¿Te ha pasado que dedicas el 80% de tu día a responder correos y apenas sientes que avanzas en el trabajo realmente importante? Si es así, ya has vivido en tus carnes la famosa Ley de Pareto. Tan absurdo como lo anterior, esta ley se puede utilizar en sentido inverso para sacarle rentabilidad. Por ejemplo, en tu empresa, este principio se podría utilizar para detectar aquellas pocas tareas que maximizan tus resultados, aunque esto signifique admitir que el 80% de las reuniones solo generan el 20% de las decisiones útiles (¡y eso siendo generosos!).

La Ley de Pareto

La Ley de Pareto es ese principio que todos aplicamos sin saberlo. ¿Has escuchado alguna vez que pequeños detalles pueden marcar la diferencia? Esas pequeñas cosas representan con esta Ley el 20%, que generarán el 80% de los resultados. Y aunque no siempre es una proporción exacta, el desequilibrio es tan real como tu lista interminable de tareas.

La ley de Pareto está profundamente relacionada con el principio de escasez del factor, que establece que los recursos, ya sean tiempo, dinero o esfuerzo, son limitados. Dado que no todo recurso se distribuye de manera equitativa, solo un pequeño porcentaje genera la mayoría de los resultados. Este desequilibrio es la base del 80/20, y lo podemos ver en ejemplos tan dispares como el rendimiento laboral y hasta en la frecuencia con la que usamos ciertas palabras en un idioma.

Con esto sobre la mesa, parece obvio centrarnos en lo que realmente importa, este porcentaje de tareas que maximizarán tus resultados, en vez de perderte en los accesorios. Porque, seamos, honestos, nadie tiene tiempo ilimitado ni ganas de invertir recursos en cosas que apenas producen resultados.

¿El mensaje clave? No todo merece tu atención por igual. Identifica el 20% que realmente importa, y verás cómo cambia el juego.

Origen histórico con Vilfredo Pareto

La Ley de Pareto tiene una historia bastante peculiar. Un economista italiano del siglo XIX, Vilfredo Pareto, estaba estudiando cómo se distribuía la riqueza en su país cuando se percató de que una pequeña parte de la población, era dueña de casi todas las tierras. Esta pequeña parte de población suponía alrededor del 20% mientras que casi todas las tierras extendían al 80% de Italia. El otro 80% de la población fue denominado las masas por Pareto, y fue como escenificó el reparto de los bienes naturales y la riqueza mundial.

Fue Joseph Juran quien demostró este principio universal, mostrando su aplicación en ámbitos fuera de la economía. Por ejemplo, lo aplicó en la calidad, donde un 20% de problemas determinaban el 80% de las causas, dejando claro que, igualmente, el 80% de los problemas no debían ser ignorados.

Aplicaciones de la ley de Pareto en el mundo empresarial

Como vimos, este principio es universal, y aplica en infinidad de áreas. En el mundo empresarial, por ejemplo, se puede llegar a ver desde en la productividad, hasta las ventas o el marketing. Siendo un concepto sencillo, su aplicación no es tan trivial, y su impacto puede ser enorme cuando se utiliza para priorizar esfuerzos. La ley de Pareto sugiere que la clave para ser más eficiente no es hacer más tareas, sino identificar cuáles son las tareas que realmente generan valor y priorizarlas.

El marketing es uno de los campos donde la ley de Pareto tiene aplicaciones más claras. Muchas campañas suelen ser generalistas y llegar al mayor número de clientes, sin embargo existen mil ejemplos de que las más efectivas son aquellas que se centran en ese nicho de clientes que seguro comprarán tu producto, y así no se diluya el esfuerzo en sectores menos rentables. Este nicho de cliente generará el 80% de las ganancias y centrar las campañas en ellos facilita la gestión de recursos para maximizar beneficios. Al identificar a estos clientes clave, las empresas pueden enfocarse en fidelizarlos y ofrecerles productos o servicios adicionales, en lugar de gastar recurso y esfuerzos en clientes de menor valor.

Incluso, si hablamos del producto, podrían centrar su estrategia empresarial en este segmento del mercado. Productos con numerosas funcionalidades suelen ser confusos y difíciles de usar, cuando probablemente ese 80% de funcionalidades extra no las termine utilizando ni el 20% de los clientes. Esto no solo dificulta el uso y la adopción del producto, además lo encarece a un usuario que utilizará un quinto de sus funcionalidades. Una estrategia demasiado agresiva podría resultar en inversiones significativas para un margen de beneficio relativamente pequeño.

O, por ejemplo, un análisis de la cartera de proyectos de una empresa puede revelar que el 20% de los proyectos son responsables del 80% del retorno sobre la inversión. En lugar de dispersar la inversión en múltiples iniciativas, los directivos pueden tomar la decisión estratégica de concentrarse en esos proyectos clave que generarán los mayores beneficios.

En el siguiente gráfico vemos como en un servicio de atención al cliente dos tipos de quejas representan el 80% de las llamadas, los tiempos de espera y los retrasos en envíos. Buscar la causa raiz de estas dos quejas soliviantaría el servicio en un 80%, en vez de ir mirando uno por uno problemas como las devoluciones que nos solucionan únicamente el 5% de las llamadas:

Ejemplos curiosos de la ley de Pareto en la oficina

Aunque generalmente este principio se utiliza para optimizar la productividad, hay algunos ejemplos que confirman cómo este principio puede manifestarse en situaciones inesperadas.

Uno de los ejemplos que seguramente habrás experimentado en tu empresa es el hecho de que el 20% de los asistentes a una reunión online habla el 80% del tiempo. El resto de los empleados, mientras tanto, permanece en silencio, ya sea porque están distraídos, no tienen nada que añadir, o simplemente están fingiendo prestar atención. Este pequeño grupo de personas domina las reuniones, mientras la mayoría se dedica a cumplir con otras tareas de manera silenciosa.

Si estás en la oficina, y esta dispone de un número limitado de salas de reunión, lo más probable es que cueste reservarlas, y el 80% de las veces es porque están reservadas por tan solo el 20% de las personas de la oficina, mientras que el resto del personal se ve obligado a improvisar reuniones en los pasillos, o incluso en el Office. Lo curioso es que muchas de estas salas permanecen vacías la mayor parte del tiempo, pero están bloqueadas en los calendarios, lo que crea una escasez “artificial” de salas de reuniones.

Lo más curioso es que, en la mayoría de las empresas existe una tendencia a solucionar todo con reuniones. Sin embargo, del total de la jornada laboral, el 20% del tiempo suele aprovecharse en hacer pausas para el café, y estas pausas generan el 80% de las interacciones sociales y debates cruciales para la empresa. Aunque pueda parecer absurdo, ese pequeño porcentaje de tiempo fuera de la pantalla impulsa la mayor parte de las decisiones estratégicas informales.

¿Por qué es tan importante la Ley de Pareto en entornos Agile?

Los enfoques ágiles promueven la entrega rápida y continua de valor, priorizando aquellas tareas o historias de usuario que tienen mayor impacto para el negocio, ya sea maximizando el valor o minimizando problemas. Aplicar la ley de Pareto dentro de este contexto ayuda a identificar las funcionalidades que generan más valor de negocio con menos esfuerzo, optimizando así el tiempo y esfuerzo, y dotando de foco al equipo.
La ley de Pareto, como la Ley de Parkinson, es una ley muy potente para comprender cómo gestionar tiempo y recursos trabajando en entornos ágiles.

Priorización del backlog con la Ley de Pareto

En Scrum, el Product Backlog suele estar repleto de tareas, historias de usuario, defectos y otros items que los equipos deben abordar. Sin embargo, no todas estas funcionalidades tienen el mismo valor o urgencia. Al aplicar la ley de Pareto, el equipo puede identificar que, generalmente, solo el 20% del backlog aportan el 80% del valor al negocio. Es más, probablemente muchos de los ítems ni siquiera lleguen a realizarse nunca. Por lo tanto, la clave es centrarse en esas funcionalidades más importantes para maximizar el impacto en cada sprint.

¿Te has planteado elimina el resto? Aquí entraríamos en una paradoja, y es que, si eliminas aquellas funcionalidades que generan el resto del 20% de valor y te quedas con las que más valor producen, sobre estas también volvería a aplicar Pareto. La recomendación es, utilizando el principio de Pareto, identifica aquellas funcionalidades que generan más valor, y del resto, elimina las que no preveas que se realizarán en un tiempo prudencial, por ejemplo, en los próximos 3 a 6 meses, y así dar cabida a funcionalidades emergentes que puedan proporcionar un mayor valor.

Uso de métricas y el diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto puede utilizarse para visualizar los cuellos de botella que afectan la entrega de valor, ya sea en forma de defectos, bloqueos o ineficiencias. Este gráfico permite a los equipos concentrar sus esfuerzos en resolver los problemas más importantes que, según el principio 80/20, tendrán el mayor impacto en los resultados del sprint.

Esta gráfica representaría un diagrama de Pareto, donde el 80% de los resultados se consiguen realizando las tareas A y B:

Otros diagramas también pueden ser útiles para tener KPIs que indiquen si el equipo o el producto pueden mejorar y cómo, aunque recuerda centrarte sólo en aquellos diagramas o datos que te faciliten el 80% de las decisiones. El resto de métricas no son KPIs y sólo generarán ruido. ¿Sabes cuál es la diferencia entre métrica y KPI? Aquí lo tienes en este artículo: https://smartway.es/kpi-que-son/

Casos reales de estudio

El principio de Pareto ha sido utilizado por grandes empresas para mejorar la eficiencia y maximizar resultados. Algunos casos reales han demostrado cómo la regla del 80/20 puede transformar el enfoque estratégico de una organización:

• Microsoft y la reducción de errores de software: En un análisis interno, Microsoft descubrió que el 80% de los errores en su software provenían de solo el 20% del código. Al aplicar la ley de Pareto, el equipo de desarrollo priorizó la revisión de ese 20% de código problemático, lo que resultó en una mejora significativa en la calidad del software y una reducción considerable de las quejas de los usuarios.
• General Motors y la optimización de la producción: Uno de los gigantes automotrices, descubrió que solo el 20% de sus fábricas producían el 80% de los vehículos. Al implementar una estrategia basada en la ley de Pareto, GM decidió optimizar y automatizar esas fábricas clave, lo que no solo incrementó la producción, sino que redujo costes operativos en un 15% en los primeros dos años.
• Apple y el enfoque en productos icónicos: Apple es famosa por reducir su portafolio de productos cuando Steve Jobs regresó como CEO. Aplicando el principio de Pareto, Apple se dio cuenta de que el 20% de sus productos generaban el 80% de los ingresos. En lugar de seguir desarrollando una amplia gama de dispositivos, la compañía se enfocó en productos estrella como el iPhone y el MacBook, lo que catapultó su rentabilidad y posicionamiento global.
• Pareto en Starbucks y la localización de tiendas: Starbucks aplicó la ley de Pareto al analizar el tráfico de clientes en sus tiendas. Encontraron que el 20% de las ubicaciones generaban el 80% de las ventas. Esto les permitió optimizar la ubicación de nuevas tiendas, cerrando locales poco rentables y enfocándose en abrir más tiendas en zonas de alto tráfico. Este enfoque ayudó a maximizar sus ganancias sin aumentar los costos fijos.
• Google y la optimización de ingresos por publicidad: Google aplicó la ley de Pareto en su plataforma de publicidad, Google Ads. Se dieron cuenta de que el 20% de sus clientes publicitarios (anunciantes) generaban el 80% de los ingresos. Esta información permitió a Google personalizar su servicio a estos anunciantes clave, ofreciendo soluciones premium que mejoraron tanto los resultados publicitarios como los ingresos de la empresa.