Endinsar-se en allò desconegut sempre m’ha generat interès, ja que comporta una barreja d’emocions per aprendre. Fa uns mesos em vaig graduar al màster de Metodologies Àgils, on em van explicar què era això de SAFe a grans trets. Per això, quan em van proposar a la meva empresa poder assistir a una PI Planning presencialment, vaig dir un sí rotund. Sóc de les que aprenen més en viu i en directe que asseguda en una classe.

En aquest article, us comparteixo el meu viatge cap al meu primer PI Planning, explorant el terreny desconegut i descobrint com aquest esdeveniment essencial pot transformar la manera com abordem la col·laboració en la planificació de diferents equips .

Per què fer un PI Planning?

El PI Planning , o Program Increment Planning , és l’ esdeveniment on els equips i l’àrea de Negoci convergeixen a assolir objectius traçats de manera col·laborativa. En el meu cas, al PI que hi vaig assistir hi havia vuit equips de l’àrea de tecnologia, i els representants de l’àrea de Negoci.

AGENDA DE L’ESDEVENIMENT

El meu dia comença asseguda al costat de més de 100 persones en una sala on presenten l’ agenda dels dos dies . Em sorprèn una mica el fet que, malgrat ser l’única novel·la al terreny (en aquesta empresa ja van pel PI número 8), es detallin el propòsit de l’esdeveniment i les normes generals.

L’esdeveniment, en aquest cas, inclou dues jornades que, en aquest cas, essent estiu i en una companyia amb horari intensiu, s’escurcen a 6 hores diàries en comptes de les habituals 8. Cada empresa distribueix i dissenya l’agenda en funció dels seus horaris, espais i objectius . La modalitat presencial predomina com a forma de detectar dependències amb més rapidesa i fomentar la col·laboració entre els membres dels equips. La presentació de l’agenda i les parts interessades recau en mans de la RTE (Release Train Engineer).

Durant aquesta introducció a l’esdeveniment, la RTE cedeix la paraula a diferents rols, que presenten els seus respectius estats i objectius:

• El CIO de lempresa planteja lestratègia tecnològica.
• L’àrea de negoci presenta la seva estratègia comercial.
• El Product Manager desglossa l’estratègia de producte, delineant un camí fins al 2024 i establint objectius SMART.
• L’estratègia d’ arquitectura i de negoci també troba el seu espai.
• La RTE pren l’escenari novament per presentar el procés del PI Planning, establint normes i pautes a seguir durant l’esdeveniment.

En aquest punt, m’impacta la importància atribuïda als valors de respecte i de comunicació en el desenvolupament del PI Planning. Aquests valors estan impresos i disposats per tota la sala.

A les 9.15, després de les presentacions de l’àrea de Negoci, Arquitectura i Producte, cada equip Scrum es reuneix al voltant d’una taula. En aquesta PI Planning en particular, participen 8 equips , compostos per 6-7 membres cadascun, incloent desenvolupadors, el Scrum Master i el Product Owner . A les parets de cada equip es desplega el mapa de ruta del PI, que en aquest cas abasta 6 iteracions de dues setmanes cadascuna, totalitzant un període de 3 mesos . Els equips segueixen al peu de la lletra la mateixa llegenda de pòsits (no poden faltar mai!).

En aquesta empresa, tots els equips han refinat el PI previ a aquesta planificació . Segons m’expliquen, això és una lliçó apresa de PI plannings anteriors, on s’arribava sense refinar i el resultat del planning era més incert, causant estrès en els equips. Això ho noto immediatament a les converses animades que sorgeixen quan es reuneixen, centrades en com traduir els objectius empresarials en metes específiques de l’equip, tenint en compte les interdependències amb altres equips.

Al llarg del matí i la meitat del dia, observo com totes les Scrum Masters (who run the world? Girls! ) donen suport als seus equips i es coordinen amb els Product Owners per sortejar bloquejos, dependències, canvis d’abast i altres desafiaments.

Un aspecte particularment fascinant és el Scrum of Scrums. Cada hora i mitja, mentre els equips segueixen endavant amb els seus plans, les Scrum Masters es reuneixen amb la RTE per posar-la al corrent de l’estat dels seus equips i cercar orientació en cas de necessitar-ho. Aquestes sessions, que duren uns 15 minuts, serveixen com una sincronització d’equips i un espai d’ assessoria mútua entre les diferents Scrum Masters.

Mentrestant, els equips Scrum continuen delineant objectius i característiques que han d’abordar per assolir aquestes fites. Potser en aquest punt, us estigueu preguntant com planifiquen els equips els tres mesos següents tenint en compte que els dos primers són en vacances. Els equips comencen calculant la seva capacitat i càrrega de treball en funció de la qual dissenyaran la planificació. Les estimacions per a cada funcionalitat, juntament amb les dependències amb altres equips (com el Cross-Functional Team, que és crucial per a tots els altres equips), es tradueixen en el PI de cada equip, sempre deixant un marge com a contingència .

Pel que m’expliquen algunes de les Scrum Masters, els equips no solen coincidir físicament a les oficines. Com és ben sabut, el món ha experimentat una transformació després de la pandèmia, especialment en l’àmbit tecnològic, on cada vegada és més comú que els empleats tinguin contractes laborals híbrids i només assisteixin a les oficines de 2 a 3 vegades per setmana com a màxim. No entrarem en detall sobre els avantatges del treball remot, però sí que ressaltarem un desavantatge: la dificultat en la construcció d’enllaços amb persones. Aquesta nova realitat també pot generar certes reticències a l’hora de comunicar-se amb llibertat, sovint acompanyades de pensament s que podríem estar resultant molestos. Per aquesta raó, l’ esdeveniment del PI Planning assegura que, durant almenys dos dies, tots els equips es reuneixin físicament al mateix lloc i s’alinein en objectius i el pla per assolir-los . Si considerem a més el càtering proporcionat per l’empresa, l’escenari es presta encara més per a converses fluides i connexions entre diferents membres dequips.

En acabar el primer dia, resulta difícil no adonar-se dels diferents ritmes entre equips. Mentre que alguns ja han completat la majoria dels esprints, només els queda rematar les dependències, altres equips encara estan planificant funcionalitats dels dos primers esprints. Abans de finalitzar la jornada , es convoca tots els equips, així com els representants de Negoci, de Producte i la RTE, per a una actualització d’estat i per comunicar els canvis en els objectius de negoci que afectaran alguns equips.