern pot requerir actualitzacions més generals i espaiades.
4. Gestiona les expectatives de forma realista: Ser honest sobre el que és i no és possible ajuda a evitar desil·lusions ia mantenir la credibilitat. No prometis resultats que no puguis complir. En el seu lloc, estableix expectatives realistes des del principi i mantingues els stakeholders informats sobre qualsevol canvi en els terminis o lliurables. Aquesta transparència enforteix la relació i fomenta una col·laboració millor.
5. Demana i actua sobre el feedback: La retroalimentació és clau per millorar la gestió de stakeholders. Demana feedback regularment i demostra que actues en conseqüència. Els stakeholders valoren quan les seves opinions es tenen en compte i veuen reflectits els canvis al projecte. Això no sols augmenta la participació, sinó que també redueix la resistència a futures decisions.
6. Fomenta un entorn de col·laboració: Fes que els stakeholders se sentin part del projecte, convidant-los a participar en sessions de brainstorming o tallers de planificació. Quan se senten valorats i veuen que les seves idees s’apliquen, es converteixen en aliats més compromesos i disposats a donar suport a l’equip en moments crítics.
7. Utilitza eines de gestió de relacions: Les eines digitals, com els sistemes de gestió de relacions amb clients (CRM), poden facilitar el seguiment d’interaccions, preferències i necessitats dels stakeholders. Això ajuda a personalitzar encara més la comunicació ia mantenir un registre de les converses i acords, evitant malentesos i millorant la gestió a llarg termini.

Desafiaments i solucions a stakeholder management

La gestió de Stakeholders pot ser complexa, ja que implica equilibrar diferents interessos, nivells dinfluència i expectatives. Abordar els desafiaments comuns de manera proactiva i amb estratègies clares és essencial per garantir que el projecte continuï avançant sense contratemps.

Com un gestor de projectes ha d’involucrar els stakeholders

Un gestor de projectes efectiu ha d’involucrar els stakeholders des de l’inici del projecte i assegurar-se que la participació continuï durant tot el procés. Aquí t’explico com fer-ho:

• Involucra des del principi: La participació primerenca dels stakeholders és crucial. En incloure’ls en les primeres fases de planificació i definició del projecte, es poden recollir les seves expectatives i aportacions, cosa que contribueix a un enfocament més complet i alineat amb els seus interessos.
• Mantingues una comunicació clara i constant: La comunicació no s’ha de limitar a les actualitzacions d’estat. És fonamental mantenir un diàleg obert i transparent. Programar punts de contacte regulars, com ara reunions periòdiques, reports i correus informatius, assegura que tots estiguin al corrent del progrés i possibles canvis en el projecte.
• Facilita la presa de decisions compartida: Involucrar els stakeholders en decisions clau els converteix en participants actius i no només en observadors. Això pot incloure la participació en tallers de planificació, sessions de brainstorming o reunions de revisió on es valorin les seves opinions i es tinguin en compte les seves recomanacions.
• Adapta el teu enfocament segons el stakeholder: No tots els stakeholders tenen el mateix nivell d’influència o interès. Ajustar la teva estratègia d’involucrament segons els rols i les necessitats assegura que cadascú rebi l’atenció i la informació adequades. Utilitzar una matriu de poder/interès ajuda a segmentar els stakeholders i decidir com abordar cada grup.
• Utilitza eines digitals de suport i els canals en línia: Segur que hi ha un Teams o una altra eina que et permet comunicar-te de manera continuada amb els Stakeholders. Això, a més, et permetrà un punt addicional de transparència. Mostra’ls que les seves aportacions són tingudes en compte, l’avenç i, sobretot, si descartes alguna cosa, explica el motiu
  
  Les plataformes col·laboratives i els sistemes de gestió de projectes, com Jira o Trello, poden facilitar la comunicació i mantenir els stakeholders informats. Aquestes eines permeten compartir actualitzacions, recollir comentaris i fer seguiment al progrés en temps real.

Solucions a problemes comuns en la gestió de stakeholders

Què faig si els meus Stakeholders es descarrilen i se’m va en orris la gestió? Aquí et deixem els problemes més habituals i com abordar-los eficaçment:

• Manca de participació dels stakeholders: Un dels problemes més crítics és la manca de compromís dels stakeholders. Això es pot manifestar en la manca dassistència a reunions, labsència de feedback o la passivitat general. La situació es complica quan aquests stakeholders tenen poder influir o aturar el projecte. Possible solució: estableix un pla de comunicació personalitzat que inclogui actualitzacions periòdiques i reunions individuals per mantenir-ne l’interès. Utilitza la matriu RACI per identificar si aquest stakeholder és realment clau. Si ho és, una reunió individual per explicar-li l’impacte negatiu de la seva manca de participació pot ser un pas important per reconduir la situació i assegurar-ne la col·laboració.

• Expectatives poc realistes: Sovint, els stakeholders poden tenir expectatives desmesurades que no s’alineen amb els recursos disponibles o l’abast del projecte. Voler complir totes les demandes a l’instant pot portar l’equip a l’esgotament i al projecte al fracàs. Possible solució: estableix expectatives realistes des de l’inici i mantingues la transparència en cada etapa del projecte. Evita l’impuls de dir “sí” a tot i explica clarament què és possible i què no ho és. Presenta alternatives, com ara incloure certes funcionalitats en fases futures, per mantenir la satisfacció dels stakeholders sense comprometre la viabilitat del projecte.

• Conflictes entre stakeholders: Els stakeholders poden tenir interessos i prioritats que xoquen entre si, cosa que pot generar tensions i afectar el projecte. És fonamental mediar de manera imparcial per trobar un equilibri i mantenir el progrés. Possible solució: utilitza tècniques de negociació per facilitar discussions en què s’escoltin totes les opinions i es busquin punts en comú. Convoca reunions específiques per resoldre conflictes i empra la matriu RACI per aclarir les responsabilitats i rols de cada stakeholder, reduint l’ambigüitat i afavorint la presa de decisions equilibrada.

• Canvis constants a les prioritats Els canvis a les prioritats són inevitables en qualsevol projecte, però quan es tornen constants i desestabilitzen l’equip, poden perjudicar la productivitat i el progrés. Possible solució : implementa un procés de gestió de canvis estructurat que tots els stakeholders comprenguin i respectin. Explica clarament les implicacions dels canvis en termes de terminis i recursos, i estableix un criteri per acceptar o rebutjar canvis en funció del seu impacte i urgència. Una política ben definida de canvis ajuda a mantenir l’estabilitat i evita interrupcions innecessàries.

Conclusió

La gestió de stakeholders és un component essencial per a lèxit de qualsevol projecte. Desenvolupar un pla detallat, mantenir una comunicació constant i utilitzar eines adequades són passos clau per assegurar que tots els stakeholders estiguin alineats amb els objectius del projecte.

Seguir aquestes pràctiques et permetrà minimitzar riscos i maximitzar el suport i l’acceptació dels stakeholders.