Adentrarse en lo desconocido siempre me ha generado interés, puesto que conlleva una mezcla de emociones por aprender. Hace unos meses me gradué en el máster de Metodologías Ágiles, donde me explicaron qué era eso de SAFe a grandes rasgos. Por eso, cuando me propusieron en mi empresa poder asistir a una PI Planning presencialmente, dije un sí rotundo. Soy de las que aprende más en vivo y en directo que sentada en una clase.
En este artículo, os comparto mi viaje hacia mi primer PI Planning, explorando el terreno desconocido y descubriendo cómo este evento esencial puede transformar la forma en que abordamos la colaboración en la planificación de distintos equipos.
¿POR QUÉ HACER UN PI PLANNING?
El PI Planning, o Program Increment Planning, es el evento donde los equipos y el área de Negocio convergen en alcanzar objetivos trazados de manera colaborativa. En mi caso, en el PI que asistí estaban ocho equipos del área de tecnología, y los representantes del área de Negocio.
AGENDA DEL EVENTO
Mi día empieza sentada junto a más de 100 personas en una sala, dónde presentan la agenda de los dos días. Me sorprende un tanto el hecho de que, pese a ser la única novata en el terreno (en esta empresa ya van por el PI número 8), se detallen el propósito del evento y las normas generales.
El evento, en este caso abarca dos jornadas que, en este caso, siendo verano y en una compañía con horario intensivo, se acortan a 6 horas diarias en vez de las habituales 8. Cada empresa distribuye y diseña la agenda en función de sus horarios, espacios y objetivos. La modalidad presencial predomina como forma de detectar dependencias con mayor rapidez y fomentar la colaboración entre los miembros de los equipos. La presentación de la agenda y las partes interesadas recae en manos de la RTE (Release Train Engineer).
Durante esta introducción al evento, la RTE cede la palabra a distintos roles, quienes presentan sus respectivos estados y objetivos:
- El CIO de la empresa plantea la estrategia tecnológica.
- El área de Negocio presenta su estrategia comercial.
- El Product Manager desglosa la estrategia de producto, delineando un camino hasta 2024 y estableciendo objetivos SMART.
- La estrategia de arquitectura y negocio también encuentra su espacio.
- La RTE toma el escenario de nuevo para presentar el proceso del PI Planning, estableciendo normas y pautas a seguir durante el evento.
En este punto, me impacta la importancia atribuida a los valores de respeto y comunicación en el desarrollo del PI Planning. Estos valores se encuentran impresos y dispuestos por toda la sala.
A las 9:15, tras las presentaciones del área de Negocio, Arquitectura y Producto, cada equipo Scrum se reúne en torno a una mesa. En esta PI Planning en particular, participan 8 equipos, compuestos por 6-7 miembros cada uno, incluyendo desarrolladores, el Scrum Master y el Product Owner. En las paredes de cada equipo se despliega el mapa de ruta del PI, que en este caso abarca 6 iteraciones de dos semanas cada una, totalizando un período de 3 meses. Los equipos siguen al pie de la letra la misma leyenda de pósits (¡nunca pueden faltar!).
En esta empresa, todos los equipos han refinado el PI previo a esta planificación. Según me cuentan, esto es una lección aprendida de anteriores PI plannings, donde se llegaba sin refinar y el resultado del planning era más incierto, causando estrés en los equipos. Esto lo noto inmediatamente en las conversaciones animadas que surgen cuando se reúnen, centradas en cómo traducir los objetivos empresariales en metas específicas del equipo, teniendo en cuenta las interdependencias con otros equipos.
A lo largo de la mañana y la mitad del día, observo cómo todas las Scrum Masters (who run the world? Girls!) respaldan a sus equipos y se coordinan con los Product Owners para sortear bloqueos, dependencias, cambios de alcance y otros desafíos.
Un aspecto particularmente fascinante es el Scrum of Scrums. Cada hora y media, mientras los equipos siguen adelante con sus planes, las Scrum Masters se reúnen con la RTE para ponerla al tanto del estado de sus equipos y buscar orientación en caso de necesitarlo. Estas sesiones, que duran alrededor de 15 minutos, sirven como una sincronización de equipos y un espacio de asesoría mutua entre las distintas Scrum Masters.
Mientras tanto, los equipos Scrum continúan delineando objetivos y características que deben abordar para lograr dichas metas. Quizás en este punto, os estéis preguntando como planifican los equipos los siguientes tres meses teniendo en cuenta que los dos primeros son en vacaciones. Los equipos empiezan calculando su capacidad y carga de trabajo en función de la cual diseñarán su planificación. Las estimaciones para cada funcionalidad, junto con las dependencias con otros equipos (como el Cross-Functional Team, que es crucial para todos los demás equipos), se traducen en el PI de cada equipo, siempre dejando un margen como contingencia.
Por lo que me cuentan algunas de las Scrum Masters, los equipos no suelen coincidir físicamente en las oficinas. Como es bien sabido, el mundo ha experimentado una transformación tras la pandemia, especialmente en el ámbito tecnológico, donde es cada vez más común que los empleados tengan contratos laborales híbridos y solo asistan a las oficinas de 2 a 3 veces por semana como máximo. No entraremos en detalle sobre las ventajas del trabajo remoto, pero sí resaltaremos una desventaja: la dificultad en la construcción de vínculos con personas. Esta nueva realidad, también puede generar ciertas reticencias a la hora de comunicarse con libertad, a menudo acompañadas de pensamientos que podríamos estar resultando molestos. Por esta razón, el evento del PI Planning asegura que, durante al menos dos días, todos los equipos se reúnan físicamente en el mismo lugar y se alineen en objetivos y el plan para alcanzarlos. Si además consideramos el catering proporcionado por la empresa, el escenario se presta aún más para conversaciones fluidas y conexiones entre distintos miembros de equipos.
Al concluir el primer día, resulta difícil no darse cuenta de los distintos ritmos entre equipos. Mientras algunos ya han completado la mayoría de los sprints, sólo les queda rematar las dependencias, otros equipos aún están planificando funcionalidades de los dos primeros sprints. Antes de finalizar la jornada, se convoca a todos los equipos, así como a los representantes de Negocio, de Producto y la RTE, para una actualización de estado y para comunicar los cambios en los objetivos de negocio que afectarán a algunos equipos.
