T’ha passat que dediques el 80% del teu dia a respondre correus ia penes sents que avances a la feina realment important? Si és així, ja has viscut a les teves carns la famosa Llei de Pareto. Tan absurd com això, aquesta llei es pot utilitzar en sentit invers per treure’n rendibilitat. Per exemple, a la teva empresa, aquest principi es podria utilitzar per detectar aquelles poques tasques que maximitzen els teus resultats, encara que això signifiqui admetre que el 80% de les reunions només generen el 20% de les decisions útils (i això sent generosos!).

La Llei de Pareto

La Llei de Pareto és aquest principi que tots apliquem sense saber-ho. Has sentit alguna vegada que petits detalls poden marcar la diferència? Aquestes petites coses representen amb aquesta llei el 20%, que generaran el 80% dels resultats. I encara que no sempre és una proporció exacta, el desequilibri és tan real com la llista interminable de tasques.

La llei de Pareto està profundament relacionada amb el principi d‟escassetat del factor, que estableix que els recursos, ja siguin temps, diners o esforç, són limitats. Com que no tot recurs es distribueix de manera equitativa, només un petit percentatge genera la majoria dels resultats. Aquest desequilibri és la base del 80/20, i el podem veure en exemples tan dispars com el rendiment laboral i fins i tot en la freqüència amb què fem servir certes paraules en un idioma.

Amb això sobre la taula, sembla obvi centrar-nos en allò que realment importa, aquest percentatge de tasques que maximitzaran els teus resultats, en comptes de perdre’t en els accessoris. Perquè, siguem, honestos, ningú no té temps il·limitat ni ganes d’invertir recursos en coses que amb prou feines produeixen resultats.

El missatge clau? No tot mereix la teva atenció igual. Identifica el 20% que realment importa i veuràs com canvia el joc.

Origen històric amb Vilfredo Pareto

La Llei de Pareto té una història força peculiar. Un economista italià del segle XIX, Vilfredo Pareto , estava estudiant com es distribuïa la riquesa al seu país quan es va adonar que una petita part de la població, era propietària de gairebé totes les terres. Aquesta petita part de població suposava al voltant del 20%, mentre que gairebé totes les terres estenien al 80% d’Itàlia. L’altre 80% de la població va ser denominat les masses per Pareto, i va ser com va escenificar el repartiment dels béns naturals i la riquesa mundial.

Va ser Joseph Juran qui va demostrar aquest principi universal i va mostrar la seva aplicació en àmbits fora de l’economia. Per exemple, ho va aplicar a la qualitat, on un 20% de problemes determinaven el 80% de les causes, deixant clar que, igualment, el 80% dels problemes no havien de ser ignorats.

Aplicacions de la llei de Pareto al món empresarial

Com hem vist, aquest principi és universal i s’aplica a infinitat d’àrees. Al món empresarial, per exemple, es pot arribar a veure des de la productivitat, fins a les vendes o el màrqueting. Com que és un concepte senzill, la seva aplicació no és tan trivial, i el seu impacte pot ser enorme quan es fa servir per prioritzar esforços. La llei de Pareto suggereix que la clau per ser més eficient no és fer més tasques, sinó identificar quines són les tasques que realment generen valor i prioritzar-les .

El màrqueting és un dels camps on la llei de Pareto té aplicacions més clares. Moltes campanyes solen ser generalistes i arribar al nombre més gran de clients, però hi ha mil exemples que les més efectives són aquelles que se centren en aquest nínxol de clients que segur compraran el teu producte, i així no es dilueixi l’esforç en sectors menys rendibles. Aquest nínxol de client generarà el 80% dels guanys i centrar-hi les campanyes facilita la gestió de recursos per maximitzar beneficis. En identificar aquests clients clau, les empreses poden enfocar-se a fidelitzar-los i oferir productes o serveis addicionals, en lloc de gastar recurs i esforços en clients de menor valor.

Fins i tot si parlem del producte, podrien centrar la seva estratègia empresarial en aquest segment del mercat. Productes amb nombroses funcionalitats solen ser confusos i difícils de fer servir, quan probablement aquest 80% de funcionalitats extra no les acabi utilitzant ni el 20% dels clients. Això no només dificulta l’ús i l’adopció del producte, a més, l’encareix a un usuari que utilitzarà un cinquè de les seves funcionalitats. Una estratègia massa agressiva podria resultar en inversions significatives per a un marge de benefici relativament petit.

O, per exemple, una anàlisi de la cartera de projectes d¿una empresa pot revelar que el 20% dels projectes són responsables del 80% del retorn sobre la inversió. En lloc de dispersar la inversió en múltiples iniciatives, els directius poden prendre la decisió estratègica de concentrar-se en aquests projectes clau que generaran els beneficis més grans.

Al gràfic següent veiem com en un servei d’atenció al client dos tipus de queixes representen el 80% de les trucades, els temps d’espera i els retards en enviaments. Buscar la causa arrel d’aquestes dues queixes soliviantaria el servei en un 80%, en comptes d’anar mirant un per un problemes com les devolucions que ens solucionen únicament el 5% de les trucades:

Exemples curiosos de la llei de Pareto a l’oficina

Encara que generalment aquest principi es fa servir per optimitzar la productivitat, hi ha alguns exemples que confirmen com aquest principi pot manifestar-se en situacions inesperades.

Un dels exemples que segurament hauràs experimentat a la teva empresa és el fet que el 20% dels assistents a una reunió en línia parla el 80% del temps. La resta dels empleats, mentrestant, romanen en silenci, ja sigui perquè estan distrets, no hi tenen res a afegir, o simplement estan fingint prestar atenció. Aquest petit grup de persones domina les reunions, mentre que la majoria es dedica a complir amb altres tasques de manera silenciosa.

Si sou a l’oficina, i aquesta disposa d’un nombre limitat de sales de reunió, el més probable és que costi reservar-les, i el 80% de les vegades és perquè estan reservades per només el 20% de les persones de l’oficina, mentre que la resta del personal es veu obligat a improvisar reunions als passadissos, o fins i tot a l’Office. El més curiós és que moltes d’aquestes sales estan buides la major part del temps, però estan bloquejades als calendaris, cosa que crea una escassetat “artificial” de sales de reunions.

El més curiós és que, a la majoria de les empreses hi ha una tendència a solucionar-ho tot amb reunions. Tot i això, del total de la jornada laboral, el 20% del temps sol aprofitar-se a fer pauses per al cafè, i aquestes pauses generen el 80% de les interaccions socials i debats crucials per a l’empresa. Tot i que pugui semblar absurd, aquest petit percentatge de temps fora de la pantalla impulsa la major part de les decisions estratègiques informals.

Per què és tan important la Llei de Pareto en entorns Agile?

Els enfocaments àgils promouen el lliurament ràpid i continu de valor, prioritzant aquelles tasques o històries d’usuari que tenen més impacte per al negoci, ja sigui maximitzant el valor o minimitzant problemes. Aplicar la llei de Pareto dins aquest context ajuda a identificar les funcionalitats que generen més valor de negoci amb menys esforç, optimitzant així el temps i esforç, i dotant de focus l’equip.
La llei de Pareto, com la Llei de Parkinson , és una llei molt potent per comprendre com gestionar temps i recursos treballant en entorns àgils.

Priorització del backlog amb la Llei de Pareto

A Scrum, el Product Backlog sol estar ple de tasques, històries d’usuari, defectes i altres ítems que els equips han d’abordar. Tot i això, no totes aquestes funcionalitats tenen el mateix valor o urgència. En aplicar la llei de Pareto, l’equip pot identificar que, generalment, només el 20% del backlog aporten el 80% del valor al negoci. És més, probablement molts dels ítems ni tan sols arribin a fer-se mai. Per tant, la clau és centrar-se en aquestes funcionalitats més importants per maximitzar limpacte en cada esprint.

T’has plantejat elimina la resta? Aquí entraríem en una paradoxa, i és que, si elimines aquelles funcionalitats que generen la resta del 20% de valor i et quedes amb les que produeixen més valor, sobre aquestes també tornaria a aplicar Pareto. La recomanació és, utilitzant el principi de Pareto, identifica aquelles funcionalitats que generen més valor, i de la resta, elimina les que no prevegis que es realitzaran en un temps prudencial, per exemple, en els propers 3 a 6 mesos, i així donar cabuda a funcionalitats emergents que puguin proporcionar més valor.

Ús de mètriques i el diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es pot utilitzar per visualitzar els colls d’ampolla que afecten el lliurament de valor, ja sigui en forma de defectes, bloquejos o ineficiències. Aquest gràfic permet als equips concentrar els seus esforços a resoldre els problemes més importants que, segons el principi 80/20, tindran el major impacte en els resultats de l’esprint.

Aquesta gràfica representaria un diagrama de Pareto, on el 80% dels resultats s’aconsegueixen fent les tasques A i B:

Altres diagrames també poden ser útils per tenir KPI que indiquin si l’equip o el producte poden millorar i com, encara que recorda centrar-te només en aquells diagrames o dades que facilitin el 80% de les decisions. La resta de mètriques no són KPIs i només generaran soroll. Saps quina és la diferència entre mètrica i KPI? Aquí ho tens en aquest article: https://smartway.es/kpi-que-son/

Casos reals destudi

El principi de Pareto ha estat utilitzat per grans empreses per millorar-ne l’eficiència i maximitzar resultats. Alguns casos reals han demostrat com la regla del 80/20 pot transformar lenfocament estratègic duna organització:

• Microsoft i la reducció d’errors de programari: En una anàlisi interna, Microsoft va descobrir que el 80% dels errors en el seu programari provenien de només el 20% del codi. En aplicar la llei de Pareto, l’equip de desenvolupament va prioritzar la revisió d’aquest 20% de codi problemàtic, fet que va resultar en una millora significativa en la qualitat del programari i una reducció considerable de les queixes dels usuaris.
• General Motors i l’optimització de la producció: Un dels gegants automotrius, va descobrir que només el 20% de les fàbriques produïen el 80% dels vehicles. En implementar una estratègia basada en la llei de Pareto, GM va decidir optimitzar i automatitzar aquestes fàbriques clau, cosa que no només va incrementar la producció, sinó que va reduir costos operatius en un 15% en els primers dos anys.
• Apple i lenfocament en productes icònics: Apple és famosa per reduir el seu dossier de productes quan Steve Jobs va tornar com a CEO. Aplicant el principi de Pareto, Apple es va adonar que el 20% dels seus productes generaven el 80% dels ingressos. En lloc de seguir desenvolupant una àmplia gamma de dispositius, la companyia es va enfocar en productes estrella com l’iPhone i el MacBook, fet que va catapultar la seva rendibilitat i posicionament global.
• Pareto a Starbucks i la localització de botigues: Starbucks va aplicar la llei de Pareto en analitzar el trànsit de clients a les seves botigues. Van trobar que el 20% de les ubicacions generaven el 80% de les vendes. Això els va permetre optimitzar la ubicació de noves botigues, tancant locals poc rendibles i enfocant-se a obrir més botigues a zones d’alt trànsit. Aquest enfocament va ajudar a maximitzar els guanys sense augmentar els costos fixos.
• Google i l’optimització d’ingressos per publicitat: Google va aplicar la llei de Pareto a la plataforma de publicitat, Google Ads. Es van adonar que el 20% dels clients publicitaris (anunciants) generaven el 80% dels ingressos. Aquesta informació va permetre a Google personalitzar el servei a aquests anunciants clau, oferint solucions premium que van millorar tant els resultats publicitaris com els ingressos de l’empresa.