Seguramente has escuchado alguna vez algo acerca de los cuellos de botella, pero ¿qué son exactamente? Quizá haya uno o varios en estos momentos en tu empresa. En este artículo vamos a hablar acerca de ellos y cómo comprenderlos, identificarlos y minimizarlos
Introducción a los cuellos de botella
Un cuello de botella es aquel punto o trozo de nuestra cadena de suministro, o dentro de nuestro flujo de proceso, donde por uno u otro motivo hay uno o más bloqueos. Dependiendo de su origen, tamaño y circunstancias específicas estos bloqueos pueden tener diferentes tipos de impacto, y es importante identificarlos y trabajar con ellos, antes de que te llegue el agua al cuello.
Un cuello de botella es en ocasiones difícil de identificar e incluso en algunas ocasiones difícil de entender las causas que lo originaron. Un cuello de botella puede deberse a fallas en los equipos o sistemas, capacidad insuficiente o mal planificada, procesos que requieren mejora, y muchas muchas causas más, que será necesario comprender y analizar a detalle iniciando un proceso de mejora contínua, donde siempre habrá más oportunidades para mejorar.
Impacto de los cuellos de botella en producción
Dependiendo de su origen y causas, un cuello de botella puede tener todo tipo de impactos, algunas veces leves y de fácil solución y otras veces complicados o incluso complejos y abstractos, y para los cuales necesitaremos hacer uso de diferentes herramientas, según sea el caso.
Veamos un ejemplo:
Tengo un restaurante de hamburguesas, y mi proveedor de pan tiene sus propios cuellos de botella. Un día me dice que esa mañana, no podrá entregarme las 100 piezas diarias que necesito, así que me enfrento a un problema imprevisto.
En este caso, aunque es un cuello de botella que me causará problemas, es relativamente posible solucionarlo el mismo día con acciones rápidas y sencillas como comprar por esta ocasión el pan en algún otro lugar. Esto tal vez afectará la calidad de mi producto, ya que tal vez mis hamburguesas tendrán otro sabor, o a algunos clientes puede no gustarles el cambio, pero es la solución que puedo tener en ese momento, y sea como sea, logré tener pan, y no tendré que cerrar ese día.
Pero imaginemos otro ejemplo. Tengo una fábrica donde produzco un shampoo muy especializado con una fórmula muy específica para ciertos tipos y situaciones de cabellos. Este shampoo contiene en su fórmula el ingrediente XXZ. El proveedor de este ingrediente un día me falla. Ahora sí tendré un problema complejo de resolver, pues no hay acciones rápidas que pueda tomar. Y no puedo cambiar la fórmula de mi shampoo en este momento, ya que un cambio requiere pruebas y reformulaciones. No sólo tendré una disminución en la producción que afectará mis entregas al cliente, sino que tendré costos extra derivados de muchos factores, como utilización de la planta, personal al que aunque no haya producción pagaré, y muchos otros más.
Identificación de cuellos de botella en la cadena productiva
Pensando en el ejemplo del shampoo, es evidente la necesidad que hay de prevenir estas situaciones, y de tener una planificación donde podamos considerar los diferentes tipos de cuellos de botella que podríamos tener, su impacto y como reaccionar en caso de que ocurran.
Hay veces incluso que nuestro proceso ya está lleno de cuellos de botella con riesgos potenciales fuertes y no nos hemos dado cuenta.
¿Cómo podemos identificarlos?
Primero que nada hay que mapear nuestro proceso, nuestro flujo de trabajo. Comprender las fases de nuestros ciclos productivos, y los insumos y roles participantes en cada una, nos ayudará tanto a detectar los cuellos de botella actuales como a darnos cuenta de la probabilidad de tener nuevos.
Al analizar los flujos hay que prestar especial atención a los tiempos de proceso, y a la secuenciación de actividades. Todo este análisis, aunque consume tiempo, realmente nos traerá muchos beneficios. ¿Cuál de las partes de nuestro flujo representa un riesgo crítico, o un posible cuello de botella? ¿Qué impactos me causará cada tipo de cuello de botella? ¿Y cuáles debería resolver primero? ¿Y Cómo?
En nuestro ejemplo del shampoo, puede ser que al analizar el flujo de producción veamos que un determinado nuestro ingrediente XXZ, es producido solamente por tres fabricantes en nuestro país. Nosotros se lo compramos solamente a uno de ellos, y la utilización de este ingrediente es un paso crítico de nuestro proceso, ya que hasta después de integrarlo a la fórmula es cuando podemos integrar todo lo demás. Todas las fases del proceso dependen de la integración de XXZ en la fórmula. Al hacer este análisis tal vez podríamos ver la necesidad de evaluar a los otros dos proveedores, para poder solventar cualquier contingencia.
Y esto implica un análisis de tiempos de ciclo, rutas, tiempos de entrega, precios y demás variables a tener en cuenta.
Claro, para llegar a esta conclusión, hace falta un análisis exhaustivo, y la utilización de diferentes herramientas, pero identificarlo es el primer paso. Estar conscientes de la existencia de estos cuellos de botella y plantearnos escenarios reales basados en datos para mitigarlos.
Principales causas de los cuellos de botella en la producción
Hay muchas razones por las que podemos tener cuellos de botella en nuestro flujo. Realmente no hay una sola receta para encontrarlos, sin embargo, hay algunas categorías de los mismos que podemos mencionar:
-Factor Humano: ya sea que necesitemos más personas involucradas en nuestro proceso, diferentes roles, más entrenamiento, etc.
-Sistemas: ¿utilizamos los sistemas adecuados?,¿hay mejores opciones?, ¿tenemos errores recurrentes en los mismos?
-Ineficiencias en nuestro flujo, ¿dónde están las oportunidades de mejora? ¿qué está fallando? ¿cómo podemos mejorar?, ¿hay algún framework que podría ayudarnos?
Ineficiencias en el flujo de trabajo y la logística
Vamos a hablar de la última causa, que es la que tiene que ver con fallos en nuestro flujo o cadena de suministro. Nuestra cadena de suministro es el flujo de movimiento de nuestros bienes y servicios desde su creación hasta el momento en que están con el cliente final. Son todos los pasos o eslabones necesarios para que nuestro producto o servicio esté en manos de nuestro cliente.
En nuestra cadena de suministro pueden fallar varias cosas que también requieren un análisis profundo para identificarlas y solucionarlas, pero tenemos algunas causas frecuentes: mal manejo de la información, factor humano, retrabajos, rutas ineficientes (ya sean físicas o virtuales), problemas de priorización y almacenamiento y comunicación. Y muchas veces todo viene desde la falta de métricas o indicadores que aunque nos serían de ayuda no tenemos actualmente.
Volviendo a nuestro ejemplo de las hamburguesas. Imaginemos que yo no tengo una estimación de cuantas hamburguesas vendo normalmente cada día, voy siendo espontáneo y tengo cálculos aproximados en mi mente solamente pues llevo mi negocio de manera muy espontánea. En este caso mi negocio está en una situación muy vulnerable ante situaciones inesperadas y puedo de un momento a otro verme en medio de muchos cuellos de botella.
Es verdad que en la vida hay muchos cambios, y los planes cambian, pero los planes son importantes, planes flexibles y adaptables que amortigüen los cuellos de botella.
Falta de sincronización en la cadena de suministro
Los flujos no siempre son simples, y hay que ver la forma de coordinar y organizar nuestra cadena para evitar impactos grandes.
Hay un efecto en la falta de sincronización de la cadena de suministro llamado Efecto Bullwhip. En este efecto vemos que todo pequeño cambio en la cadena, puede exponenciarse a lo largo de ella y crear caos mayores.
Volvamos al ejemplo de la hamburguesa retrocediendo algunos pasos.
Supongamos la siguiente cadena:
Eslabón 1: Cosecha de trigo en el campo.
Eslabón 2: Molido del trigo y creación de harina en fábrica de harina.
Eslabón 3: Fábrica de Pan reúne los ingredientes de la harina entre ellos los del eslabón 2 y los envía a producción para producir el pan.
Eslabón 3 paralelo: todas las cadenas de suministro de los otros ingredientes de mi hamburguesa: queso, pan, verduras, salsas, platos)
Eslabón 4: Mi restaurante recibe el pan y los demás ingredientes y hago las hamburguesas.
Lo que el efecto Bullwhip nos dice es que si en la cosecha de trigo hay un algún problema, aunque sea pequeño, que impida cumplir con la demanda, la afectación que yo puedo tener en mi restaurante será mucho más grande, pues el efecto se exponenciará.
Y eso suponiendo que el único problema sea con el trigo, si hay problemas con los demás ingredientes puedo caer en un gran caos.
Estrategias eficaces para gestionar y eliminar cuellos de botella
Entonces pensando en todo aquello que puede salir mal tanto en los cuellos de botella que dependen de nosotros como los que dependen de los demás, ¿qué podemos hacer?
- Comprende la situación actual que tiene tu empresa. ¿Qué cuellos de botella tienes? ¿Cuáles es posible que tengas? Un diagnóstico de tu proceso a tiempo te evitará muchos dolores de cabeza futuros. Es importante tener la fotografía actual y entender lo más detalladamente y a fondo posible todas las aristas de tus procesos y de los problemas que podrían surgir. Es mejor anticiparse.
- Mapea tu proceso y detecta tus oportunidades de mejora. Detecta todos aquellos puntos donde es posible tener mejoras que mitiguen tus riesgos. Mapea incluso en la medida de lo posible los procesos de tus proveedores, e incluso anticípate a los posibles cambios de tus clientes.
- Prioriza tus acciones. Comienza por aquello que te ayudará más y aquello que te de más valor.
- Mide y ten un plan. Pero recuerda los planes cambian y es importante dejar hueco para los cambios. Hay que ser adaptable.
- Ten claros los objetivos que buscas, y cómo los medirás.
Y si necesitas ayuda para detectar y gestionar todo esto, no te preocupes, ¡podemos ayudarte!
