Fundamentos de los Flujos de Trabajo

Un flujo de trabajo es una herramienta que, aunque siempre ha sido utilizada, a veces no tiene el valor que merece dentro de nuestros proyectos o actividades.

Pero ¿qué es exactamente?

Es plasmar las actividades que requerimos para completar un proceso o tarea, de forma ordenada, sin omitir detalles y de manera secuencial.

De alguna manera es como si fuera una receta, por ejemplo, para llevar a cabo el paso A, debo antes cumplir antes con determinados criterios o condiciones iniciales, y después del paso A, y al cumplir también con las especificaciones del mismo, puedo pasar, al B, al C y así sucesivamente.

Es importante mencionar que hay diferentes tipos de flujos de trabajo, y no hay un solo molde donde quepan todos.  hay flujos lineales y flujos más complejos que pueden involucrar ciclos o loops. Dependiendo del tipo de flujo del que se trate encontraremos diferentes detonadores del inicio del proceso. Y por supuesto diferentes características de los mismos.

Importancia de los Flujos de trabajo en las Empresas Modernas

Hoy en día es más importante que nunca ante la cantidad tan grande de información que nos rodea, el contar con flujos de trabajo bien definidos. Además de mostrarnos los pasos necesarios, en un flujo de trabajo podemos también encontrar mucha información de apoyo.

En el mundo actual esto es cada vez más importante ya que es vital contar con especificaciones claras de como se hace algo dentro de nuestra empresa, para poder resolver ambigüedades y crear un ambiente de certidumbre tanto dentro de nuestra empresa como hacia nuestros clientes. Pues el contar con un buen flujo de trabajo, siempre se reflejará también hacia el exterior.

Las reglas de negocio definidas por nosotros para garantizar que podamos pasar al siguiente paso cuando el anterior esté completo exitosamente de acuerdo a los criterios que el negocio requiera para esto, son una piedra angular dentro de nuestro flujo.

Cada vez que hay transferencia de datos ya sea entre sistemas o entre humanos, el flujo de trabajo existe. No es algo que podamos evadir, pero una vez entendiendo los beneficios que nos traen tampoco querremos hacerlo.

Al tener flujos de trabajo bien definidos, se nos abrirá un universo de posibilidades de todo tipo, mejora continua, innovación, nuevas oportunidades, mejor posicionamiento, percepción, incluso mayores ganancias en determinado momento, y por supuesto mayor calidad.

Definición y Componentes Clave de un Flujo de Trabajo

Si pudiéramos definir de manera sencilla los pasos de un flujo de trabajo veríamos que aunque todos son diferentes entre sí, y hay muchos cambios dependiendo del tipo de industria, cliente, condiciones, ambiente, herramientas y tamaño, todos tienen básicamente 3 componentes:

• Un componente detonador: Que es lo que desencadena o inicia nuestro flujo. Algo que sucede y desencadena un proceso. Si nuestro proceso es lineal seguramente será un evento externo, por ejemplo, un pedido de un cliente. Si nuestro proceso es un ciclo, el fin del ciclo anterior desencadena el nuevo, por ejemplo, los procesos de la banca de inversión. Un detonador puede ser también una serie de pasos o criterios que deben suceder para que comience el proceso. Por ejemplo, para medir el diámetro de las partículas de granizo que caen en la península debe antes llover, y granizar.
• Cuerpo: Es decir la serie de pasos que hay que seguir hasta completarlo. Más adelante veremos un pequeño ejemplo pero son todas aquellas actividades o tareas que suceden en la línea del tiempo que va desde que el componente detonador aparece hasta el fín de nuestro proceso.
• Fin: Este es el momento en el que podemos dar nuestro proceso por terminado, siempre y cuando se cumplan los criterios de validación para esto. En el ejemplo del granizo, podría establecer una serie de medidas que al cumplirlas puedo dar por terminado el estudio.

Ejemplo de Flujo sencillo

Un ejemplo de flujo sencillo de trabajo podría ser el siguiente:

Supongamos que estamos en una panadería donde todos nuestros panes tienen el mismo proceso, excepto un ligero cambio al final:

El flujo podría verse así:

Detonador: El cliente nos solicita 5 panes de semillas, 2 de cebolla, y 3 de tomate con olivas.

Cuerpo:

• Tomar del estante izquierdo de la cocina, 200 gramos de Harina del costal con la etiqueta que dice “Harina”
• Colocar la harina en la placa central de la cocina, previa limpieza de la misma (Ver flujo de trabajo de Limpieza)
• Esparcirla dejando un hueco en medio como lo muestra el diagrama y agregar ahí 200 ml de agua purificada
• Amasar hasta tener una masa como la del diagrama.
• Agregar según sea el caso lo siguiente:
  • 50 gramos del bote de semillas si es pan de semillas
  • 50 gramos de cebolla del frasco etiquetado como “cebollas para pan” de la nevera si es pan de cebolla
  • 50 gramos de mezcla de tomate y olivas de la nevera del frasco etiquetado como “mezcla de tomate y olivas” si es pan de tomate y olivas
• Hornear a 200 grados centígrados en el horno.
• Verificar que el pan cumple con los criterios de calidad en aspecto enumerados en el documento “Criterios de Calidad Aspecto Pan”
• Empacar el pan

Como podemos ver aunque el proceso es muy minucioso, este flujo de trabajo disminuye la complejidad y hace que los estándares de calidad y la homogeneidad de nuestro proceso sea alta.

Aunque a simple vista pudiera parecer que el tener un proceso tan detallado y definido pudiera resultar arcaico y burocrático, el contar con flujos de trabajo en verdad nos ayuda a innovar.

Al tener la imagen clara de cómo hacemos hoy las cosas podemos tener más claridad de pasos donde podríamos mejorar, o agregar un valor nuevo así como detección de oportunidades infinitas.

Sin esta visión nuestra innovación puede quedarse en deseos intangibles y abstractos, pues es siempre necesario tener claro de donde venimos para ver a donde vamos.

Algo que también es indudable es que el tener un flujo de trabajo bien definido aumenta la calidad de nuestro producto o servicio.

Para esto pensemos en la gran cantidad de empresas hoy en día que tienen una experiencia de usuario igual en cualquiera de sus sucursales. Este es un fenómeno que crece cada día más y en donde las empresas se preocupan porque la experiencia que un cliente tenga en una de sus sucursales, sea exactamente igual que en otra. Esto no solo reduce la complejidad para los empleados, sino que genera confianza en los clientes pues saben bien que pueden esperar de su visita al establecimiento. Y esta experiencia puede ir mejorando y mejorando cada vez más.

Y ¿cómo? Pues un flujo de trabajo nos ayuda también a detectar oportunidades de mejora continua y a ser capaces de resolver problemas e incidencias de manera más rápida. Y claro al tenerlo así eventualmente podríamos pensar incluso en automatizarlo.

Otro beneficio de los flujos de trabajo es que ayudan a los empleados a autogestionarse. Al ser el proceso tan claro para todos, el micromanagement no tiene cabida. Cada empleado sabe bien cual es el propósito de la empresa y cómo llevar a cabo los procesos. Y esto hace también que sea más fácil y transparente para todos el proponer mejoras.

Automatización y Herramientas de Flujos de Trabajo

Hay muchas herramientas hoy en día que nos ayudan a gestionar nuestros flujos de trabajo, ayudándonos a visualizar y que al comprender nuestros hábitos nos ayudan mediante la predictibilidad.

Muchas de  estas herramientas  utilizan la automatización de flujos de trabajo, pero ¿a qué nos ayuda esto?

La automatización de flujos de trabajo nos ayuda a ser más eficientes reduciendo los errores humanos dentro de nuestro flujo, sobre todo cuando las tareas resultan repetitivas. Nos ayuda a llevar a cabo con mayor rapidez las tareas, aumentando así la calidad, ayudándonos a llevar a cabo ciertos pasos del flujo en vez de que nosotros los hagamos.

Para llevar a cabo una automatización exitosa y elegir la herramienta idónea para nuestra empresa, debemos hacer un trabajo previo importante: conocer nuestro flujo, detectar las áreas de mejora e incluso decidir si queremos automatizarlo todo o solamente una parte.

Aunque nuestro flujo esté automatizado, debemos hacer que tenga la suficiente flexibilidad para retarse a sí mismo, y poder detectar nuevos pasos u oportunidades.

Es una decisión y un trabajo importante pues si no lo hacemos a conciencia, a la larga podría traernos más perjuicios que beneficios, poniendo un candado a nuestra creatividad y a nuevos horizontes.

Implementación de Flujos de Trabajo en Entornos Agile

Y con esa última idea, podemos comenzar a hablar de la implementación de flujos de trabajo en entornos Agile.

Los frameworks de Agile nos ayudan a analizar nuestros flujos de trabajo, sus diferentes complejidades, y opciones para tener la mejor manera de gestionarlos.

Con Agile podemos decidir que sección de nuestro flujo puede ser automatizada, cual requiere tal vez ser cambiada, y qué agrega más valor tanto al equipo como a la empresa y los clientes. Un ganar-ganar para todos.

Un flujo de trabajo Agile normalmente no es lineal y nos ayuda a gestionar las diferentes dependencias, criterios e involucrados dentro del ecosistema de nuestro flujo.

Nos ayuda también a tener claras las prioridades y fomenta la colaboración

Entre estos frameworks podemos encontrar el ya conocido Scrum, pero también otros como podría ser Crystal, XP o DDSM entre otros.

Así como ningún flujo de trabajo es igual a otro, el valor que nos puede dar Agile con sus diferentes frameworks, nos provee soluciones, que no son iguales una a la otra. Es importante analizar cada caso situación, entorno, involucrados y perspectivas del flujo para poder tener una propuesta.

¿Te interesaría tener una visión de cómo podría esto funcionar para ti? ¡Podemos ayudarte!