Mucho se escucha actualmente acerca de las distintas herramientas de Lean, pero hay una que surge con especial frecuencia en diversas conversaciones, el Value Stream Mapping, pero ¿qué es? 

¡Te lo contamos! 

Introducción a Value Stream Mapping  

Un Value Stream Mapping es una herramienta que nos puede ayudar mucho cuando queremos saber la situación actual en la que nos encontramos en ciertos procesos de nuestra empresa y que nos puede ayudar a saber hacia donde queremos ir y ¿por qué?. 

El Value Stream Mapping es un mapeo en el que plasmamos nuestro flujo de trabajo no solamente identificando los puntos más problemáticos, sino detectando desperdicios, oportunidades diversas, y desde donde podemos proponer, idear e implementar mejoras que nos ayuden a llegar de un estado actual a uno mejorado, con vistas a uno idóneo. 

Para hacer esto normalmente haremos 3 cosas: 

-Detectaremos aquellas actividades que claramente agregan valor.  

-Detectaremos aquellas actividades que aparentemente no agregan valor y las analizaremos. 

Dentro de esta última categoría, las actividades que no agregan valor, vamos a ver que existen dos subtipos de tareas: tenemos las actividades necesarias y tenemos las actividades no necesarias. Nuestro objetivo será eliminar las no necesarias y buscar oportunidades de mejora dentro de las necesarias para que nuestros procesos fluyan mejor, evitemos cuellos de botella, tengamos mejores indicadores y la eficiencia sea mayor. 

El Value Stream Mapping es llevado a cabo por un equipo multidisciplinario con poder de decisión y diferentes visiones que crean una sinergia importante para detectar los desperdicios: sobreproducción, inventario innecesario, movimiento innecesario, tiempos de espera, transporte y almacenamiento, sobre procesamiento, defectos y talento infra utilizado. 

Estos desperdicios podemos encontrarlos en cualquier entorno y en cualquier tipo de producto o servicio como veremos más adelante. 

Aplicación de Value Stream Mapping en Lean Manufacturing  

¿Y entonces cómo aplico esta herramienta? 

Antes de aplicarla es necesario comprender los tipos de actividades que intervienen en un Value Stream Mapping que habíamos mencionado con anterioridad. 

Las actividades que agregan valor son aquellas que queremos tener, aquellas cuya existencia defenderemos y para las que procuraremos continuidad. Dependiendo del tipo de proceso, puede ser más o menos complicado detectarlas. 

Para un producto físico, la detección es más clara, las actividades que agregan valor serán aquellas que cambien la composición física o química del producto directamente. 

 Por ejemplo: En una fábrica de automóviles, todos aquellos procesos dentro de la línea de ensamblaje que den forma al nuevo vehículo son actividades que agregan valor.  

En la fabricación de un cepillo de dientes, serán actividades que agregan valor, todas aquellas en donde se de forma al plástico del mango del cepillo, y todas las que estén directamente relacionadas con el encerdado del cepillo, el redondeo de las cerdas, y el empaque y transporte hasta el almacén final. 

Por supuesto , aunque agregan valor, esto no quiere decir que así se deberían quedar para siempre pues podemos mejorarlas y buscar cambios, mejora de costes, innovación en procesos o cualquier otro tipo de oportunidades, pero son actividades muy necesarias, que no podemos eliminar o al menos no de golpe sin afectar a nuestro producto. 

En el caso de la fábrica de cepillos de dientes, las actividades que no agregan valor directamente serían aquellas que no modifican ni física ni químicamente al producto. 

Como ejemplo podemos hablar de aquellas actividades relacionadas con planeación de la producción, marketing, contabilidad, estrategias de ventas, etc. Esto por supuesto no quiere decir que estas actividades deban desaparecer, muchas de ellas son muy necesarias. Pero es el primer lugar en el que al hacer un Value Stream Mapping buscaremos detectar aquellas que no son necesarias, y veremos formas de reducirlas o mejorarlas de acuerdo a las métricas y estrategia de la empresa. 

La estrategia de ventas por ejemplo es muy importante, pero tal vez podemos comenzar buscando las fuentes de desperdicio dentro de los procesos comerciales y empezar eliminando o mejorando éstas. 

Y ¿por qué comenzamos por llevar a cabo acciones de mejora o eliminación en las actividades que no agregan valor? Porque son más rápidas y obtenemos resultados y mejoras más rápidas. La mejora de las actividades que sí agregan valor, involucran la modificación directa del producto por lo que habrá que hacerlas con más detenimiento. 

Es de suma importancia mencionar que al llevar a cabo estos análisis, siempre nos centraremos en mejorar procesos y herramientas, y no utilizaremos ninguna de estas clasificaciones para evaluar personas o prescindir de ellas.  

Por supuesto siempre buscaremos lo mejor para las personas, y todas las relaciones tienen arreglo y pueden mejorar, pero no es en esto en lo que el Value Stream Mapping se enfocará. 

En otros tipos de productos, servicios, y ambientes donde no tenemos un producto físico, también podemos encontrar la manera de detectar actividades que agregan valor, requerirá mayor análisis e incluso debate, pero a modo simple, serán aquellas en las que nuestro proceso esté directamente enfocado en lo que el cliente quiere. 

Por ejemplo: Si somos una consultoría experta en Estrategia y el cliente quiere que diseñemos para su nueva empresa, una serie de valores y propósitos, las actividades directamente relacionadas a los mismos, serán las que agreguen valor. La creación de presentaciones, dinámicas y talleres. 

El proceso de cobranza, contabilidad y marketing de nuestra consultoría, pertenecerían a las actividades que no agregan valor directo. 

Value Stream Mapping y Lean Six Sigma  

Six Sigma nació para ayudar a las organizaciones con mejoras cuantificables en eficacia y eficiencia en los procesos sea cual sea el reto en el que se encuentre actualmente la empresa, con cualquier esquema de fortalezas, debilidades, entorno y demandas. 

Value Stream Mapping contribuye  como herramienta auxiliar en la consecución de estos objetivos. Gracias al VSM, nos es fácil visualizar y tener más a nuestro alcance la realidad de nuestra situación actual, en lo que a actividades, flujos, puntos de dolor, comunicación, materiales, proveedores y muchos factores más se refiere. 

Al ayudarnos a enfocarnos en lo más valioso, y detectar fuentes de desperdicio que pueden ser eliminadas, automáticamente estaremos ayudando a que la eficiencia y la eficacia de un sistema aumenten sus indicadores de impacto.  

Implementación de Value Stream Mapping en Agile  

Value Stream Mapping es una herramienta que como es fácil adivinar, nos facilita muchas situaciones, en muy diversos entornos. 

Y en la actualidad, Agile y sus frameworks no son la excepción. Con Value Stream Mapping podemos como sabemos mapear el estado actual de nuestro proceso e idear estados futuros donde solucionemos una infinidad de temas, realmente casi para cualquier circunstancia. 

Sabemos que con Agile buscamos siempre lo que agregue más valor a nuestro cliente, por lo que es claro que una herramienta como Value Stream Mapping resultará muy benéfica y poderosa al definir estados futuros de manera iterativa incremental. Nos da un Agile basado en mejoras tangibles, y nos ayuda a tener propósito y foco. 

Utilizar por ejemplo Scrum, ayudándonos de un Value Stream Mapping tanto en las planeaciones, como en las retrospectivas, nos puede ayudar a tener un MVP continuamente mejorando. 

Supongamos que estamos desarrollando nuevas funcionalidades para una app. Tenemos ya el feedback del cliente y tenemos en el Backlog una lista de tareas priorizadas que estaremos haciendo sprint a sprint. 

¿Qué pasaría si utilizáramos Value Stream Mapping para incorporar puntos de dolor, de mejora y una constante cultura de búsqueda y eliminación de desperdicios en nuestros diferentes eventos? 

Esto no quiere decir que el Value Stream Mapping sustituirá nuestras especificaciones de producto o los Canvas que utilicemos con Stakeholders. Pero si nos ayudará a tener muy claro donde estamos, hacia donde vamos, y en que terreno estamos al incluir una determinada nueva funcionalidad en nuestra app. 

Incluso nos puede ayudar a ver en qué situación estamos con relación a otros equipos y las posibles dependencias que tengamos con ellos. Nos ayuda a eliminar cuellos de botella, bloqueos, dolores de cabeza y sentimientos de no estar llegando a ningún lado, o remar contracorriente. 

Al equipo le puede ayudar también a tener un poco más de certidumbre, en un ambiente que seguramente de por sí será complejo y abstracto. No es un sustituto sino un complemento que podría agregar gran valor. 

Y así como este ejemplo con Scrum, Value Stream Mapping puede ser utilizado con otros frameworks y en innumerables puntos de los flujos de proceso y de la cadena de valor. 

Conclusión: Adoptando Value Stream Mapping para la Mejora Continua 

Algo importante de recordar, es que todo proceso y producto, y todo en general, pueden siempre mejorarse. Value Stream Mapping nos ayuda a fomentar una cultura de mejora contínua donde estemos siempre buscando esto. 

El estado Ideal que hoy vemos como futuro, en el futuro será el estado actual a partir del cual diseñaremos nuevos estados intermedios para llegar a nuevos estados ideales, y así continuamente, mientras sigan existiendo la aportación de valor y siga teniendo sentido en nuestra visión y propósito. 

Value Stream Mapping es una herramienta que también nos ayuda a mejorar marcando las bases para un terreno donde todo tipo de métricas que tengan sentido para nosotros pueden nacer, crecer, y en el camino mutar. 

Por supuesto la calidad, al tener este tipo de herramientas trabajando para nosotros, siempre se verá beneficiada, pues habrá claridad y transparencia para todos los involucrados, tendremos al cliente como punto central de nuestros pensamientos y acciones, y será más fácil detectar parámetros que se salgan de los límites que hemos definido. 

Si pensamos en tiempos de ciclo, Value Stream Mapping también nos ayudará en el manejo de estos, optimizándolos e incrementando el throughput, valores que al tener tanta claridad podemos estar retando continuamente. 

El tener la visión y trabajo sinérgico de un equipo multidisciplinario enfocado en esto, también nos trae beneficios de comunicación, sentido de pertenencia, auto organización, transparencia y fortalecimiento de equipos. 

¿Te gustaría comenzar a utilizar esta herramienta? ¡Podemos ayudarte!