Transformarse sin dejar de entregar valor: ¿quién dijo que no se podía bailar y cambiar los zapatos al mismo tiempo?

Supongo que te has imaginado bailando y cambiándote los zapatos, nadie dijo que fuera fácil, pero se puede hacer, incluso con cierta gracia.

Vivimos tiempos apasionantes. También exigentes, muy exigentes.

La transformación organizacional con inteligencia artificial ha dejado de ser un «nice to have» para convertirse en un requisito casi de supervivencia. Y dentro de esta gran ola de cambio, hay una pregunta que me hacen casi a diario en talleres y sesiones con directivos:

“¿Cómo rediseño el modelo operativo de la empresa o departamento incluyendo la IA, sin parar el negocio?”

Spoiler: se puede. No es fácil, pero se puede. Y en este artículo te traigo una guía práctica, pensada para líderes de cambio que buscan evolucionar su organización sin frenar el valor que ya están generando.

¿Por qué rediseñar el modelo operativo?

El rediseño del modelo operativo va más allá de actualizar procesos o implementar herramientas. Se trata de repensar cómo funciona tu empresa de extremo a extremo: cómo se crea valor, cómo se toman decisiones, cómo fluye la información y cómo se adapta tu organización al cambio.

Y en un mundo donde la IA en empresas cambia las reglas del juego, no rediseñar tu modelo operativo es condenarte a competir en un partido de básquet con las manos atadas.

Si no rediseñas tu modelo operativo, compites en un partido de baloncesto… con las manos atadas.

Pero claro, hacerlo sin interrumpir el negocio exige una estrategia sólida y adaptable. En SmartWay te ayudamos a encontrar ese equilibrio desde nuestra consultoría organizacional.

Rediseñar nuestro modelo operativo es imprescindible para ser capaces de evolucionar de manera eficiente como la organización entrega valor. A veces son necesarios pequeños ajustes, otras… es mejor un cambio radical con una adopción iterativa incremental.

Los principales retos

Rediseñar sin parar la operación presenta varios obstáculos comunes:

1. Inercia organizativa: “Aquí ya se intentó”, “Siempre lo hemos hecho así…” (frase peligrosa donde las haya).
2. Miedo al cambio: Pérdida de control, estatus o seguridad. Realmente lo desconocido nos “asusta”, con lo que es imprescindible una buena gestión del cambio para acompañar a las personas en este camino del nuevo modelo operativo.
3. Sobrecarga operativa: Las personas clave ya están a tope. El día a día devora el tiempo que podríamos dedicar a transformar.
4. Falta de alineamiento: Áreas con prioridades en conflicto. Entender que la transformación o el modelo de trabajo debe ser end-to-end y que la sub-optimización no funciona es clave, porque nos vamos a tener que enfrentar a distintas áreas con prioridades encontradas.
5. Desconocimiento del potencial real de la IA: O se la subestima, o se le teme.

¿Te suena alguno? Normal. Lo importante es saber que se puede superar con la estrategia adecuada.

Principios para un rediseño sin parar el negocio

Aquí te dejo 5 principios para rediseñar tu modelo operativo con IA sin matar la operación.

1. Estrategia primero, tecnología después

Define primero qué quieres lograr. La IA es una palanca, no un fin.

No caigas en la trampa de empezar por la herramienta de IA de moda. Primero define qué quieres lograr como negocio. Como bien apunta el modelo de Porter, tu estrategia marcará cómo debe rediseñarse el modelo operativo:

• ¿Buscas eficiencia? Usa IA para optimizar procesos.

• ¿Buscas diferenciación? Aplica IA para personalizar experiencia.

• ¿Buscas foco? Usa IA para segmentar y priorizar.

Descubre cómo trabajamos esto desde nuestra consultoría de inteligencia artificial aplicada a organizaciones.

2. Empieza pequeño, piensa en grande

Aplica un enfoque iterativo incremental (como en consultoría Agile). Rediseña una parte del modelo y escala desde ahí. Por ejemplo, el onboarding de clientes. De esta manera lograrás:

• Aprender rápido.
• Minimizar riesgos.
• Mantener el pulso operativo.

Déjame compartirte un ejemplo de una gran aseguradora con la que trabajé. Empezó por rediseñar solo el proceso de onboarding de clientes con IA. Un flujo. Un equipo. Resultados visibles en 8 semanas. Luego fueron escalando.

3. Liderazgo ágil, cambio real

Aquí entra en juego el liderazgo Agile. El líder de este tipo de transformación no es el que manda, sino el que:

• Inspira un propósito claro.
• Facilita la colaboración entre equipos.
• Promueve la mejora continua.
• Modela la adaptabilidad (el primero que se adapta es el líder).

Y ojo: la gestión del cambio no es opcional. Si no cuidas la parte humana, tendrás herramientas sin adopción.

4. Aprende en ciclos cortos

El rediseño de un modelo operativo es un proceso de exploración continua (repetimos: iterativo incremental). Aquí, la combinación de retros (retrospectivas Agile) y analítica avanzada es potentísima:

• Las retrospectivas te dicen qué está pasando en las personas.
• Los datos te dicen qué está pasando en los procesos.

Juntas, te permiten adaptar continuamente la transformación sin frenar la operación.

5. Transparencia y Comunicación continua

En este tipo de transformaciones, la falta de comunicación es un «killer silencioso».

¿Cómo evitarlo?

• Comunicación continua: no solo al principio del proyecto.
• Comunicación bidireccional: escucha tanto como hablas.
• Comunicación visual: usa dashboards, kanbans, mapas de flujo.

Si las personas no entienden el “por qué” y el “para qué”, resistirán el “cómo”.

Palancas para rediseñar tu modelo operativo con IA

Vamos al terreno práctico. Aquí tienes algunas acciones clave:

1. Automatización inteligente de procesos (IPA)

Más allá del RPA, la IA permite:

• Leer documentos no estructurados.

• Entender feedback de usuarios.

• Automatizar atención al cliente compleja.

El impacto puede ser muy grande, pues liberas capacidad para tareas de alto valor.

2. Optimización de la toma de decisiones

Cuidado aquí, esto no va de delegar todas las decisiones a la IA, pero si, entender que con IA puedes:

• Detectas patrones invisibles para humanos.
• Anticipas demandas.
• Simulas escenarios futuros.

Esto impactará en que se tomen mejores decisiones, y de manera más rápidas.

Te cuento un ejemplo que seguro que has leído porque es de una marca conocida de una cadena de retail ajusta su mix de productos por tienda cada semana usando modelos predictivos de IA. Resultado: +15% en ventas por m2.

3. Reconfiguración de equipos y roles

Rediseñar el modelo operativo implica repensar cómo trabajan las personas:

• Nuevos roles: prompt engineers, curadores de IA, líderes de transformación.
• Equipos más transversales y autónomos.
• Desarrollo de nuevas competencias (¡el aprendizaje continuo es clave!).

Transformación organizacional con IA = transformación cultural.

Esto lo integramos en nuestras propuestas de consultoría OKR para lograr foco y accountability.

4. Innovación continúa impulsada por datos

Con IA puedes:

• Detectar necesidades emergentes en clientes.
• Validar hipótesis de negocio más rápido.
• Cocrear con los usuarios.

Esto podría alimentar un portfolio de innovación robusto que hace tu modelo operativo más resiliente y adaptable.

5 Fases para un rediseño exitoso

Te propongo una hoja de ruta en 5 fases:
 

Fase 1: Entender el modelo actual (AS-IS)

• Mapear flujos de valor: Identificar y documentar los procesos actuales y cómo fluyen los valores a través de ellos.
• Identificar cuellos de botella: Analizar los puntos críticos que limitan la eficiencia y efectividad de los procesos existentes.
• Analizar madurez digital y cultural: Evaluar el nivel de preparación digital y la cultura organizacional para adoptar cambios tecnológicos.

Fase 2: Diseñar el modelo objetivo (TO-BE)

• Alinear con la estrategia: Asegurar que el modelo objetivo esté en consonancia con la visión y los objetivos estratégicos de la organización.
• Diseñar cómo la IA habilita nuevos procesos/capacidades: Explorar cómo la inteligencia artificial puede transformar y mejorar los procesos existentes.
• Redefinir estructuras, roles y gobernanza: Establecer nuevas estructuras organizativas y roles que faciliten la implementación del modelo objetivo.

Fase 3: Priorizar MVPs

• Seleccionar quick wins: Identificar iniciativas que puedan implementarse rápidamente y que generen un impacto inmediato.
• Formar equipos piloto: Crear equipos dedicados que lideren la implementación de los MVPs seleccionados.
• Planificar despliegue iterativo: Establecer un enfoque ágil para el despliegue de soluciones, permitiendo ajustes basados en retroalimentación continua.

Fase 4: Implementar y escalar

• Ciclos cortos de aprendizaje: Fomentar la experimentación y el aprendizaje a través de ciclos cortos de prueba y error.
• Monitorizar métricas clave: Establecer indicadores de rendimiento que permitan evaluar el éxito de las iniciativas implementadas.
• Gestionar activamente el cambio: Asegurar que se manejen adecuadamente las resistencias al cambio y se apoye a los empleados durante la transición.

Fase 5: Optimizar y evolucionar

• Establecer ciclos de retrospectiva y mejora: Implementar revisiones regulares para evaluar el progreso y realizar ajustes necesarios.
• Fomentar cultura de innovación continua: Promover un entorno donde la innovación sea parte integral de la cultura organizacional, incentivando a los empleados a proponer nuevas ideas y mejoras.

Liderar el cambio sin perder el pulso

Transformar sin detener es difícil, pero posible. Las claves:

• Liderazgo ágil y humano.

• Foco estratégico, no moda tecnológica.

• Aprendizaje continuo.

• Valor real en cada iteración.

Transformación no es un proyecto. Es una nueva forma de operar.

Y si necesitas guía para empezar, cuenta con nosotros en SmartWay. ¿Tomamos un café virtual?

Reflexión final

El futuro pertenece a las organizaciones que sepan combinar adaptabilidad, tecnología y humanidad.

Rediseñar tu modelo operativo con IA no es solo una oportunidad… es un imperativo.

Así que te pregunto: ¿Qué primer paso vas a dar esta semana para empezar a rediseñar tu modelo operativo?

Si necesitas inspiración o una hoja de ruta más personalizada… ya sabes dónde encontrarnos, cuéntanos cómo podemos ayudarte.