El PI Planning es un evento y componente central en Scaled Agile Framework (SAFe), que es a su vez un marco de trabajo diseñado para coordinar equipos Agile hacia objetivos comunes, integrando un “equipo de equipos” agile. Si quieres saber más sobre SAFe y nuestra visión, te recomendamos este artículo.

Esta guía profundiza en la estructura y ejecución del PI Planning.

¿Qué es el PI Planning?

El ‘PI Planning’ (traducido, ‘Planificación de Incremento de Programa’) es un evento de planificación que reúne durante dos días completos a todos los integrantes de todos los equipos que componen un tren (Agile Release Train, también conocido por sus siglas: ART) para alinear objetivos y planificar sus entregables del siguiente Program Increment. Este evento es crucial para garantizar que todos los equipos estén alineados y sincronizados.

There is no magic in SAFe . . . except maybe for PI Planning.
–Dean Leffingwell

Objetivos del PI Planning

El objetivo principal de este evento es la alineación de los equipos del tren, y esto se logra mediante la definición de objetivos y entregables, y la planificación de dependencias y riesgos. Es un momento para que los equipos se comprometan con un plan de acción conjunto.

El significado del PI Planning en Agile

Suele decirse que el PI Planning es el “latido del corazón” (heartbeat) de un tren en SAFe. Esta metáfora se entiende mejor considerando que el PI Planning marca el inicio de cada PI, que es un periodo de tiempo de aprox. 10 semanas, y todos los equipos planifican y ejecutan su trabajo en sprints que encajan en ese periodo de tiempo.

Beneficios clave del PI Planning

Los beneficios del PI Planning incluyen mejor comunicación entre equipos, claridad y transparencia tanto en las prioridades del trabajo de todo el tren, como en los objetivos y entregables, y una mayor adaptabilidad a los cambios. Se identifican y resuelven bloqueos de manera temprana, mejorando así la eficiencia del proceso de desarrollo.

El Rol e integración del PI Planning dentro de SAFe

Siendo SAFe el marco de trabajo de agile escalado, contiene ceremonias que replican a nivel tren (equipo de equipos) el propósito de las ceremonias Scrum a nivel equipo, y que corresponden al famoso ciclo de Deming: Plan, Do, Check, Adjust (PDCA).

El PI Planning es la ceremonia de planificación a nivel tren, equivalente al Sprint Planning a nivel equipo.

Cómo el PI Planning fortalece el marco de trabajo Agile

El PI Planning es el único componente imprescindible de SAFe, de tal forma que si no haces PI Planning, no puedes decir que estás aplicando SAFe.

Fortalece el marco de trabajo Agile dentro de SAFe, ya que logra que el tren se comporte como un equipo de equipos, logrando entre ellos las mismas virtudes que logra Scrum a nivel equipo:

• sincronización y alineamiento de los equipos en una misma dirección (Visión);
• transparencia y claridad en las prioridades y en los objetivos;
• identificación temprana de dependencias y riesgos para su correcto seguimiento.

Comparación entre PI Planning y Sprint Planning

Un PI planning no es lo mismo que un sprint planning aunque pueden tener ciertas relaciones.

PI Planning vs. Sprint Planning: ventajas y desventajas

Aunque ambos son eventos de planificación en marcos Agile, PI Planning y Sprint Planning tienen diferencias clave. Empecemos por aclarar que no son eventos excluyentes sino complementarios: si estamos en un equipo “aislado”, haremos Sprint Planning. Si ese equipo no está aislado sino que forma parte de un tren, haremos también PI Planning, adicionalmente.

El PI Planning busca la planificación de un incremento de programa completo, típicamente de 8 a 12 semanas, y abarca la planificación coordinada de múltiples equipos dentro de un tren (ART). El Sprint Planning se centra en la planificación de iteraciones (sprints) individuales, generalmente de 2 a 4 semanas, y es específico para un solo equipo Scrum​​.

Las ventajas del PI Planning incluyen:

• una mejor alineación estratégica
• visibilidad a largo plazo
• coordinación entre equipos, lo que es esencial en entornos de escalado Agile.

Sin embargo, requiere una mayor inversión en tiempo y recursos para su ejecución. El Sprint Planning, por su parte, es más ágil y permite una adaptación más rápida a cambios a corto plazo, pero puede carecer de la visión y coordinación a largo plazo que proporciona el PI Planning.

La Importancia de los Objetivos del PI en SAFe

Dentro del PI Planning, la definición de objetivos del PI juega un papel central. Veamos por qué son tan importantes y cómo definirlos de forma efectiva.

Características de objetivos del PI efectivos

Los objetivos del PI deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales. Esto significa que cada objetivo debe tener una definición clara, ser cuantificable, realista, pertinente y tener un plazo definido.

Estos objetivos proporcionan una guía clara para el equipo en cuanto a las prioridades durante el PI, y ayudan a medir el progreso del tren​​​​ al terminar el PI.

El valor de definir objetivos del PI claros

Definir objetivos claros de PI es crucial porque:

• Alinean a los equipos con la visión y el roadmap, asegurando que todos van en la misma dirección.
• Facilitan la comunicación entre los stakeholders, ofreciendo una comprensión común de lo que se espera lograr.
• Mejoran la toma de decisiones al facilitar un marco que guía las acciones de los equipos.
• Incrementan la transparencia y la rendición de cuentas, al establecer expectativas claras para todos los involucrados​​.

Elementos esenciales para la agenda del PI Planning

Una agenda de PI Planning exitosa debe incluir:

• Revisión de la visión y roadmap del negocio.
• Planificación de funcionalidades terminadas por sprint, asegurando que se alineen con los objetivos establecidos.
• Definición de objetivos del PI que todos los equipos intentarán alcanzar.
• Identificación de riesgos y dependencias entre equipos para facilitar la colaboración y mitigar potenciales riesgos y efectos dominó​​.

Preparativos clave para un PI Planning exitosoPara garantizar un PI Planning exitoso, es vital:

• Preparación previa por parte del Product Manager (apoyándose como proceda en los Business Owners y Product Owners) para definir la visión, así como el ART Backlog y su priorización.
• Preparación previa por parte del RTE de los procesos y herramientas de colaboración y comunicación que se usarán, para facilitar que el PI Planning fluya de forma productiva en los tiempos previstos.
• Compromiso de los Business Owners para asegurar su apoyo al tren en el PI Planning y a lo largo del PI.
• Claridad en los roles y responsabilidades de todos los participantes durante el evento de planificación.

La importancia de los objetivos del PI en SAFe no debe subestimarse, servirán de faro y guía a los equipos durante todo el PI, tanto los objetivos como sus valoraciones de Business Value.

Roles Clave y Responsabilidades en el PI Planning

En el PI Planning hay varios roles clave con responsabilidades específicas.

¿Quién define las prioridades de las funcionalidades durante el PI Planning?

Las prioridades de las funcionalidades que los equipos del tren planificarán durante el PI Planning son definidas principalmente por el Product Manager.

Este rol es responsable de mantener la visión del producto y garantizar que las funcionalidades del producto se alineen con esta visión y las necesidades del negocio. El Product Manager puede realizar esta priorización en colaboración con los Business Owners y con los Product Owners de cada equipo. Esta colaboración asegura que todos los equipos entiendan las prioridades y trabajen en la funcionalidad adecuada (la más prioritaria) en cada momento​​​​.

El papel del RTE y los Scrum Masters en el PI Planning

El RTE juega un papel crucial al facilitar el proceso de PI Planning. Aunque el PI Planning es un evento de SAFe, los principios de facilitación son similares a los de Scrum.

El RTE asegura que el evento se ejecute de forma productiva en los tiempos previstos, facilitando los debates y ayudando a resolver los bloqueos a nivel de tren. También ayuda a los Scrum Masters de los equipos del tren que lo necesiten.

Cada Scrum Master apoya del mismo modo pero a nivel de equipo; también apoya la identificación de riesgos y dependencias, y facilitando la comunicación con otros equipos. Su papel es vital para mantener a los equipos en el camino correcto.

Visualización y Seguimiento durante el PI Planning

El PI Planning no solo establece el curso para los próximos sprints, sino que también ofrece una oportunidad única para la visualización y seguimiento del trabajo en un entorno colaborativo.

Herramientas y técnicas para visualizar el trabajo

La visualización del trabajo durante el PI Planning es fundamental para comprender el flujo de tareas y las dependencias entre equipos. Herramientas como tableros Kanban digitales, mapas de historias de usuario y cronogramas de Gantt permiten a todos los participantes ver el panorama completo y ajustar sus estrategias en consecuencia. Estas herramientas facilitan la identificación de cuellos de botella y priorizan las tareas críticas, asegurando que el enfoque esté siempre en avanzar hacia los objetivos del programa.

Cada equipo cuenta con un tablero de equipo, donde desglosa en detalle el trabajo previsto y calcula sus estimaciones. Cada equipo decide qué herramienta usar: excel, post-its reales o virtuales, etc.

Donde sí se requiere un criterio unificado es en el ‘ART Planning Board’, donde se plasman los entregables que cada equipo prevé terminar en cada sprint (sin detalle de qué partes lo componen, ni de estimaciones), así como sus dependencias. Es muy valioso y potente tener todo esto en una única imagen, el ‘ART Planning Board’, por eso se requiere que todos los equipos usen la misma herramienta, p.ej. Miro.

Descubrimientos y revelaciones durante el PI Planning

Al reunir a todos los stakeholders en el PI Planning, desde desarrolladores hasta líderes de negocio, tratando todos durante 2 días enteros de manera focalizada la planificación de entregables, las dependencias, los objetivos y los riesgos, se fomenta un intercambio de ideas que puede descubrir necesidades no atendidas o ajustes en la dirección del tren. Esta interacción directa y retroalimentación en tiempo real contribuyen decisivamente a que en este evento se ajusten las expectativas y se refuerce la visión compartida del tren. Estos momentos de claridad son cruciales para la adaptación y el éxito continuo en entornos ágiles.

Cómo maximizar los beneficios del PI Planning

Para maximizar los beneficios del PI Planning es esencial:

• prepararse adecuadamente
• mantener una actitud abierta y colaborativa.

La preparación implica no solo revisar previamente la visión, así como el backlog y sus prioridades, sino también asegurarse de que todos los participantes comprendan las expectativas sobre su rol. Durante el evento, fomentar una comunicación efectiva y el uso de técnicas de facilitación puede ayudar a mantener a todos enfocados y productivos. Además, la implementación de un seguimiento continuo después del PI Planning asegura que los planes no se desvíen de modo descontrolado, y que se puedan hacer ajustes según sea necesario.

El PI Planning es más que un simple evento; es una oportunidad para unir equipos, clarificar objetivos y establecer un camino claro hacia el éxito.

Al aprovechar las herramientas adecuadas y abrazar los descubrimientos que surgen, los equipos pueden lograr resultados excepcionales.