Si estás leyendo esto seguramente es porque eres una persona pragmática que quiere saber si esto del Agile es una moda o si realmente puede ayudarte en tu día a día.

Aquí 2 consideraciones:

• Agile NO es una moda, esto del Agile se le puso nombre en 2001. Si es una moda está durando bastante y encima está siendo muy útil a las empresas y equipos a mejorar
• Segundo, “Agile” SI te va ayudar.

“trabajamos en un equipo de atención al cliente” Te puede ayudar

“Es que yo me dedico al cultivo de espárragos en hidroponía”, también te puede ayudar

Aquí como aplico el punto 3 para alcanzar mis objetivos:

En el artículo de hoy te voy a compartir varios ejemplos sobre aplicaciones de metodologías Agile que te pueden ayudar en tu vida. Si, tanto en tu vida laboral como en la personal.

Podría darte mucho ejemplos de aplicaciones de metodologías Agile, pero te compartiré 3 y vamos a aplicarnos uno de los primeros a nosotros mismos: PRIORIZAR.

Ejemplo Metodologías Agile 1: Priorizar

Priorizar es una herramienta fundamental en las metodologías Agile:

Si todo es urgente, nada es urgente

Vivimos en un mundo “amazon Prime”, queremos las cosas para YA y lo queremos todo. Y esto NO siempre es posible: tenemos 2 manos y 16 horas al día (dormir 8 horas es alargar nuestra vida).

La priorización es nuestro mejor aliado para mejorar la productividad. No todas las tareas que tenemos pendientes tienen la misma importancia, o el mismo impacto. Habrá algunas que serán más importantes o que su realización producirá mayor impacto (o felicidad) que otras, esto es evidente. La dificultad está en distinguirlas y el reto en pararse y dedicar un tiempo a clasificarlas.

Lo ideal es priorizar en función del valor. ¿pero qué es valor? El valor es un concepto subjetivo, ya que depende de cada receptor. Si hablamos a nivel equipo en un entorno laboral, el valor puede ser el número de nuevos subscriptores por nueva funcionalidad, o el número de clientes satisfechos de la calidad de los productos, o los que volverán a comprar, o … Cada entorno define su propio criterio de valor, en cualquier caso, éste debe ser conocido por todos los miembros del equipo que van a trabajar en producirlo.

A nivel personal, el valor también es totalmente subjetivo. Para unas personas valor será los ingresos que genera, para otros el grado de autosatisfacción, también el nivel de felicidad en los demás, etc. En estos casos deberíamos preguntarnos ¿Qué es lo que esperamos que produzca nuestro “trabajo”?

La productividad consiste en aportar el máximo de valor con la menor cantidad de esfuerzo. Para ello es imprescindible tener unos criterios de priorización claros. El aprendizaje sobre dónde y cuándo invertir energía tiene como resultado el ahorro de tiempo y dinero.

La cantidad de peticiones que nos pueden llegar puede abrumarnos, puede convertirse en una lista enorme de cosas a hacer pero nuestro tiempo es finito, con lo que la única opción es priorizar. Para ello tenemos 2 o 3 pasos a realizar:

• Aplicar la ley de Pareto.
• (opcional pero recomendable) volver aplicar la ley de Pareto al resultado el paso 1
• Priorizar el resultado anterior basándonos en el valor/impacto.

Es interesante dominar herramientas que nos permita priorizar con sentido, a parte de “Pareto”, es interesante dominar la matriz de Eisenhower.

No tengo tiempo

A veces utilizamos la excusa de “No tengo tiempo” para enmascarar que una tarea tiene baja prioridad para nosotros. Para mí, la excusa “no tengo tiempo” puede ser parte de un autoengaño. Por ejemplo, “no limpio nunca las persianas porque no tengo tiempo” ¿y si te ofrecieran 100.000€ por limpiar las persianas? ¿tendrías tiempo entonces? Posiblemente sí… ¡No es que no tengas tiempo, es que no es tu prioridad!

Matriz Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una representación gráfica de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Según la urgencia y la importancia podemos distinguir entre 4 estados, o 4 niveles de clasificación de las tareas:

– Importante y Urgente

– Importante y No urgente

– Urgente y No importante

– No urgente y No importante

Se define “Urgencia” como aquello que requiere una atención inmediata. Y se entiende por “Importante” cuando contribuye a tus objetivos a medio y largo plazo, a tu propósito de vida.

La matriz de Eisenhower nos divide las tareas en 4 cuadrantes según los dos parámetros anteriores:

• Área I (Importantes y Urgentes): En esta área se suelen situar los problemas apremiantes o crisis inminentes. También proyectos clave para la empresa cuya fecha límite está cerca de alcanzarse. Aunque parezca contraintuitivo, este cuadrante es al que menos tiempo deberíamos dedicar, ya que significaría que no hemos planificado bien nuestros esfuerzos o no priorizado nuestros trabajos más importantes, o nos encontramos en un entorno donde estamos atendiendo urgencias continuamente.
• Área II (Importantes, pero NO urgentes): En este cuadrante tenemos las tareas que nos ayudaran a alcanzar nuestro objetivo. Las personas más efectivas pasan la mayor parte del tiempo trabajando en elementos de este cuadrante. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas/urgencias sino hacia las oportunidades y actúan de forma previsora. En este cuadrante se nos permite planificar, preparar y crear relaciones: es donde se producen los trabajos de calidad.
• Área III (NO Importantes y Urgentes): Suele confundirse con el primer cuadrante ya que las tareas urgentes son apremiantes cuando aparecen. En este cuadrante suelen encontrarse las interrupciones, llamadas, e-mails, reuniones… Muchas veces nos apresuramos en resolver problemas sin considerar la importancia de estos. En ocasiones, esa presión por resolverlos cuanto antes, viene de las expectativas e intereses de otros compañeros, pero no se corresponden ni con nuestra agenda ni con los intereses de la compañía. Es fundamental saber decir “no”. Y con la imperante adicción a lo urgente no resulta nada fácil.
• Área IV (NI importantes NI urgentes): Como resulta obvio, este cuadrante es el menos interesante de todos y las tareas que en él se encuentran solo las tareas que deben ser abordadas cuando todas las demás hayan sido resueltas. En la mayoría de las ocasiones, las tareas en este cuadrante se deberían delegar o eliminar.

En la gestión de las tareas en nuestro día a día, tendemos a perdernos en lo urgente sin parar a identificar su importancia. La matriz de Eisenhower nos puede servir para colocar/clasificar las tareas en cada uno de los cuadrantes antes de empezar a trabajar en ellas.

Ejemplo Metodologías Agile 2: Gana foco y productividad con Pomodoro

Siguiendo con ejemplos de metodologías Agile, hay que tener en cuenta que un aspecto muy interesante de las metodologías Agile es que promueven el foco.

Tendemos a pensar que podemos hacer muchas cosas a la vez, pero no es así: NO SOMOS MULTITASKING.

Varios estudios han demostrado que el multitasking, o la capacidad de hacer múltiples tareas al mismo tiempo, es en realidad un mito para la mayoría de las personas. En lugar de realizar dos o más tareas simultáneamente, el cerebro humano cambia rápidamente de una tarea a otra, lo cual implica un costo en términos de tiempo y energía mental. Este cambio constante entre tareas puede llevar a una menor productividad, errores frecuentes y mayor agotamiento mental​(Asana).

La mayoría de las personas no pueden realizar múltiples tareas de manera efectiva, y solo un pequeño porcentaje (alrededor del 2%) de la población, conocidos como «supertaskers», tienen la capacidad de manejar eficientemente más de una tarea a la vez debido a diferencias en su actividad cerebral​(UOC). Sin embargo, para el resto de la población, la multitarea suele resultar en un rendimiento inferior, problemas de memoria y mayor estrés, ya que el cerebro no está diseñado para dividir su atención de manera efectiva entre tareas simultáneas​(US News Update).

Por lo tanto, es recomendable enfocarse en una sola tarea a la vez para mejorar la eficiencia y reducir los efectos negativos asociados con la multitarea. Esto incluye minimizar las distracciones y establecer prioridades claras en las actividades diarias.

Pomodoro

La técnica del Pomodoro sirve para mejorar el foco. Consiste en utilizar ventanas temporales, es decir, periodos de tiempo de duración limitada, durante las cuales solo se trabaja en un elemento.

Esta herramienta es muy práctica cuando realizamos trabajos que requieren concentración durante un periodo de tiempo.

Se establece un periodo de tiempo, típicamente 20-25 minutos, durante el cual se deshabilitan las interrupciones o notificaciones. Nos centramos en hacer ESA ÚNICA COSA que queremos hacer. Pasados esos 20-25 minutos, tenemos 5 minutos para dedicar a otros asuntos, ya bien sea leer y responder correos, whatsapps, descansar o cualquier otra tarea.

No se trata de hacer un solo Pomodoro de 25 minutos de trabajo más 5 minutos de desconexión, sino de encadenar pomodoros.

Por cierto, el nombre de Pomodoro (tomate en italiano), viene precisamente de los típicos temporizadores de cocina en forma de tomate que utilizó el estudiante que inventó el método para auto-ayudarse a estudiar sin perder la concentración.

Lo brutal de esta técnica es llevarla a nivel equipo, estar todo el equipo trabajando en algo sin interrupciones. Pruébalo y me dices!

Ejemplo Metodologías Agile 3: Visualizar el trabajo

Si ya tienes a tu jefe enamorado con la mejora de tu productividad con los 2 ejemplos de metodologías Agile previos, con este ya pone tu foto en la pared. Se trata de visualizar el trabajo a realizar.

En torno al 90% de la información transmitida internamente en el cerebro humano es visual.

El ser humano es un animal visual. Los humanos descubrimos, organizamos y recreamos la realidad, adquiriendo conciencia de ella por medio de la percepción. Se dice que el 80% de la información que recibimos del entorno entra a través de los ojos.

Una investigación realizada por 3M Corporation concluyó que la información visual es procesada por el cerebro humano 60.000 veces más rápido que el formato de texto. Las imágenes son las cosas más fáciles de recordar por nuestro cerebro y son fundamentales para nuestro aprendizaje. De hecho, dice la sabiduría popular que “una imagen vale más que mil palabras”. Para los seres humanos, lo que vemos tiene un efecto profundo en lo que hacemos, en lo que sentimos y en lo que somos.

Vistos estos datos parece absurdo no hacer uso de elementos visuales para organizar nuestro trabajo.

Yo lo hago en mi vida, y aquí te cuento como: Charla TEDx

La visualización es una gran herramienta para lidiar con la complejidad de nuestro entorno. Los tableros Kanban son una herramienta que resulta de mucha utilidad para visualizar las cargas de trabajo, cometidos o tareas pendientes o en los distintos estados que se encuentra una tarea.

Además, nos permiten mapear y visualizar el flujo de trabajo.

Se puede implementar sobre una pizarra blanca o un tablero de corcho o pared o cualquier superficie que nos permita gestionar visualmente los elementos de trabajo.

El tablero se divide en columnas y filas. Cada columna representa un paso del proceso y las filas pueden representar diferentes tipos de actividades específicas. Las más comunes son «To Do (para hacer), Doing (haciendo/en curso) y Done (Hecho).

Usar libretas si, pero NO!

Hay mucha gente que utiliza las libretas para visualizar el trabajo pendiente, pero para que este método sea efectivo requiere de más tiempo y de volver hacer trabajos ya hechos. Permitidme un ejemplo:

Estamos muy estresados porque tenemos un montón de cosas en la cabeza que tenemos o queremos, o sencillamente nos apetece hacer. Cogemos una libreta y vaciamos nuestra cabeza y nos sentimos relajados. Conforme vamos completando tareas las tachamos, seguramente el orden de realización de éstas no es el mismo que en el papel. De hecho, podría ser que se nos ocurran nuevas tareas que añadimos al final de la lista. Así vamos trabajando, completando tareas y apuntando nuevas que nos van surgiendo. El reto llega cuando alcanzamos el final de la página. ¿Qué hacemos? Seguimos escribiendo en la siguiente, ¿y con las tareas no tachadas? Tenemos dos opciones, las dejamos en la primera página, con lo que será necesario ir pasando páginas adelante y atrás para revisar las tareas a hacer, o bien copiamos en la segunda página las tareas pendientes de la primera.

En el primer caso, estamos perdiendo la capacidad de ver todas las tareas que tenemos que realizar de un solo vistazo. En el segundo caso, el retrabajo de volver a escribirlas no aporta ningún valor y es una pérdida de tiempo.

Es por estos motivos por los cuales desaconsejo el uso de libretas para la gestión de tareas a realizar.

Conclusiones

En este artículo te cuento 3 ejemplos de aplicación de herramientas dentro de las metodologías Agile que te van a ayudar a mejorar la productividad.

Puedes usar una o dos, o incluso combinar las 3 que si lo haces bien amplificará los resultados el doble de lo que crees.

Hemos de visualizar todo el trabajo, priorizar en lo que vamos a trabajar y evitar trabajar en muchas cosas a la vez.